Administrative Assistante

2 weeks ago


Montréal, Canada AECOM Full time

Company Description

Work with Us. Change the World.

At AECOM, we're delivering a better world. Whether improving your commute, keeping the lights on, providing access to clean water, or transforming skylines, our work helps people and communities thrive. We are the world's trusted infrastructure consulting firm, partnering with clients to solve the world’s most complex challenges and build legacies for future generations.

There has never been a better time to be at AECOM. With accelerating infrastructure investment worldwide, our services are in great demand. We invite you to bring your bold ideas and big dreams and become part of a global team of nearly 50,000 planners, designers, engineers, scientists, digital innovators, program and construction managers and other professionals delivering projects that create a positive and tangible impact around the world.

We're one global team driven by our common purpose to deliver a better world. Join us.

**Job Description**:
The responsibilities of this position providing administrative support to Project Managers, Engineers and Designers including, but not limited to, the following:
+ Word processing / preparation of documents including engineering specifications, shop drawings, technical reports, PowerPoint presentations, contracts, and letters as required.

+ Providing project management assistance to Project Managers, including but not limited to the review, approval and coding of Subconsultant / Subcontractor invoices, reviews of project and supporting documentation for invoicing, set-up and tracking of proposal and projects in AECOM’s project management system.

+ Leading projects through AECOM’s Quality Management System and ensuring documentation of quality control tasks completed by project teams is compliant with AECOM’s Policies and Procedures.

+ File management, both hard copy and electronic, on both servers and through ‘cloud-based’ programs such as SharePoint and ProjectWise.

+ Coordinating of Department-level and project meetings, taking minutes and preparing slide-decks for meetings.

+ Preparing components of and coordinating proposal submissions to prospective Clients.

+ Assisting in the on-boarding of new staff for the Water Department.

+ Health and safety coordination for the Whitby Water contingent of staff.

+ Providing office facilities support as required (i.e. front-office reception coverage, organizing office-level supplies, assisting in the resolution of office-level administrative initiatives)

**Qualifications**:
**Minimum Requirements**:
+ Relevant degree or Diploma/Certificate + 2 years of related administrative experience

+ Proficiency - Advanced use of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc)

+ Working knowledge of computerized project management software

+ Ability to work overtime as required

**Preferred Qualifications**:
+ Degree or Diploma in Administration, Project Management or related field

+ Previous experience in the consulting industry (engineering or architectural) would be an asset

+ Excellent communication skills

+ Exceptional organizational, time-management, and strong attention to detail skills

+ Ability to self-manage assignments from start to finish with mínimal oversight

+ Ability to handle stressful situations with professionalism and calm composure

+ Committed to providing exceptional client service, both internal and external

+ Able to interact professionally with all levels of business personnel and build strong working relationships

**Qualifications**:
**Minimum Requirements**:
+ Relevant degree or Diploma/Certificate + 2 years of related administrative experience

+ Proficiency - Advanced use of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc)

+ Working knowledge of computerized project management software

+ Ability to work overtime as required

**Preferred Qualifications**:
+ Degree or Diploma in Administration, Project Management or related field

+ Previous experience in the consulting industry (engineering or architectural) would be an asset

+ Excellent communication skills

+ Exceptional organizational, time-management, and strong attention to detail skills

+ Ability to self-manage assignments from start to finish with mínimal oversight

+ Ability to handle stressful situations with professionalism and calm composure

+ Committed to providing exceptional client service, both internal and external

+ Able to interact professionally with all levels of business personnel and build strong working relationships

Additional Information

+ Sponsorship for Canadian employment authorization is not available for this position.

+ The rate of compensation provided in New Brunswick will be determined according to an individual's educational background, qualifications, professional experience, and the specific work location. The salary range for this position falls between 38 557$ and 65 547.00$.

About AECOM

AECOM is the world’s trusted infrastructure c



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