Executive Assistant/Office Manager

We are looking for a highly organized and proactive Executive Assistant / Office Manager to join our team at VA Capital, a leading commercial mortgage firm in Montreal. This role reports directly to our president and founder. The selected candidate will be critical to assisting our executive team and ensuring the smooth operation of our office. The ideal candidate has 3 to 5 years in a similar position, demonstrates autonomy and proactiveness in a fast paced and start-up environment. We are located 321 De La Commune Street West, Montreal, QC. This role requires a full-time presence at the VA Capital office.

About VA Capital:

Founded by Jeffrey Soliman, VA Capital is one of the fastest-growing commercial mortgage brokerage firms in Montreal. VA Capital specializes in CMHC-insured and conventional loans across every asset class. Our goal is to redefine the art of commercial real estate lending by building lasting loyal relationships with professionals in the industry. Through our hard work and passion, we stand behind our “Value-Add” approach by going the extra mile and delivering unprecedented results.

VA Capital is an equal-opportunity employer that is committed to inclusion and diversity. We take affirmative action to ensure equal opportunity for all applicants without regard to race, colour, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, or other legally protected characteristics.

We are committed to working with and providing reasonable accommodation to applicants with physical and mental disabilities. If you require accommodation, please let our team know as soon as possible.

VA Capital is proud to be a certified Benefit Corporation, meeting the highest verified standards in social and environmental impact. Learn more about B Corp here. 

Responsibilities:

Executive Support:

• Extensive Calendar management skills
• Coordinating travel arrangements
• Handling sensitive and confidential communications/documentation
• Responsible for personal day to day tasks
• Making daily operating payments and monitoring banking activity in collaboration with the controller
• Preparing presentations, annexes and materials for Board of Directors and Impact Board meetings (quarterly) 

Office Operations:

• Procurement of office supplies
• Office layout and space planning
• Driving team culture and planning team activities
• Maintaining 3rd party relationships through high-end communication skills and channels
• Marketing and communications (in support of the Marketing Director)
• Manage office budgets, expense reports and invoicing.
• Support the Underwriting team by maintaining CRM contacts as well as other daily administrative tasks
• Build & document processes and standards to support the growth of operations

Required Skills and Qualifications:

• 3-5 years of proven experience in a similar role, ideally within a fast-paced, dynamic environment.
• Exceptional organizational and time-management skills, with a proven ability to prioritize and handle multiple tasks simultaneously.
• Strong communication skills, both written and verbal, with an ability to interact effectively with all levels of staff and external third parties. The candidate is fluent in both English and French.
• High level of discretion and professionalism in handling confidential information.
• Proficiency in office software, including MS Office (Word, Excel, PowerPoint), and experience with or the ability to quickly learn project management and HR software.
• A proactive, problem-solving mindset, with a focus on efficiency and continuous improvement.
• A collaborative team player with a positive attitude and strong interpersonal skills.
• Knowledge in Real Estate and commercial Real Estate Mortgage is a plus.

How to apply

Send a cover letter and resume to Hung Nguyen Le (hnguyen@vacapital.ca) by November 30th, 2024 at 5pm ET. The interview process will consist of three stages, each for a duration of half an hour and will include a practical component for the third and final interview (more details will be provided for candidates successfully moving to the third interview). Usual background checks for selected candidate.

FRENCH VERSION BELOW

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction / gestionnaire de bureau hautement organisé(e) et proactif(ve) pour se joindre à notre équipe chez VA Capital, une société de prêts hypothécaires commerciaux de premier plan à Montréal. Ce poste relève directement de notre président et fondateur. La personne choisie aura un rôle essentiel à jouer pour aider notre équipe de direction et assurer le bon fonctionnement de notre bureau. Le candidat idéal a 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire, fait preuve d'autonomie et de proactivité dans un environnement en pleine effervescence et en démarrage. Nous sommes situés au 321, rue de la Commune Ouest, Montréal, QC. Ce poste requiert une présence à temps plein au bureau de VA Capital.

