Agent, agente de secrétariat

3 weeks ago


Québec, Canada Réseau de transport de la Capitale (RTC) Full time

Agent, agente de secrétariat
Division des communications et affaires publiques
Poste temporaire (14 mois) - 35 heures semaine - Possibilité de télétravail
Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience)

Ce que nous vous offrons :

• Projets passionnants;
• Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride;
• Conciliation travail / vie personnelle;
• Accès à un gym 7 jours sur 7;
• Carte OPUS.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la supervision du chef des communications internes et événements de la Division des communications et affaires publiques, la personne assiste le personnel dans l’exécution de ses tâches.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Reproduit, à l’aide d’outils bureautiques, divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle.
• Participe à la préparation de tableaux, documents, présentations et rapports à l’aide d’outils bureautiques spécialisés ainsi qu’à l’élaboration et au maintien de différents modèles.
• Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l’assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents.
• Effectue, reçoit, transmet et filtre les appels téléphoniques, prend les messages, donne des renseignements reliés à sa fonction et accueille les visiteurs.
• Tient à jour l’agenda du chef, coordonne les activités relatives à la préparation de réunions, conférences, voyages : fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, effectue les réservations, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents.
• Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes rendus.
• Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du service en utilisant les outils requis.
• Répond à diverses demandes d’information internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires.
• Recueille, de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie.
• Agit comme personne-ressource auprès du personnel du service dans l’utilisation d’outils bureautiques et dans leurs communications écrites.

Tâches spécifiques

• Prépare et envoie des messages internes et externes.
• Effectue la révision des publications de l’organisation.
• Reçoit et étudie quelques demandes de financement, sollicitation de commandites, etc.
• Participe à l’organisation et à la tenue d’évènements et d’activités spéciales.

DATE LIMITE POUR POSTULER : Le 28 mai 2024

Le Réseau de transport de la Capitale encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à postuler pour ce poste.

#L1-MS1
• DEP en secrétariat
• 2 ans d’expérience pertinente
• Connaissance approfondie du français écrit
• Connaissance approfondie d’outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissance de base de l’anglais écrit
• Facilité de communication orale et écrite
• Travail d’équipe
• Grande capacité d’adaptation



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