Adjoint ou Adjointe à La Direction

Description du poste:
- Description sommaire:
- Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.
- Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.
- Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.
- Elle est appelée à assister un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.
- Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

Description générale des responsabilités:

- Sous la Direction des ressources informationnelles, la personne titulaire du poste:
- Assister le directeur adjoint, dans ses tâches administratives et de bureau.
- Assurer et coordonner le suivi pour les décisions et requêtes du directeur adjoint et en faire la relance.
- Participer à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités de la direction.
- Collaborer à la réalisation des objectifs de la direction.
- Participer à l'élaboration et à la mise en place de politiques, processus, procédures et outils de travail informatisés.
- Élaborer des recommandations pour améliorer les processus de travail.
- Apporter les réponses aux questions de sa compétence et prépare la synthèser des problèmes cléricaux complexes.
- Rédiger, ou transcrire les lettres, rapports, convocations, ordres du jour, comptes rendus, requêtes ou tous autres documents demandés.
- Procéder à la mise en forme, la révision et la correction de documents (rapports, notes de service, correspondance etc.).
- Effectuer les photocopies et leur distribution; prépare les textes à acheminer.
- Assurer le classement des documents administratifs du directeur adjoint selon la procédure appropriée.
- Appliquer les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers, le tout conformément aux lois.
- Coordonner l'organisation des rencontres, réunions et autres évènements.
- Procéder à la réservation de salle ou d'équipements de présentation, selon la pratique en vigueur.
- Acheminer les convocations ou invitations ainsi que la documentation, s'il y a lieu.
- Assister aux réunions de gestion de la direction adjointe.
- Rédiger les procès-verbaux.
- Vérifier et organiser les communications écrites du directeur adjoint.
- Vérifier les courriels du directeur adjoint, distribuer aux personnes concernées et classer les courriels reçus.
- Maintenir l'agenda du directeur adjoint à jour.
- Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions du directeur adjoint.
- Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques ou les messages adressés au directeur adjoint.
- Assurer le suivi des appels téléphoniques relevant de sa compétence.
- S'assurer d'avoir les fournitures nécessaires à son travail et voir au renouvellement du matériel selon la procédure déterminée par l'approvisionnement.
- Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.
- Exigences:
- Formation académique exigée- Posséder un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou AEC en bureautique ET 2 ans d’expérience de travail comme adjoint.e administratif.ve

OU- Détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ ET 4 ans d’expérience de travail en tant que comme adjoint.e administratif.ve
- Remarques:
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.