Coordonnateur Administratif

3 weeks ago


Montréal, Canada McGill University Full time

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Faculté des Arts

Centre de service administratif 1

Résumé du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonner les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Gérer les comptes de l'unité.

Responsabilités principales:
Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.

Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recueillir et présenter des informations factuelles relatives au domaine de responsabilité et recommander des modifications de procédure afin d'améliorer le fonctionnement efficace de l'unité. Collaborer avec le supérieur hiérarchique et les autres membres du personnel à l'établissement des priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le supérieur hiérarchique.

Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôler les inscriptions aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Prépare, examine et vérifie les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, ainsi que les programmes de résidence et de stage.

Assiste les conseillers pédagogiques sur des questions telles que les équivalences, la reconnaissance des cours dispensés par d'autres établissements, le transfert de crédits et le statut de stagiaire. Préparer et vérifier les dossiers. Coordonner et planifier les entretiens avec les étudiants.

Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les calendriers et les entrées dans le calendrier. Coordonner la soumission au système central de planification et agir en tant que personne de contact pour l'unité. Tenir à jour un fichier de cours, de calendriers, de programmes, d'étudiants et de diplômés.

Coordonner les processus administratifs relatifs aux examens de doctorat et aux soutenances orales, ainsi qu'à la soumission des thèses et des mémoires.

Identifier et vérifier les dossiers des étudiants diplômés. Préparer les formulaires de demande de diplômes et les listes d'étudiants diplômés. Préparer les documents pour la cérémonie de remise des diplômes, assister à cet événement et y contribuer.

Établir des rapports et des statistiques. Prendre des notes et dactylographier divers documents tels que la correspondance, les rapports, les notes de service, etc. Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels départementaux et des rapports annuels, y compris la maintenance et la mise à jour de pages web. Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Signer certains documents.

Organise des réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions dans son domaine de compétence.

Utilise divers logiciels. Entretenir les systèmes d'information informatisés et participer à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes chargées des ressources informatiques, le cas échéant. Conserve et met à jour les dossiers administratifs. Tenir à jour les systèmes de classement et organiser l'archivage.

La liste des tâches et responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches susceptibles d'être accomplies par un employé dont



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    4 weeks ago


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