Adjoint-e Exécutif-ve

6 months ago


Montréal, Canada Fondation Marie-Vincent Full time

Contribuez à bâtir une communauté protégeante, un jour à la fois

Vous souhaitez faire une réelle différence dans la vie des jeunes victimes de violence sexuelle?

Nous souhaitons vous avoir dans notre équipe

À Marie-Vincent, chaque membre de l’équipe est une valeur ajoutée, nous permettant d’accomplir notre mission ensemble: celle d’aider un plus grand nombre de jeunes.

Marie-Vincent offre un milieu de vie engagé, dans lequel les professionnel-le-s sont reconnu-e-s pour leurs compétences et leur expertise au sein d’une équipe multidisciplinaire où l’autonomie constructive et la considération de l’autre sont valorisées.

Travailler avec la Fondation, c’est contribuer à bâtir une communauté protégeante au quotidien.

Et vous profiterez de conditions avantageuses comme:

- Des horaires flexibles
- 4 semaines de vacances
- 14 journées fériées
- Assurances collectives
- Politique de télétravail 50/50
- Et bien d’autres avantages

Faites la différence, faites partie de l’équipe Marie-Vincent

**Sommaire du poste**:
Temps plein - 35 heures

Le salaire à l’embauche se situe entre 22,47$ et 28,09$ l’heure, déterminé selon expérience antérieure pertinente tout en respectant les modalités de l’échelle salariale en place. Celle-ci prévoit une augmentation annuelle basée sur des échelons.

Sous la supervision de la direction gén érale, l’adjointe exécutive ou l’adj oint exécutif exécute des fonctions tech niques et administratives de souti en à la direction générale, au service des communications, au service des ressources humaines et au conseil d’administration, tel que la prod uction, la rédaction et la révision de do cuments, la gestion de dossiers et la production de documents divers.

**Cet emploi comporte notamment l’exercice des responsabilités suivantes**:
**Tâches administratives ;**
- Rédiger et réviser des politiques, des procédures, des rapports et des prises de notes ;
- Assurer le suivi des protocoles d’entente, des partenariats externes et des dossiers spéciaux confiés par la direction générale (ex : succession, suivis externes, etc.) ;
- Coordonner des rencontres entre la direction générale et des intervenants divers, des partenaires et le conseil d’administration ;
- Participer au processus de documentation et d’analyse de divers dossiers ;
- Effectuer des suivis auprès des membres de l’équipe de gestion ;
- Effectuer des demandes de soumission, la facturation et divers suivis ;
- Effectuer la mise à jour de l’Intranet selon les paramètres établis ;
- Produire diverses communications pour les services supportés ;
- Assurer le suivi de diverses adresses électroniques (Info Fondation) et autres plateformes ;
- Supporter le conseil d’administration à divers niveaux:

- Rédiger des correspondances, des ordres du jour, des registres de procès-verbaux et des documents dans le cadre des réunions reliées à la gouvernance et à d’autres comités dont le suivi de la mise à jour du cahier corporatif ;
- Coordonner l’organisation de rencontres du conseil d’administration et de ses différents comités ;
- Effectuer le suivi des demandes à la direction générale et à la présidence du conseil d’administration (reçus, production et distribution de documents en support aux rencontres, rédaction des résolutions, etc.) ;
- Effectuer la révision de textes selon les besoins exprimés ;
- Assurer le suivi et la mise à jour des vérifications d’antécédents judiciaires du personnel et des fournisseurs.

**Tâches diverses;**
- Voir aux besoins en matériel (ou à son entretien) pour l’usage de la direction générale ;
- Assurer un remplacement pour la production de la paie (au besoin) ;
- Effectuer toute autre tâche liée au poste.

**Le profil recherché doit répondre aux exigences suivantes**:
**Formation/Expérience/Certification**
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique ;
- Expérience mínimale de trois (3) à cinq (5) ans dans un rôle similaire ;
- Expérience de travail au niveau exécutif (fort atout) ;
- Toute combinaison de formation et expérience sera considérée.

**Connaissances**
- Excellente maîtrise de la langue française et bonne connaissance de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- Très bonne maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
- Bonne connaissance des principes de gouvernance d’un OBNL (atout).

**Compétences et aptitudes**
- Rigueur
- Discrétion
- Initiative
- Communication orale et écrite
- Sens de l’organisation et gestion des priorités
- Jugement
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Tact

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : à partir de 22,47$ par heure

Heures prévues : 35 par semaine

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
-



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