Coordonnateur Administratif

2 weeks ago


Montréal, Canada McGill University Full time

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir comme personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Réviser les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Administrer les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités:

- Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées pour obtenir et fournir des renseignements sur des questions diverses et complexes.
- Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôle les inscriptions aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplir et approuver les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, les programmes de résidence et de stage.
- Aider les conseillers pédagogiques sur des questions telles que les équivalences, la reconnaissance des cours d'autres établissements, le transfert de crédits et le statut probatoire. Préparer et vérifier les dossiers. Coordonner et planifier les entretiens avec les étudiants.
- Coordonner le processus de demande de prix, de bourses d'études et de bourses de perfectionnement. Distribuer les formulaires de demande et fournir des informations sur les procédures et les dates limites. Vérifier que les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer les liens nécessaires avec le processus d'admission.
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées du calendrier. Coordonner la soumission au système central d'ordonnancement et agir comme personne-ressource pour l'unité. Tenir à jour un fichier des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.
- Organiser les opérations spécifiques concernant le début du semestre, les demandes de prêts, l'évaluation des cours et des résidences, la programmation et la surveillance des examens. Préparer les horaires et réserver les salles pour les unités. Préparer les horaires et réserver les examens pour l'unité.
- Coordonner les processus administratifs relatifs aux examens de synthèse et de défense orale des doctorants et au dépôt des thèses et mémoires.
- Vérifier et compiler les notes. Coordonner la soumission des notes et les demandes de révision de notes ainsi que les examens reportés. Vérifier et corriger les relevés de notes. Préparer et assister aux réunions d'évaluation et assurer le suivi nécessaire.
- Identifie et vérifie les dossiers des étudiants qui obtiennent leur diplôme. Préparer les formulaires de demande de diplômes et les listes d'étudiants diplômés. Préparer les documents pour la convocation, assister et aider à cet événement.
- Administrer les processus Workday pour les programmes concernés.
- Administrer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions budgétaires. Surveiller et réconcilier divers comptes, états et rapports. Identifie et analyse les divergences et les erreurs. S'assurer que les frais de scolarité et les autres frais étudiants sont correctement évalués. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Enregistrer les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande

Autres compétences et/ou aptitudes requises:
Orienté vers le client et le service, avec une capacité avérée à communiquer clairement et efficacement à tous les niveaux.

Expérience du travail avec diverses populations d'étudiants, notamment des étudiants de premier cycle, des diplômés et des étudiants en formation continue.

Expérience de la fourniture d'un soutien aux professeurs/chercheurs. Compétences organisationnelles avérées et capacité à établir des priorités et à effectuer des tâches multiples pour respecter des éc



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