Coordinateur (Trice) Administratif Des Affaires

3 weeks ago

Montréal, Canada McGill University Full time

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sous la direction du supérieur hiérarchique, fournir un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonner les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Gère les comptes de l'unité.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS:

- Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Participe au bon fonctionnement du programme. Recueillir et présenter des informations factuelles relatives au domaine de responsabilité et recommander des changements de procédure pour améliorer le fonctionnement efficace du programme. Collaborer avec le superviseur et les autres membres du personnel à l'établissement des priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.
- Reçoit et fournit des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôler les inscriptions aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Prépare, examine et vérifie les dossiers d'admission et d'inscription relatifs au programme. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de programme.
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les calendriers et les entrées dans le calendrier. Coordonner la soumission au système central de planification et agir en tant que personne de contact pour le programme. Tenir à jour un fichier de cours, de calendriers et d'étudiants.
- Organiser des opérations spécifiques concernant le début des sessions du programme. Préparer les horaires et les programmes du programme.
- Vérifier et compiler les notes des étudiants.
- Gère les comptes du programme. Préparer les budgets ou les propositions budgétaires. Contrôle et rapproche les différents comptes, états et rapports. Identifie et analyse les écarts et les erreurs. Corrige les erreurs et assure le suivi des problèmes. Enregistre les dépenses et fournit des relevés de compte sur demande.
- Établit des rapports et des statistiques. Prendre des notes et dactylographier divers documents tels que la correspondance, les rapports, les notes de service, etc. Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des bulletins d'information et des rapports annuels, y compris la maintenance et la mise à jour des pages web. Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Signer certains documents.
- Organise des réunions et contacte les participants. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions dans son domaine de compétence.
- Utiliser une variété de logiciels. Maintenir les systèmes d'information informatisés et participer à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes chargées des ressources informatiques, le cas échéant. Conserve et met à jour les dossiers administratifs. Tient à jour les systèmes de classement et prend des dispositions pour l'archivage.
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques. Diriger les appelants vers les personnes ressources appropriées. Évalue la nécessité de l'intervention d'autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires.
- Coordonne l'organisation d'événements tels que les conférences du programme. Organise les déplacements.
- La liste des tâches et des responsabilités présentée ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être accomplies par un employé dont le poste a été associé à cette description d'emploi générique.

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