Adjoint(E) Administratif(Ve)

6 days ago

Ottawa, Canada Entrepreneur à succès Full time

Nous recherchons Un(e) assistant(e) exécutif(ve) méthodique, digne de confiance et énergique pour gérer efficacement une variété de tâches professionnelles et personnelles. Si vous avez le goût du détail, une grande maturité émotionnelle et un sens aigu de l'organisation, vous pourriez être la personne que je recherche.

**NOTE**:
Ce poste exige une expérience professionnelle solide. Vous DEVEZ justifier d'au moins 2+ années d'expérience en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) Virtuel(le) pour un dirigeant ou un propriétaire d'entreprise.

Dans ce rôle dynamique et exigeant, vous serez régulièrement sollicité(e) pour diverses tâches nécessitant rigueur et réactivité. Vous gérerez à la fois mes engagements professionnels et personnels, de la coordination avec mon équipe à la planification de mes déplacements.

Je m'attends à travailler avec une personne ayant une grande attention au détail, capable de négocier et de trouver des solutions optimales, tout en étant agréable et joviale. Si vous recherchez un rôle routinier avec des horaires de bureau standards, ce poste n'est probablement pas fait pour vous.

Cependant, si vous êtes passionné(e) par l'organisation, la gestion du temps et les défis, et si vous avez déjà géré l'agenda d'un cadre ou d'un chef d'entreprise, ce poste sera une opportunité passionnante.

**Tâches et responsabilités**:
Planifier des déplacements, des réunions et des événements.

Coordonner et collaborer avec l'équipe.

Gérer les paiements client et suivre les retards.

Offrir un support client impeccable.

Préparer et vérifier les documents professionnels et les contrats.

Assurer une présence active et une gestion efficace des réseaux sociaux.

Surveiller et animer les groupes Facebook.

Mettre à jour le site web et publier des contenus pertinents.

Gérer les demandes clients et planifier des appels de découverte.

Assurer le suivi des dossiers médias et relations publiques.

Collecter et gérer les témoignages et retours clients.

Préparer et envoyer des cartes et cadeaux de remerciement.

Assurer le suivi administratif et contractuel avec les partenaires et fournisseurs.

**Compétences et connaissances**:
Excellente maîtrise des outils Google Apps, Basecamp et Trello.

Capacité à apprendre rapidement l'utilisation de nouveaux outils et logiciels.

Gestion impeccable du temps et des priorités.

Solides compétences en communication, tant écrite qu'orale.

Grande maturité émotionnelle et capacité à travailler en autonomie.

**Éducation et expérience**:
2+ années d'expérience minimum en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve).

Excellente capacité à gérer un grand volume de mails et de tâches.

Formation en gestion, administration ou domaine connexe serait un plus.

**Exemple d'une Journée Type pour l'Assistant(e) Exécutif(ve) Virtuel(le)**

*9h00 - 9h30 :*

*9h30 - 10h00 :*
- Gestion des paiements avec les clients : vérification des paiements reçus, relance des clients en retard, et coordination avec le service comptabilité.

*10h00 - 10h30 :*
- Service client : traitement des demandes, résolution des problèmes et réponse aux questions.

*10h30 - 11h00 :*
- Confirmation des appels prévus pour le lendemain et mise à jour du CRM avec les nouvelles informations client.

*11h00 - 11h30 :*
- Création de contenus pour les réseaux sociaux : collecte de citations, création d'images, planification des posts.

*11h30 - 12h00 :*
- Supervision des canaux des réseaux sociaux : traitement des questions, demandes et problèmes.

*12h00 - 13h00 :*
- Pause déjeuner.

*13h00 - 13h30 :*
- Mise à jour du site web : ajout d'événements, dates des prochaines conférences, publication d'articles de blog.

*13h30 - 14h00 :*
- Préparation et envoi des dossiers aux nouveaux clients, et suivi pour s'assurer de leur bonne réception et complétude.

*14h00 - 14h30 :*
- Gestion administrative : suivi des impacts médiatiques, collecte des témoignages clients, et préparation/envoi des cartes de remerciement et cadeaux.

*14h30 - 15h00 :*
- Coordination avec les fournisseurs : collecte des formulaires W-9, certificats d'assurance, et autres documents nécessaires.

