Assistant Property Manager

Job Title

Assistant Property Manager / Gestionnaire Immobilier Adjoint

Job Description Summary

The Assistant Property Manager is responsible for assisting in all areas defined as part of the job description, as well as performing property administrator job duties if there is no property administrator role on the team. The Assistant Property Manager will ensure a high level of professionalism and foster positive relationships with tenants and clients.

Le gestionnaire immobilier adjoint est chargé d'aider dans tous les domaines définis dans le cadre de la description de poste, ainsi que d'effectuer les tâches d'administrateur immobilier s'il n'y a pas de rôle d'administrateur immobilier dans l'équipe. Le gestionnaire immobilier adjoint assurera un haut niveau de professionnalisme et favorisera des relations positives avec les locataires et les clients.

Job Description

ESSENTIAL FUNCTIONS AND RESPONSIBILITIES

• Provide full administrative support, including phone support, typing, reports, filing and distribution of correspondence. Coordinate office supplies in absence of a property administrator

• Assist in lease administration activities, including abstracting leases and keeping our database current

• Ensure all property files are prepared and maintained in an orderly and logical manner, including leases and contracts

• Prepare and coordinate bid proposals and service contracts

• Obtain aging report for management and follow up on all delinquencies, utilizing C&W or client-directed policies

• Ensure invoices are processed in accounting with appropriate back-up and according to established procedures

• Coordinate tenant move ins and move outs, including furniture delivery and pick up

• Oversee maintenance of work order and purchase order systems

• Responsible for aspects of development and maintenance of a comprehensive Tenant Service Package, including tenant handbooks, tenant anniversaries, holiday gifts, park events, quarterly newsletters, and training meetings or programs for tenants. Also responsible for ensuring tenant information within data base is current and up to date

• Update and maintain office procedures in the property Operation's Procedure Manual under direction of manager

• Ensure Certificates of Insurance for tenants and vendors are up to date

• Oversee the processing of management and maintenance staff hours, expense reports, check requests for review and approval

• Ensure that above standard tenant bill-backs for electrical usage, after hours HVAC, and other similar charges are processed in a timely manner

• Assist supervisor with aspects of annual budgets preparation and monthly financial reports, as well as preparation of bank deposits if processed at on site management office

• Responsible for leading regular inspections of properties with janitorial and landscape providers and any other service provider as directed by the manager

• Participates in performance oversight of all service contractors who perform contract services

KEY COMPETENCIES
1. Customer Service Focus
2. Organization skills
3. Time Management skills
4. Communication Proficiency (oral and written)
5. Initiative
6. Multi-Tasking
7. Sense of Urgency

IMPORTANT EDUCATION

• High school diploma/GED equivalent; Bachelor's Degree preferred

IMPORTANT EXPERIENCE

• At least 1 year of real estate property management or related experience

ADDITIONAL ELIGIBILITY QUALIFICATIONS

• Proficiency in Microsoft Office Suite

• Demonstrates initiative and reflects a sense of urgency in daily duties by meeting or improving upon deadlines

WORK ENVIRONMENT
This job operates in a professional office environment. This role routinely uses standard office equipment such as computers, phones, photocopiers, filing cabinets and fax machines. Regularly required to travel outside between properties in varying weather conditions.

PHYSICAL DEMANDS
The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job. While performing the duties of this job, the employee may need to stand and walk for extended or continuous periods of time. They must be able to ascend and descend staircases, ladders, and/or step stools and may be required to travel outside between buildings in varying outdoor weather conditions. The employee may also be regularly required to remain in a stationary position (sit or stand) for 85% of the time; regularly operate office machinery.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES

• Fournir un soutien administratif complet, y compris l'assistance téléphonique, la saisie, les rapports, le classement et la distribution de la correspondance. Coordonner les fournitures de bureau en l'absence d'un administrateur immobilier

• Aider aux activités d'administration des baux, y compris la synthèse des baux et la mise à jour de notre base de données.

• S'assurer que tous les dossiers de propriété sont préparés et tenus à jour de manière ordonnée et logique, y compris les baux et les contrats.

• Préparer et coordonner les propositions d'offres et les contrats de service

• Obtenir un rapport chronologique pour la direction et suivre toutes les impayés, en utilisant C&W ou les politiques dirigées par le client.

• S'assurer que les factures sont traitées en comptabilité avec les sauvegardes appropriées et selon les procédures établies

• Coordonner l'emménagement et le départ des locataires, y compris la livraison et le ramassage des meubles.

• Superviser la maintenance des systèmes de bons de travail et de bons de commande

• Responsable des aspects de développement et de maintenance d'un ensemble complet de services aux locataires, y compris les manuels des locataires, les anniversaires des locataires, les cadeaux de vacances, les événements du parc, les bulletins d'information trimestriels et les réunions ou programmes de formation pour les locataires. Également responsable de garantir que les informations sur les locataires dans la base de données sont actuelles et à jour.

• Mettre à jour et maintenir les procédures de bureau dans le manuel de procédures d'exploitation de la propriété sous la direction du gestionnaire.

• S'assurer que les certificats d'assurance des locataires et des vendeurs sont à jour

• Superviser le traitement des heures du personnel de gestion et d'entretien, des notes de frais, vérifier les demandes d'examen et d'approbation.

• Veiller à ce que les factures des locataires supérieures aux normes pour l'utilisation de l'électricité, les frais de CVC en dehors des heures d'ouverture et autres frais similaires soient traitées en temps opportun.

• Aider le superviseur avec les aspects de la préparation des budgets annuels et des rapports financiers mensuels, ainsi que la préparation des dépôts bancaires s'ils sont traités au bureau de gestion sur place.

• Responsable de mener des inspections régulières des propriétés avec les fournisseurs de services d'entretien ménager et paysager et tout autre fournisseur de services selon les directives du gestionnaire.

• Participe à la surveillance des performances de tous les sous-traitants qui exécutent des services contractuels

COMPÉTENCES CLÉES
1. Priorité au service client
2. Compétences organisationnelles
3. Compétences en gestion du temps
4. Compétence en communication (orale et écrite)
5. Initiatives
6. Multitâche
7. Sentiment d'urgence

ÉDUCATION IMPORTANTE

• Diplôme d'études secondaires/équivalent GED ; Baccalauréat préféré

EXPÉRIENCE IMPORTANTE

• Au moins 1 an d'expérience en gestion immobilière ou expérience connexe

QUALIFICATIONS D'ÉLIGIBILITÉ SUPPLÉMENTAIRES

• Maîtrise de la suite Microsoft Office

• Fait preuve d'initiative et reflète un sentiment d'urgence dans les tâches quotidiennes en respectant ou en améliorant les délais.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Ce travail s'effectue dans un environnement de bureau professionnel. Ce rôle utilise régulièrement du matériel de bureau standard tel que des ordinateurs, des téléphones, des photocopieurs, des classeurs et des télécopieurs. Régulièrement obligé de se déplacer à l'extérieur entre les propriétés dans des conditions météorologiques variables.

EXIGENCES PHYSIQUES
Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles qui doivent être satisfaites par un employé pour remplir avec succès les fonctions essentielles de cet emploi. Dans l'exercice de ses fonctions, l'employé peut devoir rester debout et marcher pendant des périodes prolongées ou continues. Ils doivent être capables de monter et de descendre des escaliers, des échelles et/ou des escabeaux et peuvent être amenés à se déplacer à l'extérieur entre les bâtiments dans des conditions météorologiques extérieures variables. Le salarié peut également être régulièrement amené à demeurer dans une position stationnaire (assis ou debout) pendant 85 % du temps ; utiliser régulièrement des machines de bureau.

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