Adjoint ou Adjointe à La Direction

Description du poste:
- Description sommaire:

- En plus d’exercer l’ensemble des travaux administratifs de nature complexe, le titulaire du poste assiste un cadre supérieur dans ses fonctions administratives et professionnelles. Il est responsable du fonctionnement administratif d'une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Il assure le suivi des décisions auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés et traite les requêtes acheminées au cadre supérieur. Il règle des situations problématiques, connaît et respecte les politiques et procédures reliées à ses fonctions.
- Description générale des responsabilités:

- Coordination des rencontres et comités- Tient à jour l’agenda, fixe les rendez-vous et organise les rencontres soit en présentiel ou en virtuel?(Teams ou Zoom) ;
- Coordonne les déplacements de la directrice adjointe?;
- Répond aux sondages Doodles et aux demandes de rencontres et planifie les statutaires mensuelles?;
- Participe à l’organisation de toute activité de la direction adjointe (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.)?;
- Rédige l’ordre du jour, assiste au besoin aux réunions et rédige le compte rendu.
- Participe au maintien et à la mise à jour de la station visuelle de la Directrice adjointe

Assistance administrative- Assiste la directrice adjointe et les employés de la direction dans leurs tâches administratives et de bureau et les libère de certaines de ces tâches?;
- Fait le suivi des courriels et transfère les demandes aux personnes concernées?;
- Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités de la direction?;
- Collabore à la réalisation des objectifs de la direction?;
- Peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politiques?;
- Soutient la directrice adjointe pour les activités de recrutement?;
- Collabore à l’accueil, à l’orientation et à la formation du nouveau personnel.

Préparation et traitement des documents- Effectue l’entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.
- Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique?;
- Procède à la mise en page, la révision et la correction de documents?;
- Reçoit la facturation, en vérifie les données et achemine toutes les factures autorisées vers le service des comptes à payer?;
- Assure le classement et l’archivage des documents administratifs.

Correspondance:
- Reçoit le courrier de la direction, y compris le courrier électronique, et rédige, s’il y a lieu, les réponses selon les instructions de la directrice adjointe?;
- Dépouille, distribue, classifie le courrier et effectue les envois postaux?;
- Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s’assure de leur distribution.

Service à la clientèle- Reçoit et traite les appels téléphoniques et fait les suivis nécessaires?;
- Transmet les informations demandées par les interlocuteurs dans le cadre de ses compétences.

Achat de matériels- Effectue les commandes de matériels et/ou équipements de bureau requis et gère l’inventaire.

Autres fonctions- Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers?;
- Crée des requêtes électroniques en cas de bris d’équipement?;
- Soutien les projets sous la gouverne de la directrice adjointe ;
- Participe aux rencontres et contribue à l’amélioration des processus de l’équipe de soutien administratif de la Direction des soins infirmiers ;
- Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.
- Exigences:
- Posséder un Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et posséder au moins deux (2) années d’expérience pertinentes?;
Ou
- Doit détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ et 4 ans d’expériences comme secrétaire.- Avoir une excellente connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint?;
- Avoir un excellent français écrit (orthographe et grammaire)?;
- Avoir une excellente connaissance de Microsoft 365, un atout.
- Réussir les tests d’aptitude reliés au poste.
- Remarques:
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.