Office Manager Gestionnaire de Bureau

2 weeks ago

Montreal, Quebec, Canada OneSpan Full time

At OneSpan, we're reimagining trust to help businesses to thrive by enabling secure, compliant, and frictionless digital agreements and transactions.

Across the globe, we are trusted by global enterprises, including more than 60% of the world's largest 100 banks, to enrich their customer experience and mitigate threats today, while preparing to take full advantage of what's coming tomorrow.

With a bold vision and an ambitious opportunity ahead of us, we are looking for creative thinkers and fearless ideas that will disrupt our industry.

There's never been a better time to join our team and play your part in the OneSpan story.

  • We are looking for an experienced
  • Serve as the point person for the Montreal office, greet and provide general support to all visitors and employees.
  • Managing the inventory of office supplies and snacks, ordering additional supplies as needed and ensuring that costs are appropriately managed.
  • Route incoming calls and mail to the appropriate people.
  • Ensure the office facilities including conference rooms, kitchen and supply areas are neat and clean.
  • Communicate and maintain office standards and cleanliness.
  • Ensure operation of all office equipment by scheduling preventive maintenance and coordinating any repairs.
  • Assist with onboarding new Montreal office employees by obtaining badges, name tags, identifying desk space, and coordinate shipping of equipment, if needed.
  • Organize and coordinate both inhouse and out of office events (workshops, conferences, etc.), which may include creating timelines and budgets, coordinating with vendors, and organizing catering.
  • Lead the Environmental Health and Safety committee along with required activities and documentation to ensure compliance.
  • Address employee queries regarding conference room scheduling or other office management issues.
  • Coordinate and organize travel arrangements as necessary.
  • Act as the key contact between building management, building maintenance and the OneSpan office; establish and maintain a good working relationship with the building personnel.
  • Liaise with vendors, including cleaning, catering and security services.
  • Offer support and assistance to other functions and employees as needed (and directed) on special projects and/or events
  • Assist HR Manager and Montreal site lead as needed

Requirements:

  • Required onsite in the office four days a week (Tuesday and Wednesday are required) and hours are generally from 8:00 am 5:00 pm, additional hours may be required based upon what is occurring in the office that week
  • Previous experience as an Office Manager or Administrative Assistant with strong knowledge of office administrator responsibilities.
  • Fully bilingual in French and English
  • Energetic and proactive, good at project management and crossteam collaborations; able to provide effective and proficient administration solutions
  • High school degree and 35 years' experience in a professional office environment.
  • Excellent written and verbal communication skills with a strong customer service orientation.
  • Strong interpersonal and collaboration skills with the ability to work with a variety of people and roles.
  • Strong organizational and planning skills in a fastpaced environment.

Aperçu du poste:

Tâches et responsabilités du poste

  • Agir comme personneressource pour le bureau de Montréal, accueillir et fournir un soutien général à tous les visiteurs et employés.
  • Gérer le stock des fournitures de bureau et des collations, commander des fournitures supplémentaires au besoin et s'assurer que les coûts soient gérés de manière appropriée.
  • Acheminer les appels entrants et le courrier vers les personnes appropriées.
  • S'assurer que les installations du bureau, y compris les salles de conférence, la cuisine et les zones d'approvisionnement, soient propres et soignées.
  • Communiquer et maintenir les normes et la propreté du bureau.
  • Assurer le fonctionnement de tous les équipements du bureau en planifiant une maintenance préventive et en coordonnant les réparations.
  • Aider à l'intégration des nouveaux employés du bureau de Montréal en obtenant des badges, des portenoms, en identifiant l'espace de bureau et en coordonnant l'expédition de l'équipement, si nécessaire.
  • Organiser et coordonner des événements internes et externes (ateliers, conférences, etc.), ce qui peut inclure la création de calendriers et de budgets, une coordination avec les fournisseurs et l'organisation de la restauration.
  • Diriger le comité environnement, santé et sécurité ainsi que les activités et la documentation requises pour assurer la conformité.
  • Répondre aux questions des employés concernant la planification des salles de conférence ou d'autres problèmes de gestion de bureau.
  • Coordonner et organiser les déplacements si nécessaire.
  • Agir comme contact clé entre la direction du site, la maintenance du bâtiment et le bureau de OneSpan ; établ

  • Gestionnaire de Bureau Office Manager

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada MaintainX Full time

    MaintainX est la première plateforme mobile de gestion des procédures pour les travailleurs de l'industrie et les travailleurs de première ligne. Nous construisons le GitHub pour les procédures de travail réelles telles que la maintenance, la sécurité et les opérations, et nous améliorons l'efficacité opérationnelle de plus de 5,000 entreprises,...

