Adjoint(E) Administratif(Ve)

2 weeks ago


Shawinigan, Canada Ville de shawinigan Full time

Relevant du directeur du Service de l’ingénierie, vous assumerez la responsabilité du secrétariat et fournirez le soutien nécessaire au bon fonctionnement du service. Vous devrez notamment:

- Accueillir, renseigner et diriger les citoyens, les employés et les visiteurs;
- Répondre au téléphone, filtrer ou acheminer les appels et donner de l’information;
- Rédiger, à partir d’indications sommaires, des lettres, des communiqués, des notes de service, des tableaux, des rapports, des devis, etc.;
- Réviser, corriger et mettre en page différents documents;
- Assurer la transmission de documents relatifs aux appels d’offres et leur parution sur les médias d’information;
- Préparer des communiqués (appels automatisés) et alimenter le site « Info-travaux »;
- Gérer, selon les instructions, l’agenda du directeur et des chefs de division;
- Veiller au suivi des requêtes adressées au service (Accès Cité);
- Préparer et vérifier les sommaires décisionnels ainsi qu’en assurer le suivi;
- Ouvrir des dossiers et classer des documents électroniques et papier;
- Vérifier, codifier et faire approuver les factures pour paiement;
- Cueillir, traiter et distribuer le courrier;
- Préparer des réunions (convocations, réservations de salles, ordres du jour, documents), y assister au besoin et rédiger des comptes rendus;
- Procéder aux commandes et aux réquisitions pour du matériel et des services;
- Mettre à jour les divers calendriers électroniques;
- Vérifier les feuilles de temps des employés du service;
- Effectuer toute tâche connexe demandée par votre supérieur immédiat.

**EXIGENCES ET PROFIL RECHERCHÉS**
- Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou toute autre formation jugée équivalente;
- Détenir un diplôme d’études secondaires V (DES) ou l’équivalent reconnu par les autorités compétentes;
- Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente;
- Avoir une excellente connaissance du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Bien maîtriser les logiciels de la suite Office;
- Posséder une bonne connaissance des logiciels Acrobat Reader et Access (un atout);
- Être en mesure de rédiger des documents et de la correspondance;
- Posséder une dextérité, une rapidité et une précision dans le traitement des textes, des rapports et des documents;
- Démontrer une grande facilité de communication verbale et écrite;
- Être autonome, organisé, rigoureux et faire preuve d’un très bon sens de l’initiative;
- Entretenir d’excellentes relations avec les collègues de travail et posséder des aptitudes marquées pour le service à la clientèle;
- Être capable d’accomplir un travail de grande qualité, d’identifier les priorités et de s’adapter aux demandes urgentes.

**POUR POSER VOTRE CANDIDATURE**

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae, accompagné d’une copie des attestations de formation requises, **avant 16 h 30, le vendredi 22 mars 2024,** à : Ville de Shawinigan, Service du capital humain, Concours SRH‑2024-47, 550, avenue de l’Hôtel-de-Ville, C.P. 400, Shawinigan (Québec), G9N 6V3.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 26,34$ à 34,37$ par heure

Heures prévues : 35 par semaine

Avantages:

- Assurance Vie
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Stationnement sur place

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Expérience:

- Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
- administration: 1 an (Souhaité)

Langue:

- Français (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel



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