Adjoint(E) Administratif(Ve)

6 months ago

Ottawa, Canada Entrepreneur à succès Full time

Nous recherchons Un(e) assistant(e) exécutif(ve) méthodique, digne de confiance et énergique pour gérer efficacement une variété de tâches professionnelles et personnelles. Si vous avez le goût du détail, une grande maturité émotionnelle et un sens aigu de l'organisation, vous pourriez être la personne que je recherche.

**NOTE**:
Ce poste exige une expérience professionnelle solide. Vous DEVEZ justifier d'au moins 2+ années d'expérience en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) Virtuel(le) pour un dirigeant ou un propriétaire d'entreprise.

Dans ce rôle dynamique et exigeant, vous serez régulièrement sollicité(e) pour diverses tâches nécessitant rigueur et réactivité. Vous gérerez à la fois mes engagements professionnels et personnels, de la coordination avec mon équipe à la planification de mes déplacements.

Je m'attends à travailler avec une personne ayant une grande attention au détail, capable de négocier et de trouver des solutions optimales, tout en étant agréable et joviale. Si vous recherchez un rôle routinier avec des horaires de bureau standards, ce poste n'est probablement pas fait pour vous.

Cependant, si vous êtes passionné(e) par l'organisation, la gestion du temps et les défis, et si vous avez déjà géré l'agenda d'un cadre ou d'un chef d'entreprise, ce poste sera une opportunité passionnante.

**Tâches et responsabilités**:
Planifier des déplacements, des réunions et des événements.

Coordonner et collaborer avec l'équipe.

Gérer les paiements client et suivre les retards.

Offrir un support client impeccable.

Préparer et vérifier les documents professionnels et les contrats.

Assurer une présence active et une gestion efficace des réseaux sociaux.

Surveiller et animer les groupes Facebook.

Mettre à jour le site web et publier des contenus pertinents.

Gérer les demandes clients et planifier des appels de découverte.

Assurer le suivi des dossiers médias et relations publiques.

Collecter et gérer les témoignages et retours clients.

Préparer et envoyer des cartes et cadeaux de remerciement.

Assurer le suivi administratif et contractuel avec les partenaires et fournisseurs.

**Compétences et connaissances**:
Excellente maîtrise des outils Google Apps, Basecamp et Trello.

Capacité à apprendre rapidement l'utilisation de nouveaux outils et logiciels.

Gestion impeccable du temps et des priorités.

Solides compétences en communication, tant écrite qu'orale.

Grande maturité émotionnelle et capacité à travailler en autonomie.

**Éducation et expérience**:
2+ années d'expérience minimum en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve).

Excellente capacité à gérer un grand volume de mails et de tâches.

Formation en gestion, administration ou domaine connexe serait un plus.

**Exemple d'une Journée Type pour l'Assistant(e) Exécutif(ve) Virtuel(le)**

*9h00 - 9h30 :*

*9h30 - 10h00 :*
- Gestion des paiements avec les clients : vérification des paiements reçus, relance des clients en retard, et coordination avec le service comptabilité.

*10h00 - 10h30 :*
- Service client : traitement des demandes, résolution des problèmes et réponse aux questions.

*10h30 - 11h00 :*
- Confirmation des appels prévus pour le lendemain et mise à jour du CRM avec les nouvelles informations client.

*11h00 - 11h30 :*
- Création de contenus pour les réseaux sociaux : collecte de citations, création d'images, planification des posts.

*11h30 - 12h00 :*
- Supervision des canaux des réseaux sociaux : traitement des questions, demandes et problèmes.

*12h00 - 13h00 :*
- Pause déjeuner.

*13h00 - 13h30 :*
- Mise à jour du site web : ajout d'événements, dates des prochaines conférences, publication d'articles de blog.

*13h30 - 14h00 :*
- Préparation et envoi des dossiers aux nouveaux clients, et suivi pour s'assurer de leur bonne réception et complétude.

*14h00 - 14h30 :*
- Gestion administrative : suivi des impacts médiatiques, collecte des témoignages clients, et préparation/envoi des cartes de remerciement et cadeaux.

*14h30 - 15h00 :*
- Coordination avec les fournisseurs : collecte des formulaires W-9, certificats d'assurance, et autres documents nécessaires.

*15h00 - 15h30 :*
- Préparation des présentations : création de diapositives, documents, et distribution des matériaux aux participants.

*15h30 - 16h00 :*
- Coordination logistique pour les interventions, notamment l'heure d'arrivée et de départ, le lieu, la personne de contact, le code vestimentaire, et le format des présentations.