À propos de VA Capital :

Fondée par Jeffrey Soliman, VA Capital est l'une des sociétés de courtage en hypothèques commerciales qui connaît la plus forte croissance à Montréal. VA Capital se spécialise dans les prêts conventionnels et assurés par la SCHL dans toutes les catégories d'actifs. Notre objectif est de redéfinir l'art du prêt immobilier commercial en établissant des relations durables et loyales avec les professionnels de l'industrie. Grâce à notre travail acharné et à notre passion, nous soutenons notre approche de « valeur ajoutée » en faisant un effort supplémentaire et en obtenant des résultats sans précédent.

VA Capital est un employeur qui respecte l'égalité des chances et qui s'engage en faveur de l'inclusion et de la diversité. Nous prenons des mesures positives pour garantir l'égalité des chances à tous les candidats, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'origine nationale, de handicap ou d'autres caractéristiques protégées par la loi.

Nous nous engageons à travailler avec les candidats souffrant d'un handicap physique ou mental et à leur proposer des aménagements raisonnables. Si vous avez besoin d'un aménagement, veuillez en informer notre équipe dès que possible.

VA Capital est fière d'être une Benefit Corporation certifiée, répondant aux normes vérifiées les plus élevées en matière d'impact social et environnemental. Pour en savoir plus sur B Corp, cliquez ici. 

Responsabilités :

Soutien exécutif :

• Compétences étendues en matière de gestion de calendrier.
• Coordination des préparatifs de voyage
• Traitement des communications/documents sensibles et confidentiels.
• Responsabilité des tâches personnelles quotidiennes
• Effectuer les paiements opérationnels quotidiens et suivre l'activité bancaire en collaboration avec le contrôleur.
• Préparer des présentations, des annexes et des documents pour les réunions du conseil d'administration et du conseil d'impact (tous les trimestres).

Opérations de bureau :

• Approvisionnement en fournitures de bureau.
• Aménagement du bureau et planification de l'espace.
• Conduite de la culture d'équipe et planification des activités de l'équipe.
• Maintien des relations avec les tiers grâce à des compétences et des canaux de communication haut de gamme.
• Marketing et communications (en soutien au directeur du marketing).
• Gérer les budgets du bureau, les notes de frais et la facturation.
• Soutenir l'équipe de souscription en maintenant les contacts CRM ainsi que d'autres tâches administratives quotidiennes.
• Construire & documenter les processus et les normes pour soutenir la croissance des opérations.

Compétences et qualifications requises :

• 3 à 5 ans d'expérience avérée dans un rôle similaire, idéalement au sein d'un environnement rapide et dynamique.
• Des compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de gestion du temps, avec une capacité avérée à établir des priorités et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• De solides compétences en communication, à la fois écrites et verbales, avec une capacité à interagir efficacement avec tous les niveaux du personnel et des tiers externes. Le candidat parle couramment l'anglais et le français.
• Haut niveau de discrétion et de professionnalisme dans le traitement des informations confidentielles.
• Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment MS Office (Word, Excel, PowerPoint), et expérience ou capacité à apprendre rapidement les logiciels de gestion de projet et de RH.
• Un état d'esprit proactif et axé sur la résolution de problèmes, avec un souci d'efficacité et d'amélioration continue.
• Un joueur d'équipe collaboratif avec une attitude positive et de solides compétences interpersonnelles.
• Des connaissances en matière d'immobilier et d'hypothèque immobilière commerciale sont un plus.

Comment postuler

Envoyez une lettre de motivation et un CV à Hung Nguyen Le (hnguyen@vacapital.ca) avant le 30 november 2024 à 17h ET. Le processus d'entretien se déroulera en trois étapes, d'une durée d'une demi-heure chacune, et comprendra un volet pratique pour le troisième et dernier entretien (plus de détails seront fournis pour les candidats passant avec succès au troisième entretien). Vérifications habituelles des antécédents du candidat sélectionné.