Adjoint.e Administratif.ve

3 weeks ago


Montréal, Canada Centraide of Greater Montreal Full time

Groupe Bureau - Poste temporaire - remplacement 6 mois

Chez Centraide du Grand Montréal, les valeurs d’entraide et de solidarité sont une réalité qui se vit quotidiennement. En vous engageant au sein de cette organisation, vous choisissez de plonger dans un environnement riche et stimulant qui valorise l’esprit de communauté auprès d’une équipe animée par des valeurs d’engagement, d’ouverture, de collaboration et d’audace.

Dans un contexte de conciliation travail et vie personnelle/famille, nous offrons:
un mode de travail hybride (présentiel et télétravail)
un horaire flexible de 35 heures
un horaire réduit pour l’été.

Nous sommes à la recherche d’un.e Adjoint.e administratif.ve qui relèvera de la Vice-présidence du Développement philanthropique. La personne en poste assume l’ensemble des tâches de secrétariat pour le Développement philanthropique. Elle établit et maintient des relations régulières avec les bureaux des coprésidents de campagne, avec les bénévoles du Cabinet et avec d’autres comités auxquels participe la vice-présidente. Exécute différentes tâches administratives et assure le suivi de certains dossiers spécifiques.

Tâches et responsabilités principales

Soutien à la direction

Tient à jour l’agenda de la vice-présidente, fixe et confirme les rendez-vous et/ou réunions, lui rappelle ses obligations et échéanciers et prépare les dossiers liés à ces rencontres; organise les déplacements et fait les réservations nécessaires.
Effectue le travail général de secrétariat pour le Développement philanthropique; compose des lettres et assure une mise en page convenable des documents.
Assiste la vice-présidente dans ses relations internes et externes à l’organisation; donne de l’information, conçoit et rédige des communiqués d’information; effectue certaines traductions au besoin.
Prend connaissance des différents types de correspondance, répond à la correspondance de routine, rédige les lettres courantes, achemine la documentation, assure le classement et tient à jour les dossiers.

Administration en appui au service

Convoque, prépare et assiste aux réunions du Cabinet de campagne; prépare l’ordre du jour et prend les dispositions nécessaires pour l’organisation de ces réunions; recueille les informations, compile et prépare les documents de travail qui y seront présentés; assure le suivi de ces réunions.
Offre un soutien logistique lors des réunions et événements, incluant l’accueil des visiteurs; voit à la préparation et à la mise en place physique et technique des locaux.
Assure la cueillette, la compilation, la transmission et la mise à jour de diverses informations concernant les activités du service.
Reçoit les courriels adressés au service puis coordonne la circulation des renseignements au sein de l’équipe concernée.
Reçoit et achemine les factures au Service de la comptabilité et finances. S’assure de l’imputabilité au bon poste budgétaire.
Reçoit et achemine les feuilles d’absence et de vacances de tous les membres du service et en assure le suivi.

**Produit sur demande différents travaux pour le service**: liste des employés, organigrammes, statistiques, heures supplémentaires, politiques, etc.
Compétences requises

**Scolarité**:
Diplôme d’études collégiales en technique de bureau ou l’équivalent.

**Expérience**:
Trois (3) ans dans un travail de même niveau

**Autres**:
Excellente connaissance de la langue française
Bonne connaissance de la langue anglaise
Très bonne connaissance de la suite Office 365 (Teams, Sharepoint, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)
Grande habileté à planifier et à organiser le travail
Attentionné.e, avec le souci du travail bien fait dans le respect des échéanciers
Attitude proactive, fait preuve d’initiative et de leadership autant dans ses relations qu’en regard des mandats qui lui sont confiés
Capacité de travailler en équipe, dans l’entraide et avec une attitude favorisant le plaisir au travail
Capacité de communiquer avec tact, bienveillance et courtoisie
Fait preuve de discrétion et d’éthique professionnelle
Capacité à s’adapter au changement.

Accueillir la diversité pour un milieu de travail à l’image du Grand Montréal



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  • Montréal, Canada Centre Canin De la main à la patte Full time

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  • Montréal, Canada Optimum Groupe financier Full time

    **Description du poste** L’Adjoint (e) administratif (ve) est responsable d’assurer le bon fonctionnement du bureau, qui compte environ 95 employés. Les tâches sont variées, allant d’assurer l’organisation et la propreté générale des locaux, de réviser des textes pour des rencontres corporatives (ex. : Conseils d’administration),...


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  • Adjoint Administratif

    4 weeks ago


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