MCASPHALT | Employee Experience Coordinator

Subsidiary: McAsphalt Industries Limited
Status: Maternity Leave Coverage – (Term 20 months)
Expected Start Date: As soon as possible
Location: Head Office: 8800 Sheppard Avenue East, Scarborough, ON M1B 5R4
Reporting to: Human Resources Director

McAsphalt is the industry leader in Canada specializing in asphalt products and services. Founded in 1970 by Leo McArthur and John Carrick, the company has since grown to over 500 employees spanning 26 terminals across Canada. McAsphalt offers a wide range of asphalt products, including emulsions, cutbacks, polymer-modified, performance-graded and roofing, and specialized transportation of those products by rail, land and water. Additionally, McAsphalt provides comprehensive services and technology solutions, encompassing paving, testing, research and development, engineering, and consulting.

Reporting directly to the Human Resources Director, the Employee Experience Coordinator is responsible for enhancing the employee lifecycle, improving the overall employee experience, maintaining HRIS data accuracy, and supporting various HR projects. This role also involves translating materials between English and French and ensuring clear communication in both languages.

• Collaborate with HRBPs to create, manage, and update policies, ensuring they align with our procedures and provincial and federal legal requirements through annual reviews and necessary changes.
• Participate actively in the Employee Engagement Committee and collaborate with team members to plan events and activities that promote a positive workplace culture.
• Implement enhancements to streamline processes and improve user experience.
• Collaborate with multiple departments to create comprehensive materials and checklists for managing each stage of the employee lifecycle, ensuring a smooth and organized experience for all.
• Provide guidance supports to the HRBPs and Facility Managers to enhance the employee experience.
• Serves as the first point of contact for HRBPs inquiries about workplace policies, recruitment procedures, and culture.
• Oversee the entire process of ordering and tracking welcome packages for new hires, ensuring that all items are selected to satisfy recruitment best practices.
• Coordinate cross-functional initiatives to improve HR processes and enhance employee experience and engagement.
• Identify opportunities for process improvements within HR functions and propose solutions.
• Assist in various HR projects as assigned by HRD, providing support and contributing ideas to enhance project outcomes.
• Translate HR documents, communications, and materials from English to French accurately and efficiently.
• Draft and distribute communication emails for various HR-related announcements, including office closures, departures, retirements, promotions, and general HR communications.
• Ensure that all communications are clear, professional, and timely.
• Analyze employee feedback and data (e.g. Employment surveys) to identify trends and opportunities for organizational improvements.
• Respond to ad hoc requests for HR data and reports from management and stakeholders while maintaining data confidentiality.
• Maintain HRIS data accuracy and integrity by ensuring that employee records are up to date and collaborating with team members to correct discrepancies.
• Serves as the first point of contact for all inquiries and issues related to the transition of HR data in payroll software systems, specifically during the integration and implementation of JDE/ADP.
• Regularly audit data entries in HRIS to ensure accuracy and consistency.
• Providing support to the HR team at Colas Canada by collaborating closely during the testing phases and input stages of the HR improvement system projects.
• Provide coverage and support for the HR Assistant during their absence, ensuring continuity of HR operations with special focus through the high season. 

• Post-secondary education in a related discipline. Preference given to a focus on human Resources, Administration, or Business Management.
  • An equivalent combination of education and demonstrated related work experience may be considered.
• Minimum of 2-3 years of experience in Human Resources Analyst or Administration role
• Bilingualism Required: Advance proficiency in reading, writing, and speaking in both English and French, along with previous work experience in a role that required bilingual communication.
• Capability to accurately translate documents, reports and communications between English and French.
• Skilled in adapting messages to suit different audiences, fostering an environment of open dialogue and collaboration.
• Strong understanding of HR roles and cross-functions, with the ability to support various elements of the team.
• A self-starter, highly organized, with a results-oriented attitude.
• Good interpersonal and coaching skills, along with excellent organizational abilities.
• Strong knowledge of HRIS system, office management systems and procedures. 
• Skilled in the Microsoft Office suite, including Excel, Word, and PowerPoint.
• Comfortable in communicating changes, procedures, and directions, ensuring clarity and understanding for all team members. 
• Effectively manages and prioritizes multiple projects under competing deadlines, in cross functional environment.
• Ability to build strong stakeholder relationships through effective verbal and written communication, active listening, and persuasion and influence skills.

