Administrative Officer

3 weeks ago

Montréal, Canada McGill University Full time

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Résumé du poste:
Relevant directement du directeur de l'administration et des opérations de l'Institut neurologique de Montréal, l'agent administratif est chargé d'assister le directeur dans les opérations administratives et financières quotidiennes de l'unité.

Responsabilités principales:
- Développer et maintenir un calendrier de production principal pour toutes les activités du portefeuille administratif du Neuro pour les finances, les RH, les installations, la TI et l'administration. Travailler avec l'équipe administrative du Neuro pour assurer l'exactitude et la mise à jour des activités au sein de l'administration du Neuro.- Développer et mettre en œuvre des structures, des processus et des systèmes d'archivage.- Tenir le directeur de l'administration et des opérations au courant de toutes les activités et identifier tout problème lié à la prestation des services administratifs.- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de politiques et de nouvelles initiatives qui soutiennent le mandat et l'orientation stratégique du Neuro.- Analyser les problèmes administratifs, déterminer la marche à suivre et fournir des conseils sur la résolution des problèmes.- Gérer toutes les bourses cliniques et de recherche du Neuro en collaboration avec le bureau des finances de l'INM et le CUSM.- Planifier les réunions, les événements spéciaux, y compris la logistique, les invitations, la restauration et tout l'équipement et le matériel nécessaires.- Analyser tous les contrats d'approvisionnement pour le Neuro et faire des recommandations. Tenir un registre détaillé de tous les contrats d'approvisionnement du Neuro et assurer un suivi approprié auprès de tous les intervenants concernés. Identifier les problèmes et fournir des conseils sur les contrats de consultation et les contrats de service du Neuro. Assurer un suivi approprié avec toutes les parties prenantes, y compris les services d'approvisionnement. Agir en tant que contact principal au sein de l'administration pour tous les contrats de conseil et de service.- Participer à la planification budgétaire pour les budgets des projets du Neuro (y compris FCI, JELF et autres) et faire des recommandations pour approbation par le directeur de l'administration. S'assurer que tous les budgets de projet du bureau de gestion de projet sont exacts et à jour avant de les soumettre au directeur de l'administration. Rencontrer les IP et les chercheurs pour s'assurer que les obligations financières sont claires et comprises.- Effectuer les tâches liées à la gestion des fonds de recherche ainsi que toute autre tâche assignée par le directeur, Administration et opérations.- Préparer des rapports financiers pour les dons philanthropiques et s'assurer que les sources de financement sont utilisées.- Se tenir au courant de la politique et des procédures de l'université.- Collaborer avec l'équipe administrative à la planification, la création, la mise en œuvre et l'évaluation des enquêtes. Analyser les résultats des enquêtes et faire des recommandations pour améliorer les services administratifs du Neuro.- Travailler sur des projets spéciaux, en collaboration avec le directeur de l'administration et des opérations.- Fournir un soutien d'appoint au sein de l'équipe de soutien administratif du Neuro.- Effectuer d'autres activités pour soutenir l'équipe de soutien administratif du Neuro.- Planifier, préparer l'ordre du jour et assurer le suivi des points d'action pour les réunions de fonctionnement du Neuro ainsi que pour d'autres réunions.- Rassembler des données pour créer des présentations en collaboration avec le directeur, Administration et opérations.

Autres compétences et/ou aptitudes requises- Excellente connaissance de la comptabilité et de la gestion financière. Une expérience de travail avec des subventions de recherche est un atout.- Expérience de l'exécution de fonctions financières et administratives pour des subventions de recherche.- Capacité démontrée à préparer des rapports financiers professionnels détaillés. De solides compétences en matière de rapports sont requises.-
- Excellentes capacités d'analyse et de résolution de problèmes.- Orienté service, avec d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle et la capacité d'établir rapidement des relations de travail productives.- Solides compétences en gestion de projet requises.- Compétences organisationnelles éprouvées avec une capacité à effectuer plusieurs tâches, à établir des pr

  • Administrative Officer

    1 month ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    **Position Summary**: The Administrative Officer provides efficient and effective administration and support on strategic dossiers in the portfolio of Research and Innovation (R+I) in accordance with the unit’s goals and objectives while ensuring coherence with the University’s research mission. The role of the incumbent is primarily planning,...

  • Administrative Officer

    4 weeks ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: Under the direction of the Director of the School of Religious Studies, the Administrative Officer is responsible for the administrative operations of the School in support of teaching and research. Collaborates with the Director in the identification and development of best...

  • Administrative Officer

    1 month ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: Reporting to the Associate Director, Administration the incumbent is responsible for providing a high-level of organizational, planning and administrative support to the Vice-Principal. In managing the complex schedules and priorities of this stakeholder, the incumbent will...

  • Office Administrator

    4 days ago

    Montréal, Canada Insituform Technologies Ltd. Full time

    Insituform Technologies Limited is looking for an experienced **Office Administrator.** **RESPONSIBILITES** - Provide full administrative support to the Montreal office, supporting the project management team, operations, Safety and Human Resources. - Accurately maintaining and filing all correspondence, documentation and other records. - Create project...

  • Administration Officer

    1 week ago

    Montréal, Canada New Frontiers School Board Full time

    **ADMINISTRATION OFFICER (Complaints Officer)** **SPECIAL PROJECT 20% (June 1 - 30, 2024 with possibility of extension)** **NATURE OF THE WORK**: **SOME CHARACTERISTIC DUTIES**: - The person in the position of administrative officer will take care, amongst other things, of all complaints pursuant to the **_National Student Ombudsman Act _**as the...

