Adjoint de direction

Il s’agit d’une occasion de jouer un rôle essentiel au sein de l’équipe chargée de la responsabilité d’Investissements RPC envers les intendants, les relations mondiales avec les gouvernements, les affaires des parties prenantes et la gestion des enjeux géopolitiques. L’adjoint de direction fournit un soutien administratif au quotidien au directeur général et chef, Affaires publiques mondiales et aux dirigeants de l’équipe Affaires publiques mondiales. Ses responsabilités comprennent la gestion des ordres du jour et des calendriers pour les réunions d’équipe et les grands projets, la gestion du calendrier, des réunions, des dépenses, des événements, des présentations, des déplacements et de la correspondance ainsi que des initiatives du groupe/service. Ce rôle est essentiel à la réussite de l’ensemble de l’équipe; cette personne participera à toutes les réunions d’équipe et jouera un rôle proactif dans la coordination entre les hauts dirigeants et dans la recherche de possibilités d’amélioration de la collaboration ou de processus plus efficaces. Cette personne devra assurer une liaison étroite avec ses homologues du bureau du chef de la direction et d’autres secteurs de l’organisation, et établir de bonnes relations de travail avec ses homologues des gouvernements et d’ailleurs.

Responsabilités du poste :

• Fournir un soutien administratif général au chef, Affaires publiques mondiales et à l’ensemble de l’équipe.
• Effectuer des réservations et gérer les préparatifs complexes des voyages dans le monde ainsi que les itinéraires, ou réaliser d’autres tâches de soutien aux professionnels en déplacement à l’étranger.
• Gérer les calendriers des cadres et collaborer avec les autres services pour coordonner la planification des réunions.
• Coordonner, organiser et surveiller les réunions du service et du groupe ainsi que le processus de planification des activités, selon les besoins. Cela peut comprendre des événements externes, comme les assemblées publiques semestrielles d’Investissements RPC.
• Appuyer l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
• Appuyer l’organisation et la gestion des relations externes.
• Appuyer la préparation et l’administration des questions budgétaires du service, y compris les mises à jour budgétaires trimestrielles ou mensuelles pour les membres chevronnés de l’équipe.
• Travailler en étroite collaboration avec des partenaires externes, des adjoints, des fournisseurs et d’autres parties prenantes pour programmer des réunions et des événements.
• Administrer l’intégration des nouveaux fournisseurs et la gestion des factures des fournisseurs.
• Collaborer étroitement avec d’autres adjoints de direction et équipes à l’échelle de l’organisation et du service afin d’accroître l’efficacité et de fournir un soutien général au service.
• Appuyer la gestion administrative des processus de remboursement des frais, notamment en fournissant des directives sur les exigences et les procédures relatives à l’admissibilité aux frais de déplacement et autres frais.
• S’assurer que les membres de l’équipe sont prêts pour l’ensemble des réunions et mènent à bien les mesures à prendre.
• Agir à titre d’ambassadeur d’Investissements RPC et jouer un rôle clé en représentant l’équipe que vous appuyez, tant à l’interne qu’à l’externe. Effectuer son travail d’une manière professionnelle et amicale, en étant facilement accessible.
• Gérer des questions très délicates et confidentielles liées aux activités quotidiennes du service et de l’organisme.
• Travailler dans le cadre d’une collaboration transversale avec d’autres équipes et services.
• Répondre aux demandes du personnel en matière de gestion des échéanciers et des livrables.

• Diplôme d’études collégiales ou de premier cycle exigé.
• De cinq à dix ans d’expérience dans un milieu professionnel dynamique.
• Expérience en matière de soutien à différents types de professionnels et en gestion de priorités concurrentes.
• Expérience en gestion de calendriers complexes, en réservations pour des réunions et des événements, en organisation de voyages et en gestion du processus de remboursement des frais.
• Connaissance pratique de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Calendrier); aptitudes et intérêt pour l’apprentissage de nouvelles applications.
• Expérience de l’administration et de la gestion des demandes et des approbations opérationnelles au moyen d’outils de communication, d’outils Excel et d’outils et d’applications de flux de travail personnalisés.
• Très grande motivation, soif d’apprendre, capacité d’adaptation, sang-froid et professionnalisme.
• Très grande proactivité. Capacité de repérer et de saisir les occasions de repérer les problèmes futurs et de les régler à l’avance; de trouver de nouvelles façons d’améliorer l’efficacité des processus de l’équipe; de devancer les échéances et de veiller à ce que les autres le fassent également.
• Capacité à travailler selon un horaire flexible, au besoin.
• Sens marqué du détail et de la précision, grand sens de l’organisation, capacité à établir des priorités et à travailler sur plusieurs tâches à la fois.
• Excellentes aptitudes en communication (orale et écrite) et entregent.
• Capacité de travailler dans un milieu à rendement élevé, sous pression et en respectant des échéanciers serrés.
• Amabilité et facilité à interagir avec divers types de personnes à tous les échelons en affichant un grand professionnalisme.
• Capacité éprouvée à travailler de manière autonome et à faire preuve d’efficacité dans un milieu de travail à aire ouverte et axé sur le travail d’équipe.

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À RPC Investissements, nous tenons à promouvoir la diversité et un accès équitable aux occasions d’emploi fondé sur les capacités.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui seront choisis pour la suite du processus d’embauche.

Notre engagement en matière d’inclusion et de diversité :

En plus de nous employer à bâtir une équipe comptant des talents variés, nous nous assurons d’offrir un milieu inclusif et accessible à tous. Si vous avez des besoins particuliers pour le processus de recrutement (par exemple, du matériel dans un autre format et des salles de réunion accessibles), n’hésitez pas à nous en faire part. Nous collaborerons avec vous pour y répondre.

Avertissement :

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