Reception Administrative Assistant

**À propos de nous**:
Aer Rianta International Inc. (North America) est l'un des principaux exploitants de boutiques hors taxes (Duty Free) dans les aéroports internationaux.

**À propos du poste**:
Sous la supervision de la directrice des ressources humaines et de la formation, l'assistante administrative à la réception assure le bon fonctionnement du bureau en gérant les communications (appels, courriels, messages web), les expéditions et retours de produits, ainsi que le service client. Il veille également à l’organisation et à la propreté des espaces de travail, tout en coordonnant les programmes de fidélité, de récompenses et la logistique du bureau.

**Voici à quoi ressemblera votre journée**:

- Service à la clientèle : gestion des appels, courriels et interactions en personne.
- Suivi des retours de produits : gestion des expéditions et des retours selon les procédures établies.
- Organisation des espaces de travail et maintien de la propreté des espaces communs.
- Traitement de la facturation en collaboration avec le département des comptes.
- Approvisionnement et gestion des stocks : fournitures de bureau, uniformes, commandes et suivi des inventaires.
- Soutien aux ressources humaines : gestion des programmes de fidélité, récompenses, reconnaissances et mémos internes.
- Rédaction et mise en page de documents et communications internes.
- Rédaction de procès-verbaux lors des réunions de direction.
- Autres tâches connexes, selon les besoins.

**Avez-vous ce qu'il faut?**
- Min. 2 ans d’expérience dans un poste similaire.
- Excellente maitrise du francais et l’anglais, tant à l’oral qu’a l’écrit.
- Maitrise des outils informatiques (Microsoft Office 365, notamment Excel, Word et Powerpoint).
- Capacité à gérer les priorités, polyvalence, autonomie, sens du service clientèle et dynamisme.
- Disponibilité à travailler en présentiel dans notre bureau à Dorval 4 jours par semaine du lundi au jeudi, vendredi télétravail.

**Ce que nous vous offrons**:

- Culture de respect, de diversité et d’inclusion, d’amélioration continue et d’esprit d’équipe.
- Milieu de travail convivial et positif, facilement accessible en transport en commun & stationnement gratuit.
- Avantages sociaux attrayants : couverture dentaire, assurance médicale complète, régime de retraite généreux, programme d’aide aux employés, télémédicine, programme de bien-être des employés.
- Rabais sur les achats aux boutiques hors taxes quand vous voyagez hors du pays.
- Excellent programme de formation et de développement.

**About Us**:
Aer Rianta International Inc. (North America) is a leading operator of Duty Free shops in international airports.

**About the Position**:
**Here's what your day will look like**:

- Product Returns: Managing shipments and returns according to established procedures.
- Organizing workspaces and maintaining the cleanliness of common areas.
- Processing invoicing in collaboration with the Accounts Department. Procurement and inventory management: office supplies, uniforms, orders, and inventory tracking.
- Human Resources support: management of loyalty programs, rewards, recognition, and internal memos.
- Drafting and layout of internal documents and communications.
- Taking minutes of management meetings.
- Other related tasks, as needed.

**Do you have what it takes?**
- Minimum 2 years of experience in a similar position.
- Excellent command of French and English, both oral and written.
- Proficiency with computer tools (Microsoft Office 365, including Excel, Word, and PowerPoint).
- Ability to manage priorities, versatility, autonomy, customer service skills, and dynamism.
- Available to work in person in our Dorval office 4 days a week, Monday to Thursday, and virtually on Friday.

**What we offer you**:

- A culture of respect, diversity and inclusion, continuous improvement, and team spirit.
- A friendly and supportive work environment, easily accessible by public transit and free parking.
- Attractive benefits: dental coverage, comprehensive medical insurance, generous pension plan, employee assistance program, telemedicine, and employee wellness program.
- Discounts on duty-free purchases when traveling abroad.
- Excellent training and development program.

**Job Types**: Full-time, Permanent

Additional pay:

- Bonus pay

**Benefits**:

- Company events
- Company pension
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Store discount
- Work from home

Schedule:

- 8 hour shift
- Monday to Friday

Ability to commute/relocate:

- Dorval, QC H9S 5T8: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

**Experience**:

- Administrative: 2 years (required)
- Office: 2 years (required)

**Language**:

- French (required)
- English (required)

Work Location: In person