Secrétaire de Vice-recteurs Adjoints

2 weeks ago


Quebec City, Canada Université Laval Full time

Rôle principal
Le rôle principal est d’assurer la responsabilité des tâches de secrétariat du vice-recteur adjoint à l’internationalisation et à la valorisation de la recherche, de la création et de l’innovation ainsi qu’au vice-recteur adjoint à l'exécutif et à l'administration.
Attributions caractéristiques
1. Assister les vice-recteurs adjoints dans la gestion courante des dossiers tant à l'interne qu'à l'externe. Assurer le traitement des priorités et faire le suivi des dossiers en attente.
2. Gérer les différentes rencontres quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles, auxquelles participent les vice-recteurs adjoints. Effectuer les convocations, les réservations de salles et assurer les confirmations. Assurer de la préparation, la disponibilité du matériel et la documentation requise dans les circonstances
3. Organiser et coordonner les déplacements des vice-recteurs adjoints (réservation de chambres d'hôtel, billet de transport, préparation des dossiers) pour les déplacements au Québec, au Canada et à l’étranger. Préparer un itinéraire détaillé.
4. Répondre quotidiennement aux demandes d'information générales adressées aux vice-recteurs adjoints en tenant compte des nombreuses échéances. Gérer le courrier et les courriels et acheminer aux unités concernées s'il y a lieu.
5. Rechercher les informations nécessaires pour les divers dossiers, rassembler des renseignements, documenter des dossiers afin de faciliter la prise de décision par les vice-recteurs adjoints.
6. Composer et rédiger des documents en français et en anglais, apporter des corrections, assurer la mise en forme, etc.
7. Réviser la correspondance et les documents préparés par les collaborateurs qui doivent être approuvés par les vice-recteurs adjoints.
8. Préparer et faire le suivi des dossiers des vice-recteurs adjoints pour présentation au Conseil d'Administration, au Conseil Universitaire, au Comité exécutif, au Comité de direction ou autres rencontres Assurer le suivi des résolutions s’il y a lieu.
9. Filtrer les appels téléphoniques, fournir les informations demandées et au besoin faire suivre aux membres du personnel concernés les demandes spécifiques.
10. Assurer la responsabilité du classement électronique des documents.
11. Faire les demandes d’avances, les rapports de dépenses, la gestion des factures et les demandes de paiements nécessaires.
12. Assurer un soutien administratif, dans des dossiers spécifiques, à différents membres du personnel des vice-rectorats concernés.
13. Travailler en collaboration étroite avec les autres secrétaires des vice-rectorats et du rectorat en leur absence, avec l’accord des vice-recteurs adjoints (Répondre aux besoins urgents, assurer certains suivis, lorsque nécessaire, en cas d’absences).
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises Scolarité: D.E.C. en technique de bureautique ou l'équivalent

**Expérience**: Cinq (5) années d'expérience pertinente

**Logiciels**: Word, Excel, Powerpoint, Outlook, des logiciels administratifs de l’Université Laval (Explo, PeopleSoft) et des solutions logicielles de visioconférence (Teams, Zoom et Webex)

**Autres**: Une très bonne connaissance de l'anglais est exigée
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.



  • Quebec City, Canada Université du Québec (siège social) Full time

    ADJOINT OU ADJOINTE AU VICE-PRÉSIDENT À L’ADMINISTRATION | CONCOURS 22-23/37 Vice-présidence à l’administration **Emploi cadre - Contrat jusqu’au 28 février 2025** **26 janvier 2023** **SOMMAIRE DE LA FONCTION** La personne occupant cet emploi se rapporte directement au vice-président à l’administration. Elle conseille et appuie le vice -...


  • Quebec City, Canada Parodontie Implantologie Lebourgneuf Inc Full time

    **Description de l'entreprise** Clinique dentaire spécialisée exclusivement en **parodontie et implantologie dentaire** **Description du poste** **ADJOINTE ADMINISTRATIVE - POSTE PERMANENT, DE JOUR, DISPONIBLE DÈS MAINTENANT** **_**_ - *_* - **L’équipe de la clinique de Parodontie Implantologie Lebourgneuf s’agrandit!**_ **QUI SOMMES NOUS?** -...


  • Quebec City, Canada Promutuel Full time

    **Être au cœur de ce que vous faites le mieux** En plus d’offrir des défis stimulants, nous vous offrons de libérer votre véritable potentiel tout en évoluant dans un milieu de travail dynamique et authentique, où règne un esprit d’équipe hors du commun. Nous nous distinguons par notre approche humaine, autant à l’égard de notre personnel...


