Adjointe ou Adjoint Administratif

**Appellation interne** : _Adjointe ou adjoint aux enquêtes_

Vous êtes une personne rigoureuse, organisée, discrète, et reconnue pour votre esprit d’équipe et vos habiletés dans les relations interpersonnelles ? Vous souhaitez contribuer à la mission du Collège des médecins du Québec de protection du public ? Nous voulons vous rencontrer

MANDAT DE LA DIRECTION

La Direction des enquêtes (DE) a la responsabilité de faire respecter les obligations des médecins, notamment en matière de déontologie. Afin de répondre de façon optimale à sa mission de protection du public, la DE reçoit les signalements portant sur de possibles manquements à ces obligations et privilégie, dans la mesure du possible, des avenues préventives qui aideront les médecins à exercer leur profession conformément aux obligations réglementaires et déontologiques.

VOTRE MANDAT

Relevant de la coordonnatrice et en appui à une enquêteuse ou un syndic ou une syndique adjointe, vous assurerez l’exécution des tâches et responsabilités administratives, relevant de votre fonction. Vous devrez, en priorité, vous assurer du bon cheminement des dossiers d’enquêtes.

VOS DÉFIS
- Assurer le bon cheminement des dossiers d'enquêtes, en maintenant à jour les différents calendriers et en effectuant les suivis nécessaires : procéder à l’ouverture et la constitution des dossiers, analyser les documents reçus et demander des pièces manquantes, le cas échéant.
- Transcrire, rédiger, réviser et effectuer la mise en page de divers documents (ex. : lettre, projet de plainte disciplinaire, rapport, etc.) à partir d’une dictée ou d’un brouillon.
- Effectuer la saisie et la mise à jour des différentes bases de données en vue de produire divers rapports ou statistiques.
- Planifier et tenir à jour l'agenda électronique de l’enquêteuse ou du syndic ou de la syndique adjointe. Lorsque requis, organiser des rencontres, préparer les documents nécessaires et réserver les salles.
- Préparer des présentations PowerPoint.
- Préparer les demandes d’honoraires.
- Procéder à l’élagage des dossiers.
- Répondre aux appels téléphoniques et courriels du public et des médecins concernés dans les dossiers en cours.
- Assurer le traitement des dossiers d’assistance : communiquer avec le médecin concerné et/ou son équipe, assurer le suivi des demandes et rédiger des comptes-rendus.
- Préparer les dossiers disciplinaires.
- Effectuer toute autre tâche à la demande de sa gestionnaire ou nécessitée par ses fonctions.

CE PROFIL VOUS RESSEMBLE
- Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou dans une discipline jugée équivalente
- Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
- Excellentes habiletés de rédaction et de communication en français
- Connaissance de l’anglais, à l’oral
- Très bonne connaissance de l’environnement technologique Microsoft 365 (y compris _Teams_ et _SharePoint_)
- Bonne connaissance du réseau de la santé (atout)
- Sens de l’organisation, bonne capacité de planification et rigueur
- Professionnalisme et discrétion
- Flexibilité et bonne capacité d’adaptation
- Faire preuve d’empathie et de bonne écoute
- Habiletés dans les relations interpersonnelles

CES VALEURS VOUS GUIDENT AU QUOTIDIEN
- Vous favorisez la **_collaboration_** en misant sur le travail d’équipe, la transparence, la flexibilité et l’ouverture aux autres.
- Vous faites preuve de **_respect_**, d’inclusion, de considération et de civilité à l’égard des autres.
- Vous adoptez une conduite empreinte d’**_intégrité_**, en faisant preuve d’indépendance et d’objectivité, et en priorisant toujours l’intérêt supérieur de votre organisation.
- Vous faites preuve de **_rigueur_**, en déployant toutes les compétences nécessaires, et en vous appuyant sur des méthodes de travail objectives et exhaustives.
- Vous démontrez **_l’engagement_** nécessaire en vous investissant et en contribuant activement à la réalisation de votre mandat.

NOS AVANTAGES
- Poste permanent à temps plein
- Salaire de départ compétitif, basé sur votre expérience (entre 58 000$ et 64 000$)
- Horaire flexible sur 4 jours ½
- Modèle hybride d'organisation du travail
- Banque de congés de maladie et mobiles
- Huit congés payés consécutifs durant la période des Fêtes
- Trois semaines de vacances dès la première année
- Régime de retraite à cotisations déterminées (cotisation de l'employeur : 10% du salaire)
- Régime d’assurances collectives (prime payée à 100% par l’employeur) incluant les protections médicale, dentaire, vie, salaire, voyage
- Programme d'aide aux employés et à la famille, service de télémédecine et compte santé et mieux-être
- Club social, pour fraterniser avec vos collègues lors d’activités ayant lieu dans un cadre autre que celui du travail

JOIGNEZ-VOUS À NOUS- Nous avons à cœur de