Executive Administrative Assistant

5 months ago


SaintLaurent, Canada X-Chem inc. Full time

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) exécutif(ve) très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour se joindre à notre équipe. En tant qu'assistant(e) administratif(ve) exécutif(ve), vous fournirez un soutien administratif complet à notre équipe de direction à Montréal et soutiendrez nos exécutifs chez X-Chem, basés aux États-Unis, et contribuerez au bon fonctionnement de nos nouvelles installations de laboratoire à Montréal. Il s'agit d'un poste à temps plein qui nécessite d'être sur place 5 jours par semaine dans nos nouvelles installations, situées à Ville St-Laurent.

**Responsabilités**:

- Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer, prendre les messages et répondre aux demandes de renseignements.
- Accueillir les visiteurs et fournir un excellent service à la clientèle à l'accueil.
- Planifier et coordonner des événements spéciaux tels que des réunions de vente globale (sur site/hors site), des visites de clients potentiels et des activités d'équipe en collaboration avec l'assistant exécutif et/ou l'équipe de direction locale.
- Planifier efficacement les réunions, gérer la réservation des salles de conférence, organiser les déplacements, demander des cartes d'accès, planifier et coordonner les besoins en traiteur et assurer le suivi de tous les points en suspens pour l'équipe de direction locale, les exécutifs et les clients internes/externes.
- Participer à la préparation des documents et du matériel requis pour les réunions, les présentations aux clients, les rapports et les requêtes récurrents et ad hoc. Veiller à la qualité et à l'exactitude des informations et/ou de la traduction des documents ou de la relecture des documents traduits.
- Soutenir l'équipe des finances en ce qui concerne les comptes payables et le traitement des factures des fournisseurs dans le système d'achat, en veillant à ce que les procédures correctes soient suivies jusqu'à leur terme et assister l’équipe des finances au besoin.
- Diriger, en collaboration avec le directeur général du site, toutes les activités de suivi avec notre avocat et nos employés concernant les demandes d'immigration, de permis de travail et de résidence permanente.
- Coordonner toutes les activités liées aux médias sociaux et au marketing avec le siège social et les agences externes.
- Organiser et maintenir les fournitures de bureau du site.
- Maintenir des relations et une liste d'hôtels locaux, de services de transport et de divertissements tout en négociant les tarifs avec les fournisseurs privilégiés.
- Soutenir l'assistant exécutif dans le cadre de projets spéciaux et agir en tant que remplaçant de l'assistant du PDG et de l'équipe du comité exécutif.

**Exigences**:

- Baccalauréat en administration ou expérience professionnelle équivalente.
- Plus de 5 ans d'expérience dans un bureau fournissant un soutien administratif à l'équipe de direction, une expérience de niveaux exécutifs dans une organisation mondiale serait un atout.
- Bilingue (anglais et français, niveau C1/C2).
- Compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de gestion du temps, avec un grand souci du détail.
- Excellentes capacités de communication écrite et orale dans les deux langues.
- Maîtrise de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, Power Point), de SharePoint, de Teams, d'ERP/SAP et d'autres logiciels pertinents.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités dans un environnement en évolution rapide.
- Haut niveau de professionnalisme et de compétences interpersonnelles.
- La discrétion et la confidentialité sont essentielles.

****
We are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Administrative Assistant to join our team. As an Executive Administrative Assistant, you will provide comprehensive administrative support to our Leadership Team in Montreal and will support our Executive Leaders at X-Chem, based in USA, and contribute to the smooth operation of our new Lab facility in Montreal. This is a full-time position and requires to be onsite 5 days a week at our new facility, located in Ville St-Laurent.