SAFETY is not a priority, it's a VALUE at McAsphalt. Priorities can change by the minute; our values are set in stone All of our employees are living the Goal Zero when it comes to safety.  Not only do we provide you with the right PPE, we train you on all aspects of your job so you go home safe EVERYDAY We have a full suite of health and dental BENEFITS and we match 100% of your contribution to your PENSION We are present coast-to-coast in Canada and are part of the Colas Company family worldwide.  We have exponential growth OPPORTUNITIES – just tell us where you want to go. We SUPPORT our employees and their families, in good and bad times, with our Employee Family Assistance Program.  Accessible 24/7  Free and confidential – counselling for mental health, financial support, legal consultation, and more. We love to have FUN at work and work together to get the job done.

www.mcasphalt.com

At McAsphalt we work together to build a diverse, equitable, and inclusive culture that encourages, supports, and celebrates the voices of our employees.

Interested candidates are asked to apply immediately by responding directly to this job posting by sending a copy of your resume and cover letter for this position.

We thank all applicants for their interest, however, only those applicants selected for interviews will be contacted.

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Filliale: Les industries McAsphalt Ltée.
Statut: Couverture de congé de maternité – (contrat de 20 mois)
Date de début: Dès que possible
Emplacement: Siège social: 8800 Sheppard Avenue East, Scarborough, ON M1B 5R4
Relève de: Directrice des ressources humaines

McAsphalt est le leader de l'industrie au Canada spécialisée dans les produits et services liés à l'asphalte. Fondée en 1970 par Leo McArthur et John Carrick, l'entreprise compte depuis lors plus de 500 employés répartis dans 26 terminaux à travers le Canada. McAsphalt propose une large gamme de produits bitumineux, notamment des émulsions, des coupes, des produits modifiés aux polymères, des produits de rendement et des produits de toiture, ainsi que le transport spécialisé de ces produits par rail, terre et eau. De plus, McAsphalt fournit des services complets et des solutions technologiques, englobant le pavage, les essais, la recherche et le développement, l'ingénierie et le conseil.

Relevant directement de la directrice des ressources humaines, le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'expérience employé est responsable d'améliorer le cycle de vie des employés, d'optimiser leur expérience globale, de maintenir l'exactitude des données du SIRH et de soutenir divers projets RH. Ce rôle comprend également la traduction de documents entre l'anglais et le français, ainsi que l'assurance d'une communication claire dans les deux langues.

• Collaborer avec les PARHs pour élaborer, gérer et mettre à jour les politiques, en veillant à leur conformité avec nos procédures ainsi qu'aux exigences légales provinciales et fédérales par le biais d'examens annuels et des changements nécessaires.
• Participer activement au comité d'engagement des employés et travailler avec les membres de l'équipe pour planifier des événements et des activités qui favorisent une culture de travail positive.
• Mettre en œuvre des améliorations visant à rationaliser les processus et à améliorer l'expérience utilisateur.
• Collaborer avec différents départements pour élaborer des documents et des listes de contrôle complètes pour la gestion de chaque étape du cycle de vie des employés, assurant ainsi une expérience fluide et organisée pour tous.
• Fournir des conseils et un support aux PARHs et aux directeurs d’usines pour améliorer l'expérience des employés.
• Agir en tant que premier point de contact pour les demandes de renseignements des PARHs concernant les politiques, les procédures de recrutement et la culture du lieu de travail.
• Superviser l'ensemble du processus de commande et de suivi des trousses de bienvenue pour les nouveaux employés, en veillant à ce que tous les articles soient choisis selon les meilleures pratiques de recrutement.
• Coordonner des initiatives interfonctionnelles pour améliorer les processus RH et renforcer l'expérience ainsi que l'engagement des employés.
• Identifier les occasions d'amélioration des processus au sein des fonctions RH et proposer des solutions adaptées.
• Participer à divers projets RH assignés par la directrice des ressources humaines, en fournissant un soutien et en proposant des idées pour optimiser les résultats du projet.
• Traduire avec précision et efficacité les documents, communications et supports RH de l'anglais vers le français.
• Rédiger et distribuer des courriels de communication pour diverses annonces liées aux RH, y compris les fermetures de bureaux, les départs, les départs à la retraite, les promotions et d'autres communications RH.
• S'assurer que toutes les communications sont claires, professionnelles et envoyées en temps opportun.
• Analyser les commentaires et les données des employés (par exemple, les résultats de sondage) afin d'identifier les tendances et les occasions d'amélioration organisationnelle.
• Répondre aux demandes de dernière minute concernant les données et les rapports RH émanant de la direction et des parties prenantes, tout en préservant la confidentialité des informations.
• Maintenir l'exactitude et l'intégrité des données du SIRH en veillant à ce que les dossiers des employés soient à jour et en collaborant avec les membres de l'équipe pour corriger les erreurs.
• Sert de premier point de contact pour toutes les demandes et problèmes liés à la transition des données RH dans les systèmes de paie, en particulier lors de l'intégration et de la mise en œuvre de JDE et ADP.
• Vérifier régulièrement les saisies de données dans le SIRH pour garantir leur exactitude et leur cohérence.
• Apporter un soutien à l'équipe RH de Colas Canada en travaillant en étroite collaboration durant les phases de test et les différentes étapes des projets d'amélioration du système RH.
• Assurer la couverture et le soutien de l'assistante RH durant son absence en accordant une attention particulière pendant la haute saison afin d’assurer la continuité des opérations RH.

