Administrative Assistant

3 months ago

Toronto, Canada CPP Investments Full time
Description du poste

Nous sommes actuellement à la recherche d’un assistant administratif pour un poste à temps plein au sein de l’équipe Fonds et placements secondaires du service Actions de sociétés fermées. L’adjoint administratif relèvera d’un gestionnaire, Placements et sera chargé de fournir un soutien administratif quotidien aux membres chevronnés et moins expérimentés de l’équipe Fonds et placements secondaires. Certaines de ses principales tâches comprennent la gestion des voyages, des calendriers, des réunions, des dépenses, des événements, des présentations, de la correspondance et d’autres initiatives du service.

Exigences du poste

  • Gérer les calendriers des membres de l’équipe et collaborer avec les adjoints de direction ou assistants administratifs des autres services pour coordonner la planification des réunions, au besoin.
  • Aider aux réservations des salles pour les réunions internes et externes, y compris l’inscription des invités et la prise de commandes pour le service de traiteur, au besoin.
  • Gérer des questions très délicates et confidentielles liées aux activités quotidiennes du service et de l’organisme.
  • Participer à la planification de l’équipe, notamment des événements sociaux et ceux ayant lieu à l’extérieur : trouver les endroits, coordonner les contrats et les paiements des fournisseurs, communiquer avec le service, etc.
  • Effectuer des réservations et gérer les préparatifs complexes des voyages dans le monde ainsi que les itinéraires, ou réaliser d’autres tâches de soutien aux professionnels en déplacement à l’étranger.
  • S’assurer que les membres de l’équipe sont prêts pour l’ensemble des réunions et mènent à bien les mesures à prendre.
  • Faire le rapprochement des dépenses réglées par carte de crédit et les entrer dans le système des comptes de frais.
  • Travailler avec les services des ressources humaines et des technologies de l’information pour assurer l’intégration sans heurts des nouveaux employés.
  • Collaborer étroitement avec d’autres membres de l’équipe administrative afin d’accroître l’efficacité et de fournir un soutien général au service.
  • Agir à titre d’ambassadeur d’Investissements RPC et jouer un rôle clé en représentant la division des placements, tant à l’interne qu’à l’externe. Effectuer son travail de manière professionnelle et amicale, en étant facilement accessible.
  • Travailler dans le cadre d’une collaboration transversale avec d’autres équipes et services.
  • Répondre aux demandes du personnel en matière de gestion des échéanciers et des livrables.

Qualifications

  • De quatre à cinq ans d’expérience dans un milieu professionnel dynamique.
  • Expérience en matière de soutien à différents types de professionnels et en gestion de priorités concurrentes.
  • Expérience en gestion de calendriers complexes, en réservations pour des réunions et des événements à haute visibilité, en organisation de voyages et en gestion du processus de remboursement des frais.
  • Connaissance pratique de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Calendrier); aptitudes et intérêt pour l’apprentissage de nouvelles applications.
  • Esprit d’équipe, soif d’apprendre, capacité d’adaptation, sang-froid et professionnalisme.
  • Capacité à travailler selon un horaire flexible, au besoin.
  • Sens marqué du détail et de la précision, grand sens de l’organisation, capacité à établir des priorités et à travailler sur plusieurs tâches à la fois.
  • Excellentes aptitudes en communication (orale et écrite) et entregent.
  • Capacité de travailler dans un milieu à rendement élevé, sous pression et en respectant des échéanciers serrés.
  • Amabilité et facilité à interagir avec divers types de personnes à tous les échelons en affichant un grand professionnalisme.
  • Capacité éprouvée à travailler de manière autonome et à faire preuve d’efficacité dans un milieu de travail à aire ouverte et axé sur le travail d’équipe.
  • Intérêt pour le secteur des placements, un atout.
  • Capacité d’incarner nos principes directeurs en matière d’intégrité, de collaboration et d’excellence du rendement.


Informations complémentaires

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À RPC Investissements, nous tenons à promouvoir la diversité et un accès équitable aux occasions d’emploi fondé sur les capacités.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui seront choisis pour la suite du processus d’embauche.

Notre engagement en matière d’inclusion et de diversité :

En plus de nous employer à bâtir une équipe comptant des talents variés, nous nous assurons d’offrir un milieu inclusif et accessible à tous. Si vous avez des besoins particuliers pour le processus de recrutement (par exemple, du matériel dans un autre format et des salles de réunion accessibles), n’hésitez pas à nous en faire part. Nous collaborerons avec vous pour y répondre.

Avertissement :

RPC Investissements n’accepte pas les curriculum vitæ acheminés par les agences de placement, les chasseurs de têtes ou les fournisseurs de services de recrutement avec lesquels il n’a pas conclu d’entente contractuelle formelle. Nos ententes de services de recrutement visent à répondre à des besoins précis et ne s’appliquent pas au présent avis ni aux offres d’emploi affichées sur le site Web. Tout CV ou renseignement reçu d’un fournisseur qui n’est pas autorisé par RPC Investissements à envoyer des CV pour le présent avis ou le site Web sera considéré comme non sollicité et ne sera pas examiné.  RPC Investissements ne rémunère pas les recommandations ni les placements et ne verse pas d’honoraires lorsqu’il reçoit des CV ou des renseignements non sollicités.

 

  • Administrative Assistant

    8 months ago

    Toronto, Canada 247 Labs Inc Full time

    **Introduction**: We are seeking an experience, fast, detail-oriented and highly organized Administrative Assistant to join our team full-time. **Responsibilities**: - Administrative Support: - Assist in the preparation of regularly scheduled reports. - Assisting in setup the employee tools. - Other administrative support as requested by the managers -...

