Coordinator, Total Rewards

Veuillez trouver la version française ci-après.

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As a recognized national business law firm, we support, grow, and impact our communities through our work. We help entrepreneurs, companies, and professionals shape and build the Canadian economy.

When you start a career with Miller Thomson, you join a firm that puts its people first. We provide the opportunity to influence the course of your career, community, and workplace with the support and backing of a national organization. While teamwork and collaboration are hallmarks of our culture, we accept and encourage individuality. You can expect a friendly, safe, and supportive environment where your colleagues will rally around to help you succeed.

Find the spark that will propel your career to new heights. Apply today to join a firm that is dedicated to you.

We are seeking a Coordinator, Total Rewards to join our team. This role can be based out of any of our offices nationally .

The Coordinator, Total Rewards, will provide support to our Total Rewards team, with a main focus on payroll and benefits accounting, budget, compensation and HRIS support. A highly detailed, analytical, and organized team player who is able to prioritize and successfully coordinate multiple priorities in a fast-paced work environment. The candidate will build strong, effective relationships with all stakeholders while delivering service excellence.

Key Responsibilities:

Payroll & Benefits Accounting

Track, prepare, and submit expense requisitions for various third-party providers on a scheduled and ad hoc basis; Assist with wire transfer payment set-up; Preparation of the monthly journal entries and bank reconciliations; Reconciliation of benefit premiums and employee deductions; Reconciliation of all other GL accounts under the responsibility of Total Rewards; Assist with audit requests from internal and external parties; Provide necessary information for the completion of Statistic Canada payroll surveys and other surveys.

Budget Support

Support in the Firm’s annual budget process; Support the preparation and import of employee data into the budget system; Track, prepare and update new-year payroll and benefit rates in the budget system; Provide ongoing support to department leaders on their budget updates and inquiries; Assist in the preparation of preliminary and final budget system reports for department review and signoff; Assist in the preparation of the Total Rewards department budget.

Compensation Support

Track and prepare registration documents and payment for annual compensation surveys; Provide support with the preparation of compensation surveys, including the submission, receipt, filing, and distribution of results; Support the job evaluation process, including collecting job descriptions for new roles and updated versions for existing roles, and assisting in maintaining the database; Annual audit and collection of updated PRM (Professional Role Maturity) and other data from department leaders; Support the annual compensation process at each stage, as needed; Participate in the job architecture project.

HRIS Support

Support the Total Rewards Analyst in operating and maintaining the HRIS system. Including reporting, audits, GL mapping, and back-up support for employee security and system failures.

General Total Rewards and Talent Services Support

Update of all Total Rewards forms and documents annually and throughout the year as needed; Support the Total Rewards team with special projects and overflow work during busy times, and as assigned; Support the Talent Services team with special projects as assigned.

What you'll bring:

Diploma in Accounting, Business Administration or related field; 2-3 years experience in an Accounting related role; Experience working in Total Rewards (Payroll, Group Benefits and/or Compensation) is an asset; Experience working in a professional services environment is preferred but not required; Bilingual (English-French) preferred; Proficient technical skills in MS Office Suite, including Word, Excel, PowerPoint and Outlook; Experience working with HRIS and Finance platforms with the ability to quickly learn new platforms; Superior attention to detail, accuracy and quality assurance; Strong interpersonal and written communication skills; Proven ability to build and manage positive, collaborative and professional relationships both internally and externally.

What we offer:

We believe in the importance of a Total Compensation package, ensuring our mix of salary, benefits, and perks are competitive within the market as well as a work-life balance. We offer:

A comprehensive Benefits package that includes Health, Dental and Vision Care, Employee Assistance Program, Life Insurance, Short Term and Long Term Disability Insurance, 3+ Weeks’ Vacation and 10 Personal Days; A Diverse and Inclusive Workplace; Flexible working options; Maternity Leave Top-up; A Firm matching Group Retirement Savings plan; An individual TFSA with low fund management fees and competitive investment options; Employee Assistance Program to support you and your family; A wellness spending account to foster employee well-being; Professional Development opportunities; Employee appreciation events; Charitable giving programs.

Who we are:

Miller Thomson LLP is one of Canada’s fastest-growing national business law firms, with strategically placed offices across the country. Our consistent ability to provide practical, creative and cost-effective advice, combined with an unyielding service commitment to our clients and a strong dedication to our lawyers, business services professionals and the communities in which we practice, gives us a unique position in the Canadian legal industry.

