Adjoint ou Une Adjointe de Direction

3 weeks ago


Quebec City, Canada Ordre des infirmières et infirmiers du Québec Full time

Direction, Affaires juridiques

No d’affichage : 24-S-01
Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein
Échelle salariale : 53 411,91 $ à 63 776,38 $
Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4

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26 janv. 2024

**Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec**:
L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité. Il compte plus de 83 000 membres et quelque 16 000 personnes dans un parcours d’admission à la profession. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.

Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

**Les avantages de travailler à l’Ordre**:

- de la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
- de la collaboration et du partage;
- des avantages sociaux qui se démarquent;
- des défis de taille;
- du développement professionnel;
- de la responsabilisation.

**Des défis motivants**:
À la Direction, Affaires juridiques, vous aurez à soutenir administrativement les activités de la Direction par l’utilisation des notions de bureautique dédiées entre autres à la communication, à la production et à la gestion de documents, ainsi qu’à la logistique de rencontres et d’événements. Vous êtes responsable de l’ensemble des activités directement liées au secrétariat et aux processus administratifs et légaux de la Direction en appliquant des techniques propres à ces activités.

***Vous assurez la gestion des communications par**:

- Microsoft Teams : vous prenez connaissance des échanges et en assurez le suivi et le traitement au besoin.
- Téléphone : vous répondez aux appels, prenez les messages, communiquez les informations relevant de votre compétence, filtrez les appels et acheminez les appels à la bonne personne.
- Courrier électronique : vous prenez connaissance de tous les courriels (les vôtres et ceux de la directrice), répondez à certaines demandes relevant de votre compétence et acheminez les autres demandes ou messages à la bonne personne; vous les classez à l’endroit approprié et en assurez un suivi rigoureux.
- Courrier régulier : vous dépouillez le courrier, répondez à certaines missives relevant de votre compétence et distribuez les autres à la bonne personne.

**Vous effectuez la gestion des agendas**:

- De la directrice : vous prenez, déplacez et confirmez des rendez-vous, réunions, conférences et audiences, et assurez le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours.
- De la Direction : vous établissez les itinéraires de voyages d’affaires et faites les réservations de locomotion, d’hébergement et de restauration, et assurez le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours.

**Vous assurez la gestion des dossiers**:

- Vous participez à la préparation, à la réalisation et au suivi des dossiers. Vous recevez, présentez et acheminez toutes les requêtes après consultation auprès de la directrice.
- Vous assurez le suivi et le respect des échéanciers.

**Vous assumez la logistique des activités de secrétariat et de soutien administratif de la Direction**:

- Vous organisez l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes et externes, y compris les rencontres pour différents comités (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservations de salles et d’équipements pertinents et autres selon les besoins).
- Vous préparez les dossiers qui seront entendus au Conseil d’administration et les acheminez à l’adjointe de réunions (photocopies, PDF, etc.).
- Vous assurez le suivi des dossiers entendus au Conseil d’administration (préparation de lettres, PDF des résolutions, classement à l’endroit approprié).
- Vous assistez aux réunions, au besoin.
- Vous préparez la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation ou autre.
- Vous effectuez la correction d’épreuves en vérifiant la conformité et l’exactitude des documents (orthographe, syntaxe et normes de rédaction propres à l’OIIQ).
- À la demande de la directrice, vous assumez la gestion administrative liée à l



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