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    6 months ago

    Toronto, Canada Young Family and Cosmetic Dentistry Full time

    Administrative Assistant Successful, Established Company! Competitive Pay + Incentives! Fun Environment! Many Advancement Opportunities! We have an exciting opportunity for a talented Administrative Assistant! We currently have a highly trained dental team and are looking for the next great Administrative Assistant to join our team! We are only looking...

  • Administrative Assistant

    7 months ago

    Toronto, Canada St. Elizabeth Family Support Services Full time

    THE POSITION: We are currently looking for a responsible Administrative Assistant to perform a variety of administrative and clerical duties such as: - providing support to our management and employees, - assisting in daily office duties, and managing our organization’s general administrative activities. - coordinate Summer Camps and other...

  • Administrative Assistant

    1 month ago

    Toronto, Canada St. Elizabeth Family Support Services Full time

    THE POSITION: We are currently looking for a responsible Administrative Assistant to perform a variety of administrative and clerical duties such as: - Assisting in daily office duties, and managing our organization’s general administrative activities. - Coordinate Summer Camps and other events - Attending to daily task's QUALIFICATIONS AND...

  • Administrative Assistant

    3 months ago

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    6 months ago

    Toronto, Canada Richter LLP Full time

    **Richter Office Toronto** **Day in the life as an Administrative Assistant at Richter** As an Administrative Assistant, you will also be responsible for certain assigned administrative and operational tasks that require your high attention to detail and organizational skills. In addition, you will be the first point of contact for the firm, responsible...

  • Administrative Assistant

    4 months ago

    Toronto, Canada Street Haven at the Crossroads Full time

    **Administrative Assistant - Full Time (1 Year Contract)** **Company Overview**: **Position Overview**: The Administrative Assistant will report to and provide comprehensive administrative support to both the Director of Housing and Shelter Services and the Director of Mental Health and Addiction Services. This role involves managing daily clerical tasks,...

  • Administrative Assistant

    7 months ago

    Toronto, Canada Canada Lands Company Full time

    **Company**: Canada Lands **Location**: 70 Canuck Ave, Toronto, ON **Employment Status**: Employee (Full-Time) **Short Summary**: The Administrative Assistant provides administrative support to the Attractions and Real Estate teams and acts as receptionist and office services coordinator for the Downsview Park office. The Administrative Assistant maintains...

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    6 months ago

    Toronto, Canada Gadge USA Full time

    Gadge CANADA is a leading national packaging supply and supply-chain solutions company. We have been in business since 1993 and have built a strong reputation for delivering high-quality packaging solutions to our customers. Our company has a wide distribution network and offers scalable service models to meet the unique needs of our clients. We are...

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    Toronto, Canada Baycrest Full time

    Administrative Assistant Tracking Code Job Description FUTURE OPPORTUNITY with the Ontario Centres for Learning, Research & Innovation in Long-Term Care at Baycrest ADMINISTRATIVE ASSISTANTS NEEDED Temporary 6-month contact Job Summary The administrative assistant performs administrative functions that support the effective and efficient...

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    Toronto, Canada Voxig Full time

    The Administrative Assistant will provide support for various administrative tasks, including managing schedules, organizing documents, and coordinating meetings. You will be responsible for ensuring smooth office operations and providing support to different departments as needed. **Key Responsibilities**: - Manage calendars and schedules for team...

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    4 weeks ago

    Toronto, Canada Jet-Mate Canada Inc. Full time

    **Job Overview**: We are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team. This role combines standard administrative duties with a focus on researching customer experiences, making it an ideal opportunity for someone who excels at supporting operational tasks while also offering valuable insights into our customers'...

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    6 months ago

    Toronto, Canada Borden Ladner Gervais LLP Full time

    We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience. We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation,...

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    3 months ago

    Toronto, Canada Lifemark Health Group Full time

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    3 weeks ago

    Toronto, Canada TD Bank Full time

    **Work Location**: Toronto, Ontario, Canada **Hours**: 37.5 **Line of Business**: Administration **Pay Details**: $55,000 - $75,000 CAD The pay details posted reflect a temporary market premium specific to this role that is reassessed annually. **Department Overview**: The legendary customer experience is paramount to everything we do at TD and to...

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    8 months ago

    Toronto, Canada Selrhub It Solutions Full time

    **Responsibilities**: - Provide administrative support to ensure efficient operation of the office. - Manage calendars, schedule appointments, and coordinate meetings and conferences. - Prepare and distribute correspondence, memos, and reports. - Maintain electronic and paper filing systems, ensuring proper organization and accessibility of documents. -...

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    6 months ago

    Toronto, Canada Borden Ladner Gervais LLP Full time

    We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience. We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation,...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Toronto, Canada Quantum Management Services Ltd. Full time

    Position: Administrative Assistant Location: Downtown Toronto (hybrid 2 days per week on-site)Salary: $23 to $25 per hour Job Type: Contract (4-6 months to start) extension and/or possible temp-hire Our client, a regulatory body, is currently in search of an Administrative Assistant to join their team on a temporary basis. As an Administrative Assistant,...

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    8 months ago

    Toronto, Canada Lifemark Health Group Full time

    **Administrative Assistant** **Status**:Permanent Part Time **Location**: Remote The** Administrative Assistant** is a dynamic and engaging individual who thrives in a fast-paced, people-focused environment. To be successful in this position, you will need to be an excellent communicator who gets energy from engaging with people and achieving results. You...

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    8 months ago

    Toronto, Canada Lifemark Health Group Full time

    **Administrative Assistant** **Status**:Permanent Full Time **Location**: Remote The** Administrative Assistant** is a dynamic and engaging individual who thrives in a fast-paced, people-focused environment. To be successful in this position, you will need to be an excellent communicator who gets energy from engaging with people and achieving results. You...