  • Quebec City, Canada Ordre des infirmières et infirmiers du Québec Full time

    Secrétaire et Direction, Affaires institutionnelles No d’affichage : 24-G-03 Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4 | 14 mars 2024 **Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec**: L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand...

  • Super-secrétaire

    4 weeks ago


    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    La personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d’experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires: - Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans les périodes de pointes; - Former les secrétaires des...

  • Secrétaire

    4 weeks ago


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    **Horaire de travail vraiment intéressant et très belle ambiance ainsi qu'une excellente opportunité de développement.** Le centre d'obstétrique et gynécologie de la cité de Charlesbourg est à la recherche d'un(e) secrétaire à temps complet. Joignez-vous à une équipe dynamique dans une entreprise qui a à cœur le bien-être de ses employés et...


  • Quebec City, Canada Université Laval Full time

    Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, des tâches de secrétariat afin de participer au suivi des processus relatifs aux études et à l'administration de son secteur. Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas...


  • Quebec City, Canada Université Laval Full time

    Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative. Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments...


  • Quebec City, Canada Médi-Clinique de la capitale Full time

    **Poste de secrétaire** Horaire de travail du lundi au vendredi et excellentes opportunités d'avancement. La Médi-Clinique de la capitale est à la recherche d'un(e) secrétaire à temps complet. Joignez-vous à une équipe dynamique dans une entreprise qui a à cœur le bien-être de ses employés et dans laquelle vous pourrez mettre à profit vos...


  • Quebec City, Canada Groupe Santé Expert Full time

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  • Quebec City, Canada Garderie École d'Éveil Chauveau Full time

    Travail de bureau - Saisie des données - Les autres tâches seront à déterminer selon les connaissances et le salaire aussi. - Le poste est commis de bureau, secrétaire comptable ou même adjointe administrative. - Le lieu de travail est sur la rive nord à Val Bélair et/ou sur la rive sud à St-Nicolas. Type d'emploi : Temps plein Salaire : 20,57$ à...

  • Secrétaire Médicale

    4 weeks ago


    Quebec City, Canada Clinique de santé M Full time

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  • Adjoint de Direction

    4 weeks ago


    Quebec City, Canada L'Unique Assurances générales Full time

    Rejoignez notre équipe dynamique à l'Unique assurance générales et Unica Insurance. Dans ce rôle, l'adjoint(e) de direction assure un soutien technique dans l’exécution des travaux à caractère administratif. **Vous vous démarquez par votre sens de l'initiative, d’organisation, de discrétion et de communication?** **Venez mettre vos talents à...


  • Quebec City, Canada L'Atelier Avant-Garde Full time

    **Réceptionniste / Adjointe administrative** **Québec - Poste temps plein - Présentiel** - Atelier Avant Garde, est une entreprise familiale offrant une gamme de services complète en architecture, design et construction résidentielle depuis plus de 40 ans._ - Entreprise où l'ambiance de travail est conviviale, réunissant une équipe passionnée et...


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  • Quebec City, Canada Université du Québec en Outaouais (UQO) Full time

    **Doyenne ou doyen des études**: **Université du Québec en Outaouais (UQO)**: **Location: Quebec** **Date posted: 2023-07-20** **Advertised until: 2023-09-18** **UNITÉ ADMINISTRATIVE** : Décanat des études **STATUT**: Cadre, emploi régulier **DATE D’ENTRÉE EN FONCTION** : Selon entente **_ L’Université du Québec en Outaouais souscrit au...


  • Quebec City, Canada Garderie École d'Éveil Chauveau Full time

    Travail de bureau - Saisie des données - Les autres tâches seront à déterminer selon les connaissances et le salaire aussi. - Le poste est commis de bureau, secrétaire comptable ou même adjointe administrative. - Lorsqu'il y a moins de travail dans le bureau, vous pouvez compléter les heures en remplaçant dans différents groupes. (ce qui peut être...


  • Quebec City, Canada Garderie École d'Éveil Chauveau Full time

    Travail de bureau - Saisie des données - Les autres tâches seront à déterminer selon les connaissances et le salaire aussi. - Le poste est commis de bureau, secrétaire comptable ou même adjointe administrative. - Le lieu de travail est sur la rive nord à Val Bélair et/ou sur la rive sud à St-Nicolas. (90% à Val-Bélair). - Vous devez pouvoir...


  • Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Premières-Seigneuries Full time

    Statut :                              Remplacements à temps partiel ou temps plein durant l’année scolaire 2023-2024Lieu de travail :                   Écoles primaires, secondaires et spécialisées et centres administratifsEntrée en fonction :          Selon vos disponibilitésVotre rôleVous devrez...