**Responsibilities**:

- Answer and screen phone calls, take messages, and respond to inquiries
- Greet visitors and provide excellent front desk customer service
- Plan and coordinate events such as Global Sales Meetings (onsite/offsite), prospective client visits, and team activities in collaboration with Executive Assistant and/or Local Leadership team.
- Efficiently schedule meetings, manage booking of conference rooms, organize travel arrangements, request access cards, plan and coordinate catering needs and follow-up of any outstanding items for local Leadership team, executives and internal/external customers.
- Participate in the preparation of documents and materials required for meetings, client presentations, reoccurring and ad-hoc reports & queries. Ensure th



  • Saint-Laurent, Canada Taylor Venture Group Inc. Full time

    **Administrative Assistant** The Administrative Assistant will be responsible for providing support to the executive team and the day-to-day operations of the company. This position is a key member of our team and will be responsible for a variety of administrative tasks and projects. The Administrative Assistant will also work closely with our Marketing...

  • Executive Assistant

    2 months ago


    Saint-Laurent, Canada Groupe Touchette Inc. Full time

    The **Executive Assistant’s** primary responsibility is to offer administrative and organisational support to three VPs in the management of their daily activities and for various business meetings, advisory committee meetings and executive committee meetings. **Responsibilities** - Take care of the planning, organisation and logistics of executive...

  • Executive Assistant

    1 month ago


    Saint-Laurent, Canada Groupe Parima Full time

    **Executive Assistant** **Responsibilities**: **Executive Support**: - Manage the President’s schedule, appointments, and meetings. - Coordinate and prioritize commitments, ensuring optimal use of the President’s time. - Prepare travel itineraries and ensure all necessary arrangements are in place. - Arrange domestic and international travel, including...

  • Executive Assistant

    5 months ago


    Saint-Laurent, Canada Groupe Parima Full time

    **Executive Assistant** **Responsibilities**: **Executive Support**: - Manage the President's schedule, appointments, and meetings. - Coordinate and prioritize commitments, ensuring optimal use of the President's time. - Prepare travel itineraries and ensure all necessary arrangements are in place. - Arrange domestic and international travel, including...


  • Saint-Laurent, Canada ACASS Full time

    Are you a proactive, detail-oriented, capable, and organized **Executive Assistant** with outstanding communication and interpersonal skills? Do you enjoy supporting others so they can be more efficient in their roles? Are you looking to develop your career in a dynamic and multi-cultural organization? If so, we would love to hear from you! **Position...


  • Saint-Laurent, Canada Groupe Parima Full time

    **Executive Assistant** **Responsibilities**: **Executive Support**: - Manage the President’s schedule, appointments, and meetings. - Coordinate and prioritize commitments, ensuring optimal use of the President’s time. - Prepare travel itineraries and ensure all necessary arrangements are in place. - Arrange domestic and international travel, including...


  • Saint-Laurent, Canada TAS Refrigerated Distribution Inc. Full time

    L'assistante administrative de TAS Montréal exécutera les tâches quotidiennes qui font partie intégrante des responsabilités administratives internes et externes du terminal. La personne occupant ce poste veillera à ce que la documentation essentielle soit gérée, archivée et transmise aux fournisseurs, aux clients et aux autres parties prenantes....

  • Executive Assistant

    5 months ago


    Saint-Laurent, Canada CAE Full time

    **Role and Responsibilities** Are you looking for a work environment where you can innovate, reach greater heights and collaborate with experts from a wide range of sectors? You want to join a world-class company and industry leader with projects to which you would be proud to contribute? Come share your passion with us! **The role we are offering...

  • Executive Assistant

    5 months ago


    Saint-Laurent, Canada Repare Therapeutics Full time

    Ce que vous ferez: - Fournir un soutien administratif aux vice-présidents désignés, notamment en ce qui concerne les notes de frais, l'organisation des voyages, la préparation, la coordination et l'exécution des réunions, ainsi que l'élaboration et la gestion des documents. Maintenir la confidentialité de tous les documents. - Responsable de la...