*16h00 - 16h30 :*
- Gestion des paiements et factures en collaboration avec le comptable, vérification des documents à signer pour la journée.

*16h30 - 17h00 :*

Cette journée type est conçue pour une personne mature émotionnellement, avec un œil analytique, prête à relever des défis dans un environnement en constante évolution. Si vous avez le profil, ce poste est pour vous.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    7 months ago

    Ottawa, Canada Umanico Administration Full time

    **Umanico - le talent à la bonne place !** Notre client, œuvrant dans le domaine du bien-être situé dans la région de l'Île-Perrot est présentement à la recherche d'un(e) **adjoint(e) administratif(ve)** pour compléter son équipe ! **Ce que l'employeur offre**: - Poste permanent, à temps plein - Horaire de jour, du lundi au vendredi - Échelle...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    3 months ago

    Ottawa, Canada AAA Canada Full time

    **DESCRIPTION DE L’OFFRE** AAA Canada est à la recherche d’un(e) adjointe(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe et défendre nos valeurs fondamentales. Dans ce rôle, vous fournirez un soutien administratif complet à tous les services, en veillant à ce que les opérations se déroulent sans heurts et que la communication soit...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)/ Répartition

    6 months ago

    Ottawa, Canada Gardium Full time

    ***Ottawa** ***À partir de 25 **/ heure** ***Temps plein** Vous avez de l’expérience en administration et êtes à la recherche de nouveaux défis à la hauteur de votre talent? Ne manquez pas l’opportunité de faire carrière chez Gardium Sécurité. Joignez-vous à une équipe dynamique**!** Nous sommes présentement à la recherche d’un(e)...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve) Service Informatique

    6 months ago

    Ottawa, Canada Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario Full time

    **Descriptif du poste**: Au CEPEO, la différence c’est l’équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d’une éducation branchée sur l’avenir et axée sur l’excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d’écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l’Est...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    7 months ago

    Ottawa, Canada Provencher Roy Inc. Full time

    Provencher_ Roy est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) - Office manager. Vous aurez la charge de la coordination administrative du bureau d’Ottawa composé d’une vingtaine de collaborateurs. Le poste offrira à son futur détenteur l’opportunité d’accomplir divers défis tels que: - Agir comme personne ressource...

  • Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif

    4 months ago

    Ottawa, Canada NAV Canada Full time

    Titre de l'offre d'emploi Adjointe administrative ou adjoint administratif Catégorie d'emploi Adjoint(e) administratif(ve) et adjoint(e) à la direction, Professionals Exigence linguistique Bilingual / Bilingue Type d'accord de travail flexible Hybrid / Hybride Date de fin de recrutement 2024-09-09 Niveau P1 Échelle salariale Commensurate with...

  • Adjoint (E) Administratif(Ve) - Administrative

    6 months ago

    Ottawa, Canada AtkinsRéalis Full time

    **Adjoint (e) Administratif(ve)** Êtes-vous à la recherche d'une entreprise qui travaille sur de grands projets d'ingénierie dans le monde entier ? Voulez-vous faire la différence en améliorant la vie quotidienne des communautés dans le monde entier ? Vous souhaitez rejoindre une équipe inclusive et diversifiée sur laquelle vous pouvez vraiment...

  • Adjoint-e Administratif-ve de Projets

    6 months ago

    Ottawa, Canada Pomerleau Full time

    Prêt-e à bâtir votre carrière ? Nous voulons vous rencontrer !_ En tant qu' adjoint-e administratif-ve de projet travaillant au sein de l'équipe Bâtiment de Pomerleau, vous jouerez un rôle clé en soutenant les équipes de projet dans leurs tâches administratives essentielles. Travaillant sur des projets de construction de grande envergure - allant...

  • Adjointe ou Adjoint Administratif à La Direction

    7 days ago

    Ottawa, Canada NAV Canada Full time

    Titre de l'offre d'emploi Adjointe ou adjoint administratif à la direction Catégorie d'emploi Adjoint(e) administratif(ve) et adjoint(e) à la direction, Professionals Exigence linguistique Bilingual / Bilingue English and French are required / Le français et l'anglais sont requis. Type d'accord de travail flexible On site / Sur place Date de fin...