  • Office Administrator

    6 days ago

    Montréal, Canada Insituform Technologies Ltd. Full time

    Insituform Technologies Limited is looking for an experienced **Office Administrator.** **RESPONSIBILITES** - Provide full administrative support to the Montreal office, supporting the project management team, operations, Safety and Human Resources. - Accurately maintaining and filing all correspondence, documentation and other records. - Create project...

  • Office Administrator

    7 days ago

    Montréal, Canada Elfaco Holdings Full time

    **Job Summary** As **Business Administrator**, you will bring support to the Financial Controller, the team, and to the owners. You are equally responsible for maintaining a proper line of communication with tenants, suppliers, and delegating property management tasks in a timely manner. **What you’ll do** - Responsible for speaking with tenants and...

  • Office Administrator

    1 week ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. - The Outaouais Campus, a relocated McGill University Faculty of Medicine and Health Sciences, is home to an exceptional community of health professionals, students from all regions of Quebec and employees. who believe in the importance of compassionate, evidence-based care. The first start of...

  • Administrative Officer

    4 weeks ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: Reporting directly to the Director of Administration of the Faculty of Medicine at McGill University's Outaouais Campus, the Administrative Officer is assigned to the Outaouais Campus. He/she addresses the teaching and administrative needs in keeping with the Campus goals and...

  • Office Administrator

    1 week ago

    Montréal, Canada Culture Kizos Full time

    Our team continues to grow and we need you! We are currently looking for an administrative assistant to join our team. We offer a dynamic atmosphere, stimulating challenges and varied administrative tasks! Are you comfortable with the Microsoft Office suite? Are you an organized person, who cares about a job well done, you like to learn and you are open to...

  • Office Administrator

    1 week ago

    Montréal, Canada ME Events Group Full time

    Marcus Evans, founded in 1983, is a global business intelligence and event marketing company, with 46+ offices in 20+ countries. Headquartered in the UK, we are rated in the top 20 UK companies for work/life balance. Working across all industry sectors our Summits, Conferences and Online Events brands deliver innovative high-level content, networking and...

  • Administrative Officer

    7 days ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. This position is situated in the Department of Civil Engineering, Faculty of Engineering. Position Summary: Primary Responsibilities: - Manage the day-to-day operations of the Department of Civil Engineering and implement its strategic plan; - Provide direct administrative support to the...

  • Office Administrator

    3 days ago

    Montréal, Canada Linguarama Madrid Full time

    Marcus Evans, founded in 1983, is a global business intelligence and event marketing company, with 46+ offices in 20+ countries. Headquartered in the UK, we are rated in the top 20 UK companies for work/life balance. Working across all industry sectors our Summits, Conferences and Online Events brands deliver innovative high-level content, networking and...

  • Office Administration Officer

    1 week ago

    Montréal, QC, Canada United Nations Full time

    Job Network : Management and Administration Administration Job Opening Job Opening ID : 232923 Job Network : Management and Administration Job Family : Administration Category and Level : Professional and Higher Categories , P-3 Department/Office : United Nations Environment Programme Date Posted : Apr 29, 2024 The United Nations...

  • Office Administrator

    1 week ago

    montréal, Canada Creative Taxes Inc. Full time

    Office Administrator Proposed Start Date: June 5, 2024 (flexible) Contract length: 12 months - with option to renew into permanent position. Hours: 25 hours a week. Compensation: $22 to $26 depending on experience. Benefits: Health/Dental care plan, Flexible schedule, 2 weeks paid vacation, Hy

  • Office Administrator

    2 weeks ago

    Montréal, Canada Creative Taxes Inc. Full time

    Office AdministratorProposed Start Date: June 5, 2024 (flexible)Contract length: 12 months - with option to renew into permanent position.Hours: 25 hours a week.Compensation: $22 to $26 depending on experience.Benefits: Health/Dental care plan, Flexible schedule, 2 weeks paid vacation, Hybrid work formula, paid office closure during holiday period, casual...

  • Office Administrator

    1 week ago

    montréal, Canada Creative Taxes Inc. Full time

    Office Administrator Proposed Start Date: June 5, 2024 (flexible) Contract length: 12 months - with option to renew into permanent position. Hours: 25 hours a week. Compensation: $22 to $26 depending on experience. Benefits: Health/Dental care plan, Flexible schedule, 2 weeks paid vacation, Hybrid work formula, paid office closure during holiday...

  • Administrative Officer

    4 weeks ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: Reporting to the Dean of the Faculty of Dental Medicine and Oral Health Sciences, the Administrative Officer is responsible for managing the Dean’s office. Participates in the implementation of and promotes the Faculty’s academic, research and strategic goals; responsible...

  • Administrative Officer

    4 weeks ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: Reporting to the Dean of the Faculty of Dental Medicine and Oral Health Sciences, the Administrative Officer is responsible for managing the Dean’s office. Participates in the implementation of and promotes the Faculty’s academic, research and strategic goals; responsible...

  • Administrative Officer

    1 month ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Faculty of Science Position Summary: Reporting to the Director, provide efficient and effective administration to the Computational & Data Systems Initiative (CDSI), Faculty of Science in support of research and administration, in accordance with the CDSI’s goals and objectives, while...