*15h00 - 15h30 :*
- Préparation des présentations : création de diapositives, documents, et distribution des matériaux aux participants.

*15h30 - 16h00 :*
- Coordination logistique pour les interventions, notamment l'heure d'arrivée et de départ, le lieu, la personne de contact, le code vestimentaire, et le format des présentations.

*16h00 - 16h30 :*
- Gestion des paiements et factures en collaboration avec le comptable, vérification des documents à signer pour la journée.

*16h30 - 17h00 :*

Cette journée type est conçue pour une personne mature émotionnellement, avec un œil analytique, prête à relever des défis dans un environnement en constante évolution. Si vous avez le profil, ce poste est pour vous.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    2 weeks ago

    Ottawa, Canada NAV Canada Full time

    Titre de l'offre d'emploi Adjoint(e) administratif(ve) Catégorie d'emploi Adjoint(e) administratif(ve) et adjoint(e) à la direction, Professionals Exigence linguistique Bilingual / Bilingue Type d'accord de travail flexible Date de fin de recrutement 2024-05-08 Niveau P1 Échelle salariale Commensurate with Experience / Selon...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada Doppelmayr Canada Ltd Full time

    **Vous avez déjà utilisé un remonte-pente? Alors vous connaissez déjà nos produits!** Vous souhaitez que votre travail soit reconnu chez le leader mondial dans le transport par câble ayant à cœur le bien-être de ses employés? Ou encore, vous êtes à la recherche d’un nouveau défi dynamique pour faire avancer votre carrière? Doppelmayr Canada...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    3 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada NAV Canada Full time

    Titre de l'offre d'emploiAdjoint(e) administratif(ve)Catégorie d'emploiAdjoint(e) administratif(ve) et adjoint(e) à la direction, ProfessionalsExigence linguistiqueBilingual / BilingueType d'accord de travail flexibleDate de fin de recrutement NiveauP1Échelle salarialeCommensurate with Experience / Selon l'expérienceSommaire du posteSous la...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Conseils PMEDEL Full time

    Pour l'un de nos clients situé à Sainte-Adèle dans les Laurentides, nous recherchons: Un(e) Adjoint(e) administratif(ve) Plein temps (4 à 5 jours/semaine, à discuter) **Tâches principales** - Organisation administrative générale de l’entreprise - Gestion administrative des dossiers clients - Gestion de l’agenda d’installation - Appels...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Notre-Dame Cemetery Full time

    **ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE), RÉCEPTIONNISTE / CIMETIÈRE NOTRE-DAME** **Titre **:Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste **Relève du **:Directeur ou son délégué **Sommaire** L’Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste est responsable d’accueillir les familles. L’Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste doit également assurer...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Umanico Administration Full time

    **Umanico - le talent à la bonne place !** Notre client, œuvrant dans le domaine du bien-être situé dans la région de l'Île-Perrot est présentement à la recherche d'un(e) **adjoint(e) administratif(ve)** pour compléter son équipe ! **Ce que l'employeur offre**: - Poste permanent, à temps plein - Horaire de jour, du lundi au vendredi - Échelle...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste

    3 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada Notre-Dame Cemetery Full time

    **ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE), RÉCEPTIONNISTE / CIMETIÈRE NOTRE-DAME****Titre **:Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste**Relève du **:Directeur ou son délégué**Sommaire**L'Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste est responsable d'accueillir les familles. L'Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste doit également assurer le suivi...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste

    3 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada Archdiocese of Ottawa-Cornwall Full time

    **ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE), RÉCEPTIONNISTE / CIMETIÈRE NOTRE-DAME****Titre **:Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste**Relève du **:Directeur ou son délégué**Sommaire**L'Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste est responsable d'accueillir les familles. L'Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste doit également assurer le suivi...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    3 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada Les Entreprises Eric Lemire Inc. Full time

    _**TEMPS PLEIN**_Nous sommes une PME familiale qui a comme but de créer des relations professionnelles qui vont nous permettre de nous surpasser en décrochant des projets complexes en structure d'acier. Ce qui nous permet d'avoir une longueur d'avance c'est une équipe novatrice, dynamique et centrée sur les solutions.Comme Adjoint(e) administratif(ve),...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Adjoint(e) administratif(ve) **Organisation** Service de police de la Ville de Montréal / Direction des services de proximité / Service de la région Ouest / Division de la gendarmerie Ouest / Poste de quartier 5 **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Poste vacant permanent (col blanc) **Période d'inscription** Du 13 au...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada The Archdiocese of Ottawa-Cornwall Full time

