Adjointe Exécutive, Vice-présidence Technologies
2 months ago
**OFFRE D'EMPLOI**
**Demande N°**:11012**
**Titre**: Adjoint.e exécutif.ve, vice-présidence Technologies et innovation
**Supérieur**: Vice-présidente, Technologies et innovation
**Lieu de travail**: Siège social
**Statut**: Indéterminé, temps plein
**Groupe d'employés**:non assujetti
**Échelle salariale**: Classe C
**Date d'affichage du 27 septembre 2024**
**Motif de l'affichage**: Remplacement suite à un départ
**SOMMAIRE**:
- Sous l’autorité de la Vice-présidente, Technologies et innovation, le (la) titulaire du poste fournit des services confidentiels de secrétariat à la Vice-présidente ainsi qu’aux directeurs. De plus, il (elle) assiste ses supérieurs dans la réalisation de certaines tâches de nature technique et financière. En collaboration avec sa supérieure, il (elle) identifie, anticipe et aide au dénouement des enjeux affectant la vice-présidence.**RÔLE ET RESPONSABILITÉS**:
- Assure la bonne gestion documentaire au sein de la vice-présidence TI à l’aide de la plate-forme technologique O365.
- Prépare des notes de service, des lettres et des rapports à partir de notes manuscrites, effectue la mise en page des documents.
- Rédige la correspondance pour la Vice-présidente et la direction.
- Assure la coordination d’activités administratives avec certains de nos partenaires informatiques.
- Assiste et rédige des comptes rendus et procès-verbaux de diverses réunions.
- Produit, revoit et finalise des textes et prépare des présentations PowerPoint.
- Le (la) titulaire a accès à certains dossiers confidentiels du gestionnaire pour qui il (elle) effectue le support, tels que dossiers personnels, dossiers de rendement, documents corporatifs confidentiels, etc.
- Met sur pied des mécanismes de contrôle et s’assure du suivi auprès des intervenants. Fait le lien avec les dossiers en cours.
- Prend connaissance du courrier et des courriels reçus et s’assure que les documents de rappel soient intégrés au courrier reçu avant distribution.
- Assure le suivi de l’emploi du temps du supérieur immédiat et tient à jour son agenda, fixe ses rendez-vous.
- Planifie, coordonne et organise les réunions de la direction ainsi que les autres comités internes et externes, préparation de dossiers et avis de convocation. S’assure de la disposition du matériel de présentation et de la logistique, telle que réservation de salle et de matériel audio-visuel, etc.
- Filtre les appels téléphoniques, transmet les messages et achemine les appels à qui de droit.
- Accueille et dirige les visiteurs.
- Répond directement à certaines demandes de renseignements
- Coordonne et fait le suivi de certaines demandes d’information reçues par téléphone, courrier et courriel.
- Met en place, maintien et gère des bases de données de contacts d'affaires.
- Coordonne les rencontres mensuelles de suivi de la performance des différents services TI.
- Coordonne les activités nécessaires au suivi budgétaire de la vice-présidence.
- Lance les demandes d’achat pour certains services spécialisés.
- Produit les comptes de dépenses du supérieur immédiat.
- Planifie les voyages des membres de la direction. Fait les demandes de réservations auprès de l’agence de voyage, reçoit et vérifie les billets d’avions reçus.
- Effectue toute autre tâche connexe à la fonction.
**EXIGENCES**:
- Posséder un diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou l'équivalent.
- Posséder au moins 10 ans d’expérience en assistanat de haute direction dont au moins 5 ans dans les tâches et responsabilités similaires.
- Expérience d'au moins 5 ans dans un département TI et avoir de l'intérêt et de la curiosité pour les nouvelles technologies.
- Une excellente connaissance du français et de l’anglais oral et écrit est essentielle à ce poste.
- Maîtrise de l’environnement Office 365 essentielle, ainsi que de l’environnement Windows et des logiciels MS Office.
- Être capable de travailler sous pression.
- Avoir de bonnes capacités de synthèse.
- Avoir de la discrétion, de l’autonomie et un bon jugement.
- Avoir une bonne capacité d’adaptation aux changements de priorités est essentielle pour occuper ce poste.
- Avoir une facilité de communication orale et écrite et posséder un bon esprit d’équipe.
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Montréal, QC, Canada Éco Entreprises Québec Full timeConditions d’emploi Contrat de travail permanent à temps plein (35 heures / semaine) Horaire comprimé 9/10 : 1 jour de congé par 2 semaines (70 heures en 9 jours) Horaire flexible facilitant la conciliation travail-vie personnelle Politique de télétravail Rémunération concurrentielle Régime de bonification Programme d’assurance-groupe...
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Adjointe ou Adjoint à La Présidence
5 months ago
Montréal, Canada Tribunal administratif du logement Full time**ADJOINTE OU ADJOINT À LA PRÉSIDENCE** Un emploi dans lequel vous vous sentirez fier(ère) et utile socialement, où vous pourrez exprimer librement votre personnalité dans un environnement multiculturel, ouvert et inclusif, ça vous dit? Nous sommes à la recherche d’une technicienne ou d’un technicien en administration qui intégrera le Bureau de...
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Montréal, Canada Groupe A7 immobilier Full time**ADJOINTE EXÉCUTIVE (Immobilier)** Nous sommes un consortium d’entreprises intégrées verticalement qui œuvre à titre de promoteur, développeur, constructeur et gestionnaires immobiliers. L’organisation assume la responsabilité de l’ensemble de la planification, de l’élaboration et de la réalisation des projets de développement et...
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