Coordonnateur Administratif

2 weeks ago


Montréal, Canada McGill University Full time

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Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l’appui des activités administratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités relatives à l’admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les enjeux relatifs à leur dossier.

Responsabilités principales:
- Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre les enjeux découlants de son domaine de compétence. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de fournir des renseignements en lien avec des enjeux divers et complexes;- Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d’explication. Contrôler les inscriptions aux cours. Contribuer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription aux cours et aux programmes. Compléter et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et des stages;- Assister les conseillers pédagogiques avec des questions telles que les équivalences, la reconnaissance des cours des autres établissements, les transfert des crédits et le statut de stagiaire. Préparer et vérifier des dossiers étudiants;- Conseiller les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des enjeux;- Vérifier et compiler les notes. Coordonner la remise des notes et les demandes de révision des notes ainsi que les examens reportés;- Préparer des statistiques et des rapports. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Signer certains documents.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées:
Expérience antérieure pertinente du travail avec les étudiants afin d'améliorer l'expérience des étudiants et de favoriser leur réussite. Execellent service à la cleintèle, de diplomatie et de professionnalisme. Capacité à travailler efficacement avec les étudiants, le corps enseignant et le personnel, les partenaires externes tel que les écoles, le gouvernement et le public. Connaissance approfondie des systèmes scolaires primaire et secondaire du Québec. Expérience de travail et de navigation dans les politiques et procédures internes et externes. Capacité d'écoute active et capacité à transmettre et à recevoir clairement des informations, tant par écrit que verbalement. Compétences organisationnelles démontrées et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois. Solides compétences en MS Excel, avec un souci du détail en ce qui concerne le codage, l'examen et le résumé des dossiers des étudiants. Capacité avérée à établir des priorités et à respecter les délais. Capacité à travailler de manière autonome et en équipe. Expérience des systèmes de gestion de contenu et/ou de sites web, ainsi que des systèmes d'information/administratifs (par exemple Banner SIS, Minerva, CRMs).

L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Internships Administrator

Date de fin de l’emploi (le cas échéant):
2024-06-11

Date limite pour postuler:
2023-07-07
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