Coordinateur Administratif Des Affaires étudiantes
1 month ago
Veuillez référer au guide
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste:
Sous la direction du responsable des études supérieures, le coordinateur administratif des affaires étudiantes fournit un soutien administratif et des affaires étudiantes en rapport avec les programmes d'enseignement supérieur et postuniversitaire de la faculté. Il participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes, conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Gère les comptes de l'unité.
Fonctions et responsabilités:
- Agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives de l'unité des études supérieures et postdoctorales.
- Fournir un soutien administratif général au vice-doyen de la recherche et des études supérieures, au vice-doyen de la formation postuniversitaire et aux directeurs des programmes de l'OMFS et du programme d'internat général.
- Consulter la documentation pertinente et assurer la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations et des explications aux chercheurs, aux étudiants de troisième cycle et aux étudiants de troisième cycle, le cas échéant.
- Participer au bon fonctionnement de l'unité. Collaborer avec le superviseur et les autres membres du personnel à l'établissement des priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.
- Apporter un soutien aux processus d'admission et d'inscription dans l'unité. Aider les étudiants à remplir divers formulaires concernant les changements de cours ou de programme, ainsi que les programmes de résidence et de stage.
- Fournir un soutien administratif pour les calendriers de cours en compilant les informations, en vérifiant et en mettant à jour les horaires. Gérer la programmation des cours pour les étudiants diplômés et les résidents.
- Fournir un soutien administratif à l'unité pendant les périodes de pointe, telles que le début et la fin d'un semestre, en contribuant à l'évaluation des cours et de la résidence, ainsi qu'à la programmation des examens (réservation de salles, préparation des calendriers et des horaires).
- Participer aux processus administratifs pour les examens de doctorat et les soutenances orales, ainsi que pour la soumission des thèses et des mémoires.
- Coordonner la remise des notes et les demandes de révision de notes ainsi que les examens différés.
- Identifier et vérifier les dossiers des étudiants diplômés. Préparer les formulaires de demande de diplômes et les listes d'étudiants diplômés. Préparer les documents pour la cérémonie de remise des diplômes, y assister et y contribuer.
- Prendre des notes et préparer divers documents tels que la correspondance, les rapports, les notes de service, etc.
- Préparer des dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant des informations le cas échéant. Répondre aux demandes dans son domaine de responsabilité.
- Organiser des réunions et participer à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions dans son domaine de compétence.
- Contribuer à l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences.
- Tenir à jour les systèmes de classement et organiser l'archivage.
Qualifications:
- Expérience avérée du travail avec des étudiants et des résidents et de la résolution de problèmes dans diverses situations.
- Compétences organisationnelles démontrées et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois. Souci du détail lorsqu'il s'agit d'examiner ou de résumer les dossiers des étudiants.
- Capacité avérée à respecter les délais.
- Orientation vers le client et le service.
- Aptitude avérée à écouter et à transmettre et recevoir clairement des informations, par écrit et oralement, en anglais et en français.
- Aptitude avérée à utiliser les fonctions avancées de Banner et de Minerva. Aptitude avérée à vérifier le travail.
- Aptitude avérée à réviser la documentation sur le plan de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation. Capacité avérée à résoudre des problèmes
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Coordonnateur Administratif
1 month ago
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Coordinateur Des Affaires étudiantes
2 months ago
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Responsable Des Affaires étudiantes
3 weeks ago
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Agent.e Des Affaires étudiantes
2 months ago
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Agent.e Des Affaires étudiantes
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Coordonnateur Administratif
21 hours ago
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Coordonnateur Administratif
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Coordonnateur Administratif
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Coordonnateur Administratif
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Administrateur Des Affaires étudiantes
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Coordonnateur Administratif
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Coordonnateur Administratif
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Coordinateur (Trice) Administratif Des Affaires
2 months ago
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Coordonnateur Administratif
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Coordonnateur Administratif
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Coordonnateur Administratif Principal
7 days ago
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Coordonnateur Des Affaires étudiantes
2 months ago
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Coordonnateur Administratif
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