Miller Thomson LLP is an equal-opportunity employer and is committed to equity, diversity, inclusion, and accessibility.

While we thank all applicants for their interest, due to the high volume of applications we receive, we are unable to respond to queries individually, and only those selected for an interview will be contacted.  No phone calls or agencies, please.

Miller Thomson will provide accommodation on request throughout the recruitment, selection and assessment process for applicants with disabilities. If you require accommodation, please inform our Talent department of the nature of the accommodation that you may require, to ensure your equal participation.

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En tant que cabinet d’avocats d’envergure nationale reconnue, nous soutenons les collectivités qui nous entourent par notre travail, les faisons prospérer et exerçons une influence sur elles. Nous aidons les entrepreneurs, les sociétés et les professionnels à bâtir et à dynamiser l’économie canadienne.

En entreprenant une carrière chez Miller Thomson, vous devenez membre d’un cabinet qui place ses gens au cœur de ses préoccupations. Nous vous donnons la possibilité d’avoir une incidence sur votre carrière, votre collectivité et votre milieu de travail en bénéficiant du soutien et de l’aide d’une organisation d’envergure nationale. Bien que le travail d’équipe et la collaboration soient des signes distinctifs de notre culture, nous acceptons et encourageons l’individualité. Vous pouvez vous attendre à évoluer dans un environnement amical, sûr et positif dans lequel vos collègues vous appuieront pour assurer votre réussite.

Trouvez l’étincelle qui propulsera votre carrière vers de nouveaux sommets. Postulez aujourd’hui même pour vous joindre à un cabinet qui vous sera dévoué.

Nous sommes présentement à la recherche d’un Coordinateur ou d’une Coordonnatrice, Rémunération globale pour se joindre à notre équipe. La personne retenue pourra travailler dans le bureau de son choix .

La personne retenue à ce poste apporte son soutien à l’équipe de la rémunération globale, principalement dans les dossiers portant sur la paie, les avantages sociaux, les budgets, la rémunération et la mise à jour du système d’information sur les ressources humaines (SIRH). La personne retenue à ce poste doit démontrer une exceptionnelle capacité d'analyse et d'organisation, ainsi qu'un excellent esprit d'équipe. Elle doit être apte à établir les priorités avec discernement et à coordonner efficacement plusieurs tâches dans un milieu de travail dynamique et en perpétuelle évolution.

Nous recherchons une personne capable de tisser des liens solides et fructueux avec toutes les parties prenantes, tout en fournissant un service exemplaire.

Principales responsabilités :

Paie et avantages sociaux

Assurer le suivi, la préparation et la transmission des demandes de remboursement de frais auprès des divers fournisseurs tiers, de façon régulière ou selon les exigences spécifiques. Aider à la mise en place des paiements par virement bancaire. Effectuer la préparation des écritures comptables mensuelles et assurer les rapprochements bancaires. Effectuer le rapprochement des primes liées aux prestations et des retenues à la source. Effectuer le rapprochement de tous les autres comptes du grand livre général sous la responsabilité du Service de la rémunération globale. Collaborer au traitement des demandes d'audit provenant des parties internes et externes. Veiller à la mise à disposition des renseignements nécessaires à la réalisation des enquêtes sur les salaires et autres études menées par Statistique Canada.

Processus budgétaire

Soutenir le processus budgétaire annuel du cabinet. Contribuer à la préparation et à l’importation des données relatives aux employés dans le système de préparation des budgets. Effectuer le suivi, préparer et mettre à jour les taux liés à la paie et aux avantages sociaux pour la nouvelle année dans le système de préparation des budgets. Fournir un accompagnement constant aux chefs de service pour répondre à leurs besoins en lien les mises à jour budgétaires et leurs demandes de renseignements. Collaborer à la préparation des rapports préliminaires et finaux dans le système de préparation des budgets pour révision et approbation par le service. Participer à la préparation du budget du service de la rémunération globale.