  • Adjoint(E) Législatif(Ve)

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada Chambre des communes du Canada Full time

    **Offre d'emploi—Adjoint(e) législatif(ve)—Ottawa** Titre : Adjoint(e) législatif(ve) Circonscription : Saint-Léonard—Saint-Michel, Québec But : Travaillant dans un environnement stimulant, variable et au rythme rapide, l'adjoint(e) législatif(ve) supervisera les opérations et le fonctionnement du Bureau parlementaire et fournira des conseils...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    6 months ago

    Ottawa, Canada Ginsberg Gingras & Associates Inc. Full time

    Faire le montage des dossiers de consommateurs à notre logiciel/ entrée de données, - Effectuer du travail technique dans les dossiers d’insolvabilité; - Travailler de pair avec tes collègues affectés aux même tâches; - Assurer le suivi des tâches générées automatiquement; - Accueillir la clientèle, traiter le courrier, prendre les...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    7 months ago

    Ottawa, Canada Ginsberg Gingras & Associates Inc. Full time

    Faire le montage des dossiers de consommateurs à notre logiciel/ entrée de données, - Effectuer du travail technique dans les dossiers d’insolvabilité; - Travailler de pair avec tes collègues affectés aux même tâches; - Assurer le suivi des tâches générées automatiquement; - Accueillir la clientèle, traiter le courrier, prendre les...

  • Adjoint Administratif de Chantier

    7 months ago

    Ottawa, Canada Coffrages Synergy Full time

    Tu sais que tu peux faire une différence au sein de notre entreprise? C’est justement toi que la grande famille de **Coffrages Synergy** attend! **Ce que tu gagnes si tu te joins à notre équipe**: - La chance de faire partie d’une équipe ULTRA dynamique et à l’écoute de tes besoins ; - Un salaire compétitif et une multitude de possibilités...

  • Adjoint Administratif de Chantier

    6 months ago

    Ottawa, Canada Coffrages Synergy Full time

    Tu sais que tu peux faire une différence au sein de notre entreprise? C’est justement toi que la grande famille de **Coffrages Synergy** attend! **Ce que tu gagnes si tu te joins à notre équipe**: - La chance de faire partie d’une équipe ULTRA dynamique et à l’écoute de tes besoins ; - Un salaire compétitif et une multitude de possibilités...

  • Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affaires

    1 month ago

    Ottawa, Canada Assemblée de la francophonie de l’Ontario Full time

    h3>Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affairesConseil des Écoles Publiques de l'Est de l'OntarioSalaire: 64 100,40$ à 80 125,24$ S'agit-il d'un emploi pour étudiant et/ou jeune ? Non Date limite pour postuler: 2024-01-26 Description du poste:SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :Relevant de la surintendance des affaires en concertation avec la...

  • Adjoint Administratif

    2 months ago

    Ottawa, Canada CFMWS Full time

    **QUI NOUS SOMMES** SBMFC. Plus qu’un emploiune mission. Notre organisation, forte de plus de 4000 personnes, prône un mode de vie sain, actif, divertissant et créatif pour les membres, les vétérans et les vétéranes des Forces armées canadiennes et leurs familles. Aidez-nous à offrir une variété de programmes de conditionnement physique et de...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve) en Construction

    4 months ago

    Ottawa, Canada PNG PROJETS D'AMÉNAGEMENTS INC. Full time

    Joignez-vous à une entreprise de plus de 39 années d’expérience œuvrant dans le domaine de travaux environnementaux et d'aménagements paysagers d'envergure. PNG Projets d'aménagements est une entreprise bilingue qui s'installe en Outaouais pour œuvrer sur des grands projets. Les travaux sont principalement situés dans la grande région...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    6 months ago

    Ottawa, Canada The Archdiocese of Ottawa-Cornwall Full time

    **Relève du **:Directeur général de l’administration ou son délégué **Sommaire** La personne occupant ce poste est appelée à accomplir des tâches et des fonctions de soutien au bureau du Directeur général de l’administration, du Directeur des finances et travaille en étroite collaboration avec le Bureau de l’Archevêque et du Directeur...

  • Agent(E) Administratif(Ive)

    6 months ago

    Ottawa, Canada Conseil des écoles catholiques du Centre-Est Full time

    **FONCTIONS**: - Sous la supervision du directeur exécutif des ressources humaines, l'agente administrative ou l'agent administratif;- Veille à l’organisation administrative efficace du Service; - Appuie la Direction exécutive et les directions adjointes en matière de dossiers administratifs - Encadre les activités reliées à l’archivage des...

  • Agent(E) Administratif(Ive)

    6 months ago

    Ottawa, Canada CECCE Full time

    **FONCTIONS**: Sous la supervision du directeur exécutif des ressources humaines, l'agente administrative ou l'agent administratif; - Veille à l’organisation administrative efficace du Service; - Appuie la Direction exécutive et les directions adjointes en matière de dossiers administratifs - Encadre les activités reliées à l’archivage des...