  • Gestionnaire de bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada ESET LLC Full time

    Gestionnaire de bureau (Remplacement de congé de maternité) / Office Manager (Maternity leave replacement) Gestionnaire de bureau (Remplacement de congé de maternité) / Office Manager (Maternity leave replacement) Job location: Montreal Work time: Full time Contract type: Fixed term Job posting title Gestionnaire de bureau (Remplacement de congé...

  • Gestionnaire de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Innovobot Labs Inc. Full time

    QUI NOUS SOMMESL'OPPORTUNITÉVoulez-vous rejoindre une équipe de classe mondiale et avoir un impact significatif en favorisant des technologies disruptives et révolutionnaires dans les domaines de l'Interface Homme-Machine (IHM), de la Robotique, de l'IA, de l'IoT et des matériaux avancés? Continuez à lireNous recherchons un gestionnaire de bureau...

  • Gestionnaire de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Innovobot Labs Inc. Full time

    **QUI NOUS SOMMES****L'OPPORTUNITÉ**Voulez-vous rejoindre une équipe de classe mondiale et avoir un impact significatif en favorisant des technologies disruptives et révolutionnaires dans les domaines de l'Interface Homme-Machine (IHM), de la Robotique, de l'IA, de l'IoT et des matériaux avancés? Continuez à lireNous recherchons un gestionnaire de...

  • Office Manager/gestionnaire de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada PTW Full time

    **Title**:Office/Facilities Manager**Location**:Canada, Montreal Studio**Contract**: Full-Time, Permanent**English to follow****Vous êtes un professionnel expérimenté de l'administration et des bureau, prêt à avancer dans votre carrière ? L'organisation, l'efficacité, la réduction des coûts et la sécurité vous font sourire ? Vous aimez conclure...

  • Office Manager/gestionnaire de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada PTW Full time

    **Title**:Office/Facilities Manager**Location**:Canada, Montreal Studio**Contract**: Full-Time, Permanent**English to follow****Vous êtes un professionnel expérimenté de l'administration et des installations, prêt à avancer dans votre carrière ? L'organisation, l'efficacité, la réduction des coûts et la sécurité vous font sourire ? Vous aimez...

  • Gestionnaire de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Shakepay FR Full time

    Rejoignez notre équipe de feu dans sa mission : réaliser l'âge d'or du bitcoin.Bitcoin transforme les choses en permettant aux gens d'entreposer leurs valeurs, sans dépendre d'une tierce partie. Cette fonction fondamentale, doublée d'une politique monétaire prévisible, aide concrètement les gens à atteindre la liberté financière.**Gestionnaire de...

  • Gestionnaire de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada MCA Dental Full time

    Pourquoi rejoindre l'équipe MCA ?L'une de nos principales forces est la passion que partagent les membres de notre équipe. Nous apprécions les relations que nos gestionnaires de cabinets dentaires développent avec l'équipe et les patients de MCA. Nous reconnaissons que des équipes bien formées et compétentes sont une condition préalable à la...

  • Gestionnaire de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada FOLKS VFX Full time

    de l'entreprise**FOLKS VFX est studio VFX, dans une catégorie à part.****Comme l'indique son nom, la force de FOLKS c'est son monde.****En équipe, nous prouvons à nos clients que l'art numérique haut de gamme peut être créé et livré tout en respectant un équilibre travail-famille.****En favorisant les relations collaboratives, son équipe de...

  • de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Ville de Châteauguay Full time

    temporaire de:**AGENT.E DE BUREAU - LISTE DE RAPPEL**Vous souhaitez travailler dans un environnement dynamique ? Vous aimez le service à laclientèle et vous êtes polyvalent(e) ? La ville de Châteauguay est à la recherche d'agentsde bureau (Secrétariat) et de commis désirant faire partie de son équipe afin de comblerdivers remplacements....

