Coordinateur de Bureau Bilingue
3 months ago
**Who We Are**:
At VML, we are a beacon of innovation and growth in an ever-evolving world. Our heritage is built upon a century of combined expertise, where creativity meets technology, and diverse perspectives ignite inspiration. With the merger of VMLY&R and Wunderman Thompson, we have forged a new path as a growth partner that is part creative agency, part consultancy, and part technology powerhouse.
Our global family now encompasses over 30,000 employees across 150+ offices in 64 markets, each contributing to a culture that values connection, belonging, and the power of differences. Our expertise spans the entire customer journey, offering deep insights in communications, commerce, consultancy, CRM, CX, data, production, and technology. We deliver end-to-end solutions that result in revolutionary work.
**Titre du poste**: Coordinateur de bureau bilingue
**Type de poste** : Contrat de 12 mois
**Lieu** : 500 St-Jacques, Montréal QC
**Responsabilités principales**:
**Coordination de bureau**:
- Gérer les opérations quotidiennes du bureau, en veillant à ce que tout fonctionne de manière fluide et efficace.
- Servir de premier point de contact pour les visiteurs, clients et employés, les accueillir et répondre à leurs besoins en français et en anglais.
- Superviser la commande et l'inventaire des fournitures et équipements de bureau.
- Coordonner l'entretien du bureau et être l'interlocuteur avec les prestataires de services pour les réparations et l'entretien.
- Assister à la planification et à l'exécution des événements et réunions du bureau (y compris la mise en place et le démontage).
**Support administratif**:
- Fournir un soutien administratif à l'équipe de direction, y compris la gestion des calendriers, la coordination des réunions et la gestion de la correspondance.
- Préparer et éditer des documents, rapports et présentations en français et en anglais.
- Assister dans les arrangements de voyage, y compris la réservation de transports et d'hébergements.
- Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que la correspondance par courriel.
**Communication**:
- Répondre aux appels téléphoniques et courriels, en veillant à une communication claire et professionnelle dans les deux langues.
- Assister à la coordination des réunions bilingues, y compris la préparation des documents et l'interprétation si nécessaire.
**Qualifications**:
- Maîtrise du français et de l'anglais, avec d'excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux langues.
- Expérience antérieure en coordination de bureau, administration, hôtellerie ou dans un rôle similaire.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d'autres logiciels de gestion de bureau.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans un environnement dynamique.
- Excellentes compétences interpersonnelles et orientation vers le service client.
- Une compréhension de base des procédures RH et des pratiques de gestion de bureau est un atout.
At VML, we are committed to fostering an all-inclusive work environment that is both rewarding and career-forward. Our Inclusion, Equity & Belonging initiatives, alongside the VML Foundation, reflect our dedication to giving back and making a positive impact in our communities and beyond. Our people are the heartbeat of our organization—creators, doers, innovators, makers, and thinkers—who drive not just marketing, but meaningful experiences that resonate in every action and interaction.
VML is a WPP Agency. For more information, please visit our website, and follow VML on our social channels via Instagram, LinkedIn, and X.
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