Agent ou agente de secrétariat
3 weeks ago
Du 21-05-2024 au 03-06-2024
Faculté de médecine
Centre Pédagogia
Pavillon Ferdinand-Vandry
Ville de Québec
Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
Taux horaire: 26.81$ à 31.73$
Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$
Numéro de poste: 70981
Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
La personne salariée peut, avec l’accord de son supérieur immédiat, effectuer du travail à distance.
Budget: Fonctionnement
Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Attributions caractéristiques
- Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
- Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
- Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
- Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
- Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
- Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
- Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
- Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
- chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
Autres logiciels utilisés: Adobe Acrobat, Peoplesoft finance et RH, Explo
Le centre Pédagogia est un centre de ressources et services en pédagogie et en évaluation. Il participe au développement pédagogique, au développement professionnel continu et offre un soutien à l’organisation d’activités de formation et d’évaluation. Il contribue à l’actualisation des connaissances en pédagogie et à l’amélioration des compétences des professionnels de la santé.
Sous la supervision de la directrice du centre Pédagogia, la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif requis pour les différents secteurs du centre. Elle accomplit différentes tâches administratives, dont le suivi budgétaire, les différentes tâches de secrétariat inhérentes à la fonction ainsi que les suivis avec les personnes reliées aux différents projets. La personne pourrait également participer à la mise à jour d’informations sur différentes plateformes et outils.
Principales fonctions
- Assure les opérations administratives et financières courantes tout en veillant au respect et à l’application des différents règlements et procédures en vigueur tels que :Formulaires, demandes d’achat, demandes de service interne, factures internes et externes, transmissions de dépôts, etc.
- Participe aux étapes de production de matériel pour la tenue d’activités;
- Supporte la coordination lors de la tenue d’activité;
- Procède à la mise à jour (aspects administratifs et financiers) des bases de données des activités;
- Effectue le suivi financier de différents projets du centre Pédagogia, complète le gabarit de suivi budgétaire de la Faculté et concilie le tout dans EXPLO;
- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat : tient l'agenda à jour, fait les rappels d’échéanciers, s’occupe de l’archivage des documents administratifs, assure la responsabilité de répondre aux courriels, convoque et organise des réunions, réserve les locaux, rédige des procès-verbaux et des lettres, fait la diffusion de l’information et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées;
- Etc.
Candidatures
Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.
Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca
Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.
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Agente ou Agent de Secrétariat
2 months ago
Québec, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time**Agente ou agent de secrétariat** **Deux emplois réguliers sont à pourvoir au 11 900, rue Armand Chaput, à Montréal** **Ministère de la Sécurité publique **:Direction générale des services correctionnels - Direction générale adjointe du réseau correctionnel de Montréal - Établissement de détention de Rivière-des-Prairies - Direction des...
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Agente ou Agent de Secrétariat
1 month ago
Québec, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time**Agente ou agent de secrétariat*** **Un emploi régulier est à pourvoir au 1265, rue Berri, suite 600, à Montréal** **Ministère ou organisme** **:Sous-ministériat des services correctionnels (SMSC) — Direction générale de Montréal —DSPC Montréal Sud-Ouest. L’employé pourrait être autorisé à travailler en mode hybride...
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Agente ou Agent de Secrétariat
2 months ago
Québec, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time**Agente ou agent de secrétariat** - **Direction générale **:Direction générale du Saguenay-Lac-Saint-Jean - **Direction **:Direction de l’exploitation - **Nombre d’emplois à pourvoir **:1 - **Statut de l’emploi **:Régulier - **Lieu de travail**: 3950, boulevard Harvey, Jonquière - **Télétravail**: La personne titulaire de l’emploi pourra...
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Agente ou Agent de Secrétariat
4 days ago
Québec, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time**Agente ou agent de secrétariat** - **Direction générale **:Direction générale de la Chaudière-Appalaches - **Direction **:Direction de la planification et de la gestion des infrastructures - **Nombre d’emplois à pourvoir **:1 - **Statut de l’emploi **:Régulier - **Lieu de travail**:1156 boulevard Guillaume-Couture à Lévis - **Horaire de...
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Agente ou Agent de Secrétariat
2 months ago
Québec, Canada Ministère des Transports Full time**Agente ou agent de secrétariat** - **Direction **:Direction générale d’Eeyou-Istchee Baie-James - **Service **:Direction des projets et de l’exploitation - **Nombre d'emploi à pourvoir **:2 - **Statut de l’emploi **:Régulier - **Lieu de travail**: Ville de Chibougamau, 1240, Route 113 - **Télétravail**: La personne titulaire de l’emploi...