• Diplôme postsecondaire dans une discipline connexe. Préférence pour une spécialisation en ressources humaines, administration ou gestion d'entreprise.
  • Une combinaison équivalente d'études et d'expérience professionnelle pertinente pourra également être prise en compte.
• Au moins 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle d'analyste en ressources humaines ou d'administration.
• Bilinguisme requis : maîtrise avancée de la lecture, de l'écriture et de la communication orale en anglais et en français, ainsi qu'une expérience antérieure dans un poste nécessitant des compétences en communication bilingue.
• Capacité à traduire avec précision des documents, des rapports et des communications entre l'anglais et le français.
• Compétences pour adapter les messages à différents publics, favorisant un environnement de dialogue ouvert et de collaboration.
• Solide compréhension des rôles et fonctions des RH, avec la capacité de soutenir divers aspects de l'équipe.
• Autonomie, excellente organisation et orientation vers les résultats.
• Bonnes compétences interpersonnelles et de coaching, ainsi qu'une grande capacité d'organisation.
• Bonne connaissance des systèmes SIRH ainsi que des procédures de gestion de bureau.
• Compétences dans la suite Microsoft Office, y compris Excel, Word et PowerPoint.
• À l'aise pour communiquer les changements, les procédures et les directives, garantissant clarté et compréhension pour tous les membres de l'équipe.
• Capacité à gérer et hiérarchiser efficacement plusieurs projets avec des échéances concurrentes dans un environnement interfonctionnel.
• Aptitude à établir de solides relations avec les parties prenantes grâce à une communication verbale et écrite efficace, une écoute active, ainsi qu'à des compétences en persuasion et en influence.

La SÉCURITÉ n'est pas une priorité, c'est une VALEUR chez McAsphalt. Les priorités peuvent changer de minute en minute, mais nos valeurs demeurent inébranlables Tous nos employés incarnent l'Objectif Zéro en ce qui concerne la sécurité. En plus de vous fournir l'équipement de protection adéquat, nous vous offrons une formation complète sur tous les aspects de votre travail afin que vous rentriez chez vous en toute sécurité CHAQUE JOUR  Nous proposons une gamme complète d'AVANTAGES SOCIAUX en matière de santé et de soins dentaires et nous égalisons 100% contribution à votre PENSION. Avec une portée nationale d'un océan à l'autre au Canada et en tant que membre de la famille mondiale Colas, les OPPORTUNITÉS professionnelles sont infinies. Nous SOUTENONS nos employés et leurs familles, dans les bons comme dans les mauvais moments, grâce à notre programme d'aide aux employés et aux familles. Accessible 24h/24 et 7j/7 Gratuit et confidentiel – conseils en santé mentale, soutien financier, consultation juridique, et plus encore. Nous aimons nous AMUSER au travail et nous travaillons en équipe pour atteindre nos objectifs.

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Chez McAsphalt, nous travaillons ensemble à la création d'une culture diversifiée, équitable et inclusive qui encourage, soutient et célèbre les voix de nos employés.

Les personnes intéressées sont invitées à postuler immédiatement en répondant directement à cette offre d'emploi et en envoyant une copie de leur CV et une lettre de motivation pour ce poste.

Nous remercions tous les candidat(e)s pour leur intérêt, cependant, seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s pour des entretiens seront contacté(e)s.