Part-time Student Office Assistant

**Job Summary**

**Key Responsibilities**

1. Administrative & Data Management
- Manage comprehensive **archiving and filing systems**, ensuring systematic organization of documents.
- Perform general **clerical tasks**, including proofreading documents, preparing correspondence, and managing office supply inventory.
- Support front desk and communication operations, including managing multi-line phone systems and demonstrating **professional phone etiquette**.

2. Technical Documentation & Content Creation
- Assist in the creation, formatting, and editing of essential content documents, including **product catalogs, technical manuals, and troubleshooting guides**.
- Work proficiently with **Microsoft Word, Excel, and PDF** formats to produce professional-grade documents.
- Integrate and organize technical descriptions, specifications, and relevant **pictures** into documentation.

3. Logistics & Order Preparation
- Assist in the preparation of small, specialized orders, primarily involving **photonics parts and PPE (Personal Protective Equipment)**.
- Carefully package items by placing them in specific boxes and ensuring accurate **labeling**.
- Generate and prepare necessary **shipping labels** to facilitate timely dispatch.

**Schedule & Location**
- **Working Days**:Tuesday and Thursday**.
- **Core Hours**:09:00 to 13:00** (4 hours per day).
- **Optional Overtime**: Additional paid working hours may be available occasionally, based on business needs and the employee's schedule.
- **Location**:Saint-Laurent, Montreal, QC**.

**Required Qualifications & Skills**
- **Current enrollment in a recognized University program is mandatory.**:

- **Proficiency in Google Workspace like google drive, sheets and Microsoft Office Suite** (Word, Excel, PDF management).
- Demonstrated **excellent organizational skills** and superior **attention to detail**.
- Strong verbal and written communication skills for customer service and document creation.
- Proven ability to **manage multiple tasks efficiently** and adapt quickly in a fast-paced setting.
- Reliable, punctual, and possesses a strong work ethic.
- _Prior experience with technical documentation or order preparation is a strong asset, but not required._

Absolument. Given the location in Montreal, a French job posting is essential. I have translated the entire description, ensuring that terminology for technical and administrative tasks is accurate.

**Offre d'Emploi : Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique Étudiant(e) à Temps Partiel**

**Résumé du Poste**

**Responsabilités Clés**

1. Gestion Administrative et des Données
- Gérer des systèmes complets **d'archivage et de classement**, assurant l'organisation systématique des documents.
- Effectuer des **tâches de bureau** générales, y compris la relecture de documents, la préparation de la correspondance et la gestion des stocks de fournitures de bureau.
- Soutenir les opérations d'accueil et de communication, y compris la gestion de systèmes téléphoniques multilignes et la démonstration d'une **étiquette téléphonique professionnelle**.

2. Documentation Technique et Création de Contenu
- Aider à la création, à la mise en forme et à l'édition de documents de contenu essentiels, y compris les **catalogues de produits, les manuels techniques et les guides de dépannage**.
- Travailler avec compétence avec les formats **Microsoft Word, Excel et PDF** pour produire des documents de qualité professionnelle.
- Intégrer et organiser des descriptions techniques, des spécifications et des **images** pertinentes dans la documentation.

3. Logistique et Préparation de Commandes
- Assister à la préparation de petites commandes spécialisées, impliquant principalement des **pièces de photonique et des ÉPI (Équipements de Protection Individuelle)**.
- Emballer soigneusement les articles en les plaçant dans des boîtes spécifiques et en assurant un **étiquetage** précis.
- Générer et préparer les **étiquettes d'expédition** nécessaires pour faciliter l'envoi dans les délais.

**Horaire et Lieu de Travail**
- **Jours de Travail**:Mardi et Jeudi**.
- **Heures de Base**:09h00 à 13h00** (4 heures par jour).
- **Heures Supplémentaires Facultatives**: Des heures de travail payées supplémentaires peuvent être proposées occasionnellement, en fonction des besoins de l'entreprise et de la disponibilité de l'employé(e).
- **Lieu**:Saint-Laurent, Montréal, QC**.

**Qualifications et Compétences Requises**
- **L'inscription actuelle dans un programme universitaire reconnu est obligatoire.**:

- **Maîtrise de la Suite Microsoft Office** (Word, Excel, gestion PDF) et des outils **Google Workspace** (Drive, Sheets).
- **Excellentes compétences organisationnelles** démontrées et **souci du détail** supérieur.
- Fortes compétences en communication verbale et écrite pour le service à la clientèle et la création de documents.
- Capacité prouvée à **gérer efficacement plusieurs tâches** et à s'adapter rapidement dans un environnement dynamique