  • de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Ville de Châteauguay Full time

    temporaire de:**AGENTS.ES DE BUREAU /COMMIS - LISTE DE RAPPELVous souhaitez travailler dans un environnement dynamique ? Vous aimez le service à laclientèle et vous êtes polyvalent.e ? La ville de Châteauguay est à la recherche d' debureau (Secrétariat) et de commis désirant faire partie de son équipe afin de combler diversremplacements....

  • Gestionnaire de bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada ESET Full time

    Job summary English version follows Nous sommes à la recherche d'une personne pour assumer temporairement les responsabilités administratives et opérationnelles de notre bureau de R&D situé au centre-ville de Montréal. ). La durée prévue de l'emploi est de 12-15 mois. Job description Rôle et responsabilités Les responsabilités associées à...

  • Adjoint de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Reel FX Full time

    **Description du poste**L'adjoint de bureau relève du gestionnaire de bureau et est chargé d'organiser et de coordonner les opérations et procédures du bureau pour assurer l'efficacité et l'efficience de l'entreprise. Il participe également à la coordination et à l'exécution des événements de l'entreprise tenus à l'intérieur et à l'extérieur...

  • Agent / Agente de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Office d'habitation Thérèse-De Blainville Full time

    **OFFICE D'HABITATION THÉRÈSE-DE BLAINVILLE**6 rue de l'Église, Bureau 330, Sainte-Thérèse, Québec J7E 3L1Poste à combler**AGENT / AGENTE DE BUREAU DE LOCATION****Mission**L'OH Thérèse-De Blainville a pour mission de développer, d'administrer, et d'offrir des logements sociaux, sur le territoire de Blainville, Boisbriand, Bois-des-Filion,...

  • Réceptionniste - Agent / Agente de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Office d'habitation Thérèse-De Blainville Full time

    **OFFICE D'HABITATION THÉRÈSE-DE BLAINVILLE**6 rue de l'Église, Bureau 330, Sainte-Thérèse, Québec J7E 3L1Poste à combler**AGENT / AGENTE DE BUREAU DE LOCATION****Mission**L'OH Thérèse-De Blainville a pour mission de développer, d'administrer, et d'offrir des logements sociaux, sur le territoire de Blainville, Boisbriand, Bois-des-Filion,...

  • Coordonnateur(trice) de bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Fitzrovia Full time

    À propos du rôle:Fitzrovia est à la recherche d'un(e) coordinateur(trice) de bureau / réceptionniste pour rejoindre notre équipe. Le / la coordinateur(trice) de bureau / réceptionniste gérera les besoins globaux de la réception et soutiendra l'équipe des Opérations Corporatives dans la coordination quotidienne du bureau de Montréal, y compris la...

  • Commis de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi**Commis de bureau**Organisation**Arrondissement Pierrefonds-Roxboro / Direction des relations avec les citoyens, services administratifs et greffes / Division des relations avec le citoyen et communications**Destinataires****Type d'emploi à pourvoir**Banque d'heures**Période d'inscription**Du 24 au 30 mai 2024**Salaire****Échelle...

  • Chef de Bureau- Office Manager

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Turner & Townsend Full time

    **Company Description**:Voulez-vous faire partie de notre équipe performante qui soutient les meilleurs clients de Turner & Townsend à** Montréal **? Nous embauchons **un(e) chef de bureau** ambitieux et avant-gardiste pour soutenir notre équipe au bureau de Montreal.Chez Turner & Townsend, notre passion est de faire la différence. Cela signifie fournir...

  • Coordinateur de Bureau Régional

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada InterRent REIT Full time

    En tant que coordinateur du bureau régional, vous êtes chargé de fournir un soutien proactif au partenaire régional de gestion des talents et au gestionnaire immobilier régional, ainsi que de superviser les activités quotidiennes du bureau régional.Ce rôle fait partie intégrante de la promotion d'une culture de bureau et d'un environnement de...

  • Adjoint(E) de Direction Et Gestionnaire de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada ADP Full time

    **ADP recrute un(e) Adjoint(e) de direction et gestionnaire de bureau - Bilingue*****- _Désirez-vous faire progresser votre carrière_ _dans un environnement stable et dynamique offrant de nombreuses opportunités d'avancement?_- _Êtes-vous avide de connaissances et avez-vous un intérêt pour les occasions de formation continue, de perfectionnement et de...