Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif

4 weeks ago

Ottawa, Canada NAV Canada Full time

Titre de l'offre d'emploi

Adjointe administrative ou adjoint administratif

Catégorie d'emploi

Adjoint(e) administratif(ve) et adjoint(e) à la direction, Professionals

Exigence linguistique

Bilingual / Bilingue

Type d'accord de travail flexible

Hybrid / Hybride

Date de fin de recrutement

2024-09-09

Niveau

P1

Échelle salariale

Commensurate with Experience / Selon l’expérience

Sommaire du poste

L’adjointe administrative ou adjoint administratif est responsable de fournir un système de soutien administratif au siège social et aux bureaux régionaux, ce qui comprend la coordination des mesures prioritaires, le contrôle de la correspondance, la liaison entre les groupes et la prestation de conseils, de renseignements et d’interprétations.

Description d'emploi

Dans ce rôle, vous devrez:

- Vérifier que l’information circule aisément et que les mesures à prendre ou les questions sont traitées en fonction des délais établis. Établir les priorités et déléguer les questions urgentes aux gestionnaires appropriées et appropriés.
- Assumer la responsabilité des services administratifs généraux et de la gestion du bureau au sein du groupe.
- Préparer et gérer des documents de nature délicate à l’intention des équipes de direction au sein du groupe.
- Collaborer avec les autres adjointes administratives et adjoints administratifs de l’équipe et les seconder.
- Cerner les occasions de simplifier les services et les processus.
- Gérer l’emploi du temps des hautes dirigeantes et hauts dirigeants, y compris l’organisation de leurs déplacements, et suivre leurs instructions.
- Planifier et coordonner la logistique des réunions et fournir du soutien lors d’événements spéciaux, le cas échéant.
- Communiquer tous les jours avec des personnes-ressources internes et externes, en particulier avec les membres de la haute direction ainsi que l’équipe de direction concernée.
- Agir à titre de personne-ressource directe pour les parties prenantes externes. La ou le titulaire jouera donc un rôle actif dans la promotion de la marque NAV CANADA.

Vos atouts pour ce rôle:

- Diplôme de l’enseignement supérieur ou diplôme de premier cycle en administration ou dans un domaine connexe. En l’absence d’un diplôme, une combinaison d’expérience administrative et/ou de bureau serait acceptée.
- Au moins cinq (5) ans d’expérience en tant qu’adjointe administrative ou adjoint administratif dans un environnement de bureau et dans le cadre de responsabilités de soutien de la haute direction.
- L’expérience de la rédaction de procès-verbaux et de la saisie de mesures à prendre, ainsi que de la rédaction/préparation de correspondance et de documents de présentation de qualité est considérée comme un atout.
- Connaissance avancée de la suite MS Office et de Teams. Une expérience de travail avec Workday constitue un atout.

Manière dont les autres vous décrivent:

- Grand souci du détail.
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
- Solides compétences interpersonnelles, aptitude à influencer les autres, tact, diplomatie, discrétion, ponctualité, fiabilité et bon jugement.
- Excellentes compétences en matière de service à la clientèle et volonté d’aider et d’assister les parties prenantes internes et externes.
- Sens de l’initiative, autonomie et capacités d’autogestion, capable de travailler à la fois de manière indépendante avec un minimum de directives, et de manière positive et en collaboration dans un environnement d’équipe.
- Flexible et adaptable, capable de s’adapter à des priorités changeantes et à des délais serrés. Aptitude à travailler efficacement sous pression.
- Excellentes aptitudes en matière de planification, d’organisation et d’établissement des priorités.

Conditions de travail:
NAV CANADA s’engage à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. N’hésitez pas à postuler même si vous ne pensez pas répondre à tous les critères ci-énoncés. En effet, NAV CANADA préconise une culture d’apprentissage et de développement, et est consciente que si certaines compétences techniques sont essentielles, beaucoup d’autres peuvent s’apprendre.

La personne retenue doit satisfaire aux exigences de sécurité du poste et être légalement autorisée à travailler au Canada.

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