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Agent, agente de secrétariat
3 weeks ago
Québec, Canada Réseau de transport de la Capitale (RTC) Full timeAgent, agente de secrétariat Division des communications et affaires publiques Poste temporaire (14 mois) - 35 heures semaine - Possibilité de télétravail Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience) Ce que nous vous offrons : • Projets passionnants; • Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride; • Conciliation...
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Agent, agente de secrétariat
3 weeks ago
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Agent, agente de secrétariat
1 week ago
Québec, Canada Réseau de transport de la Capitale (RTC) Full timeAgent, agente de secrétariat Division des communications et affaires publiques Poste temporaire (14 mois) - 35 heures semaine - Possibilité de télétravail Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience) Ce que nous vous offrons : • Projets passionnants; • Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride; • Conciliation...
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Agent, agente de secrétariat
3 weeks ago
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Agente ou Agent de Secrétariat
2 months ago
Québec, Canada Ministère de la Justice Full timeLa fonction publique du Québec applique des _mesures d’accès à l’égalité en emploi_ _à l’intention des femmes, des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones._ **Profitez de l’occasion qui vous est offerte de travailler au cœur du système judiciaire québécois et de...
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Agente ou Agent de Secrétariat
1 month ago
Québec, Canada Ministère des Transports Full timeVous êtes à la recherche d’un nouveau défi stimulant? Êtes-vous une personne organisée avec le sens du détail? Aimeriez-vous travailler au sein d’une équipe dynamique? Nous avons l’emploi qu’il vous faut! **Agente ou agent de secrétariat** **Processus de sélection - Recrutement : E22120SRS0850585001DL** - **Direction **:Direction...
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Agent, agente de secrétariat
1 week ago
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Agent, agente de secrétariat
3 weeks ago
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Agent, agente de secrétariat
3 weeks ago
Québec, Canada Réseau de transport de la Capitale (RTC) Full timeAgent, agente de secrétariatDivision des communications et affaires publiquesPoste temporaire (14 mois) - 35 heures semaine - Possibilité de télétravailSalaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience)Ce que nous vous offrons :• Projets passionnants;• Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride;• Conciliation travail /...
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Agente ou Agent de Secrétariat
1 week ago
Québec, Canada Université de Montréal Full time**Agente ou agent de secrétariat (PSAR)** **Faculté des sciences de l’éducation - Direction** Ce poste est créé pour soutenir un centre et une clinique, en étroite collaboration avec la Faculté des sciences de l’éducation et le Vice-rectorat aux partenariats communautaires et internationaux. L’extension est un centre de soutien en pédagogie...
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Agente ou Agent de Secrétariat
2 months ago
Québec, Canada Ministère des Transports Full time**Agente ou agent de secrétariat** - **Direction **:Direction générale d’Eeyou-Istchee Baie-James - **Service **:Direction des projets et de l’exploitation - **Nombre d'emploi à pourvoir **:1 - **Statut de l’emploi **:Régulier - **Lieu de travail**: Ville de Chibougamau, 1240, Route 113 - **Télétravail**: La personne titulaire de l’emploi...
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Agente ou Agent de Secrétariat
7 days ago
Québec, Canada Ministère des Transports Full timeVous êtes à la recherche d’un nouveau défi stimulant? Le domaine administratif vous passionne depuis toujours? Nous avons l’emploi qu’il vous faut! **Agente ou agent de secrétariat** **Processus de sélection - Recrutement : E22120SRS0850581202NB** - **Direction **:Direction générale de l’Abitibi-Témiscamingue - **Service **:Direction de la...
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Agente ou Agent de Secrétariat
2 months ago
Québec, Canada Gouvernement du Québec Full timeVous êtes à la recherche d’un nouveau défi stimulant? Êtes-vous une personne organisée avec le sens du détail? Aimeriez-vous travailler au sein d’une équipe dynamique? Nous avons l’emploi qu’il vous faut ! **Processus de sélection - Recrutement : E22120SRS0850585002SF** **Agente ou agent de secrétariat** - **Direction **:Direction...
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Agente ou Agent de Secrétariat
1 month ago
Québec, Canada Ministère des Transports Full timeVous êtes à la recherche d’un nouveau défi stimulant? Êtes-vous une personne organisée avec le sens du détail? Aimeriez-vous travailler au sein d’une équipe dynamique? Nous avons l’emploi qu’il vous faut! **Agente ou agent de secrétariat** **Processus de sélection - Recrutement : E22120SRS0850587401NB** - **Direction **:Direction...
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Agent, agente de secrétariat
1 week ago
Québec, Quebec, Canada Réseau de transport de la Capitale Full timeAgent, agente de secrétariatDivision des communications et affaires publiquesPoste temporaire (14 mois) - 35 heures semaine - Possibilité de télétravailSalaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience)Ce que nous vous offrons :• Projets passionnants;• Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride;• Conciliation...