  • Executive Assistant

    2 weeks ago


    Saint-Laurent, Canada CAE Full time

    **About This Role** Are you looking for a work environment where you can innovate, reach greater heights and collaborate with experts from a wide range of sectors? You want to join a world-class company and industry leader with projects to which you would be proud to contribute? Come share your passion with us! Reporting to the Chief Legal and Compliance...


  • Saint-Laurent, Canada ABB Full time

    **Electrification Executive Business Assistant**: **Take your next career step at ABB with a global team that is energizing the transformation of society and industry to achieve a more productive, sustainable future. At ABB, we have the clear goal of driving diversity and inclusion across all dimensions: gender, LGBTQ+, abilities, ethnicity and generations....

  • HR Executive Assistant

    5 months ago


    Saint-Laurent, Canada ABB Full time

    **HR Executive Assistant**: **Take your next career step at ABB with a global team that is energizing the transformation of society and industry to achieve a more productive, sustainable future. At ABB, we have the clear goal of driving diversity and inclusion across all dimensions: gender, LGBTQ+, abilities, ethnicity and generations. Together, we are...


  • Saint-Laurent, Canada CAE Full time

    **Role and Responsibilities** Want to join a world-class company and industry leader and be proud to contribute to our projects? Come join our dynamic and innovative team and share your passion with us! **The role we are offering you**: This person will be autonomous, agile, flexible, proactive, and able to anticipate and help organize team workflows. They...


  • Saint-Hubert, Canada CaaLL Full time

    Position Summary The Executive Assistant will act as the right-hand person to our CEO, playing a crucial role in the efficient running of the organization. You will be expected to operate at the highest level of professionalism and confidentiality. This is a position that requires an individual capable of strategic thinking, tactical execution, and deft...


  • Saint-Laurent, Canada Polykar Full time

    Relevant directement de l’adjointe exécutive, l'adjointe administrative agira à titre de premier point de contact pour l’entreprise en accueillant les visiteurs et les employés, en répondant aux appels téléphoniques, en effectuant la distribution de la correspondance et en exécutant diverses tâches administratives. **Rôles et...


  • Saint-Laurent, Canada ALLIANCE NAV INC Full time

    **A little bit about Alliance Nav** Alliance Nav is one of Canada’s leading providers of mission critical navigation and communication equipment to commercial shipping fleets, with a long history of serving sophisticated customers who rely on our people’s technical know-how, deep yet diverse expertise, and longstanding reputation for quality. Thanks to...


  • Saint-Laurent, Canada Junise plastique inc. and Groupe Gilco Inc. Full time

    * Assisting senior management in secretarial and administrative tasks. - Typing, formatting, editing, and modifying reports, documents, or presentations. - Entering data, maintaining databases, and keeping records. We are currently looking for someone who can adapt and learn quickly. We have many companies under the same umbrella from distribution,...


  • Saint-Laurent, Canada Denfer Canada Inc Full time

    ADMINISTRATIVE ASSISTANT - This is a full-time position for a small import-export company. Office location: Pointe Claire, Quebec H3W 1H1 - This position entails: Working with the sales and logistics teams on the following areas: - Database entry and sales support - Purchase Orders and sales invoices - accounts payable and receivable manangement - Logistics...


  • Saint-Laurent, Canada Entretien Belva Inc. Full time

    **Aperçu** Belva est une entreprise de services de conciergerie basée à Montréal qui fournit des services de qualité exceptionnelle adaptés pour créer la meilleure atmosphère pour les entreprises. Nous proposons des solutions de nettoyage commercial complètes personnalisées pour diverses industries, y compris les bureaux, les copropriétés, les...


  • Saint-Laurent, Canada Entretien Belva Inc. Full time

    **Aperçu** Belva est une entreprise de services de conciergerie basée à Montréal qui fournit des services de qualité exceptionnelle adaptés pour créer la meilleure atmosphère pour les entreprises. Nous proposons des solutions de nettoyage commercial complètes personnalisées pour diverses industries, y compris les bureaux, les copropriétés, les...