    **Relève du**:Directeur ou son délégué **Sommaire** Nous recherchons un(e) étudiant(e) motivé(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre notre équipe en tant qu’assistant(e) administratif(ve) d’été. Il s’agit d’une excellente opportunité pour les étudiants qui souhaitent acquérir une expérience pratique dans un environnement de...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste

    3 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada The Archdiocese of Ottawa-Cornwall Full time

    **Relève du**:Directeur ou son délégué**Sommaire**Nous recherchons un(e) étudiant(e) motivé(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre notre équipe en tant qu'assistant(e) administratif(ve) d'été. Il s'agit d'une excellente opportunité pour les étudiants qui souhaitent acquérir une expérience pratique dans un environnement de bureau et...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)/ Répartition

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada Gardium Full time

    ***Ottawa** ***À partir de 25 **/ heure** ***Temps plein** Vous avez de l’expérience en administration et êtes à la recherche de nouveaux défis à la hauteur de votre talent? Ne manquez pas l’opportunité de faire carrière chez Gardium Sécurité. Joignez-vous à une équipe dynamique**!** Nous sommes présentement à la recherche d’un(e)...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve), Réceptionniste

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada The Archdiocese of Ottawa-Cornwall Full time

    **Relève du **:Directeur ou son délégué **Sommaire** L’Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste est responsable d’accueillir les familles. L’Adjoint(e) Administratif(ve), Réceptionniste doit également assurer le suivi administratif des ventes. **Description des tâches** - Répondre et diriger les appels téléphoniques - Accueillir les...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve) Service Informatique

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario Full time

    **Descriptif du poste**: Au CEPEO, la différence c’est l’équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d’une éducation branchée sur l’avenir et axée sur l’excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d’écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l’Est...

  • Adjoint-e Exécutif-ve à La Direction Nationale

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Nouveau Parti démocratique du Canada Full time

    **Adjoint-e exécutif-ve à la direction nationale - Nouveau Parti démocratique du Canada**: **Résumé du poste**: Le Nouveau Parti démocratique du Canada est à la recherche d'un adjoint-e exécutif-ve pour soutenir le travail du bureau exécutif du NPD à Ottawa, Ontario, y compris la direction nationale et la direction nationale adjointe. L'adjoint-e...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    3 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada Montfort Renaissance (MRI) Full time

    **À propos de nous...**Montfort Renaissance (MRI) est une organisation francophone qui offre des services communautaires dans les deux langues officielles pour améliorer la santé et le mieux-être de nos clientèles. Nous sommes très fiers de notre équipe qui fait une différence dans la vie de plus de 5000 client(e)s par année. Travailler à MRI,...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    3 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada Montfort Renaissance (MRI) Full time

    **À propos de nous...**Montfort Renaissance (MRI) est une organisation francophone qui offre des services communautaires dans les deux langues officielles pour améliorer la santé et le mieux-être de nos clientèles. Nous sommes très fiers de notre équipe qui fait une différence dans la vie de plus de 5000 client(e)s par année. Travailler à MRI,...

  • Adjoint-e Exécutif-ve à La Direction Nationale

    3 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada Nouveau Parti démocratique du Canada Full time

    **Adjoint-e exécutif-ve à la direction nationale - Nouveau Parti démocratique du Canada**:**Résumé du poste**:Le Nouveau Parti démocratique du Canada est à la recherche d'un adjoint-e exécutif-ve pour soutenir le travail du bureau exécutif du NPD à Ottawa, Ontario, y compris la direction nationale et la direction nationale adjointe. L'adjoint-e...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    1 month ago

    Ottawa, Canada Les Entreprises Eric Lemire Inc. Full time

    _**TEMPS PLEIN**_ Nous sommes une PME familiale qui a comme but de créer des relations professionnelles qui vont nous permettre de nous surpasser en décrochant des projets complexes en structure d’acier. Ce qui nous permet d’avoir une longueur d’avance c’est une équipe novatrice, dynamique et centrée sur les solutions. Comme Adjoint(e)...