Processus de rémunération

Suivre et préparer les documents d’inscription et de paiement pour les sondages annuels sur la rémunération. Collaborer à la préparation des sondages de rémunération, notamment aux étapes de soumission, de réception, d’archivage et de diffusion des résultats. Soutenir le processus d’évaluation des emplois, notamment en regroupant les descriptions pour les nouveaux postes et les versions actualisées pour les postes existants, et maintenir la base de données à jour. Audit annuel et collecte de données actualisées sur la MRP (Maturité du Rôle Professionnel) et d’autres données auprès des chefs de service. Apporter son soutien à chaque étape du processus de rémunération annuelle, selon les besoins. Jouer un rôle actif dans le projet d'architecture des postes.

Soutien du SIRH

Collaborer avec l’analyste de la rémunération globale à la mise à jour et au maintien du SIRH, notamment en ce qui concerne les rapports, les audits, la cartographie des écritures du grand livre, le soutien à la sécurité des employés et les défaillances du système.

Rémunération globale générale et gestion des compétences

Mise à jour des formulaires et des documents du Service de la rémunération globale chaque année et tout au long de l’année selon les besoins. Soutenir l’équipe de rémunération globale dans les projets particuliers et le surplus de travail pendant les périodes de pointe, et selon les besoins. Soutenir l’équipe de gestion des compétences dans certains projets spéciaux, au besoin.

Ce que vous apporterez à Miller Thomson :

Diplôme en comptabilité, en administration des affaires ou dans un domaine connexe. 2 à 3 ans d’expérience professionnelle dans un contexte de comptabilité. Toute expérience dans le domaine de la rémunération globale (paie, avantages sociaux et/ou rémunération) est un atout. Expérience de travail dans un milieu de services professionnels souhaitée, mais non exigée. Bilinguisme (anglais et français) souhaité. Bonnes connaissances techniques de la suite MS Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Expérience de travail avec le système SIRH et les outils financiers avec facilité d’apprentissage de nouvelles plateformes. Très grand souci du détail et capacité à effectuer un travail de précision et à assurer le contrôle de la qualité. Grande facilité pour les relations interpersonnelles et la communication écrite. Capacité avérée à établir et maintenir de bonnes relations professionnelles dans un esprit de collaboration, à l’interne comme à l’externe.

Ce que vous propose Miller Thomson :

Chez Miller Thomson, nous croyons qu’il est important de proposer un programme de rémunération globale. C’est pourquoi nous veillons à ce que nos salaires et nos divers avantages sociaux soient concurrentiels en plus d’offrir un excellent équilibre travail-famille. Nous proposons :

Une gamme complète d’avantages sociaux qui comprend notamment l’assurance-maladie, les soins dentaires, les soins de la vue, un programme d’aide aux employés, l’assurance-vie, l’assurance invalidité de courte et de longue durée, plus de trois semaines de vacances et dix jours de congés personnels ; Un milieu de travail qui favorise la diversité et l’inclusion ; Des possibilités d’aménagement d’un horaire de travail flexible ; Une indemnité complémentaire avec les congés de maternité ; Un régime enregistré d’épargne-retraite collectif avec cotisation patronale ; Un compte enregistré libre d’impôt individuel avec de faibles frais de gestion des fonds et des options de placement concurrentielles ; Un programme d’aide aux employés pour vous soutenir, vous et votre famille ; Une allocation de dépenses pour les activités de bien-être ; Des occasions de perfectionnement professionnel ; Des célébrations pour la reconnaissance des employés ; Des programmes caritatifs.

Aperçu du cabinet

Grâce à son positionnement stratégique dans l’ensemble du pays, Miller Thomson figure parmi les cabinets juridiques nationaux dont la croissance est la plus marquée au pays. Si le cabinet occupe aujourd’hui une place unique dans le milieu juridique canadien, c’est grâce à la constance avec laquelle il offre des conseils judicieux, innovateurs et concurrentiels, à son engagement à offrir des services complets et à son dévouement envers ses avocats, son personnel et les collectivités dans lesquelles ses avocats exercent.

Miller Thomson souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’est engagé à respecter les notions d’équité, de diversité, d’inclusion et d’accessibilité.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, en raison du nombre de candidatures, nous ne serons pas en mesure de répondre individuellement aux questions et nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés;  Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés; les agences sont priées de s’abstenir.

Miller Thomson veillera, sur demande, à l’accommodement des personnes handicapées tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation. Pour que de telles mesures soient mises en place, veuillez communiquer avec les Services des compétences et indiquer la nature des accommodements nécessaires.

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