Agente ou Agent de Secrétariat

**Agente ou agent de secrétariat**
- **Direction **:Direction générale de l'expertise immobilière
- **Direction **:Direction des propriétés immobilières
- **Nombre d'emploi à pourvoir **:Occasionnel 3 ans
- **Statut de l’emploi **:Régulier
- **Lieu de travail **:700, boul. René-Lévesque Est, 2e étage, Québec
- **Télétravail**: en mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale
- **Horaire de travail**: 35 heures par semaine
- **Date prévue d’entrée en fonction **:L’entrée en fonction est prévue dès que possible et elle sera déterminée au terme du processus de sélection avec les personnes retenues.

**Les défis que nous vous proposons**

Le mandat de la Direction des propriétés immobilières consiste à assurer, le traitement des transferts de propriété principalement lors d’expropriation par le MTMD, de mise à la disposition et d’octroi de droits sur les propriétés immobilières du MTMD et des ministères et organismes publics et la gestion de l’inventaire des emprises ferroviaires abandonnées ainsi que des transferts d’autorité provinciaux et fédéraux.

Ainsi, la personne titulaire de l’emploi doit:

- Apporter un soutien à la réalisation des activités d’émission de permissions d’occupation (PO);
- Émettre des documents relatifs aux demandes de PO selon les modèles établis qui lui sont attribués;
- Effectuer et suivre les demandes auprès des collaborateurs impliqués dans la réalisation du dossier;
- Saisir les données lors de l’octroi de la PO dans le modèle établi;
- Percevoir les sommes d’argent et en assurer le traitement en préparant les factures appropriées tel qu’entendu dans la PO;
- Le cas échéant, assurer le renouvellement des PO lorsqu’elles viennent à échéance;
- Valider la qualité et l’intégrité de tous les documents soumis et nécessaires au traitement de la demande et à la signature de la PO;
- Formuler les demandes de numérisation des dossiers;
- Effectuer le suivi des demandes et le dépôt des documents numérisés par l’équipe de numérisation;
- Traiter et colliger les communications (courriel et appel téléphonique) reçues au Guichet unique par des demandeurs de l’externe (accusé de réception et effectuer le suivi);
- Traiter les demandes dans la boîte de courriels commune relative à la gestion administrative de la direction dont principalement la révision linguistique de lettres, de notes et en effectuant leur transmission;
- Réceptionner le courriel et transmettre à la ressource concernée.

**Vous serez avant tout un pilier de support dans l’accomplissement de nos mandats**

Capsule - Agente de secrétariat dans la fonction publique

**Les avantages de travailler au ministère des Transports**
- Régime de retraite à prestations déterminées avantageux;
- Régime d’assurances collectives;
- 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés;
- Mesures de conciliation travail et vie personnelle;
- Horaire variable;
- Sécurité d’emploi;
- Programme d'aide aux employés (PAE);
- Programme de soutien aux études;
- Service de formation et de développement au sein de l’organisation;
- Soutien financier à la pratique d’activités physique.

**Salaire annuel**:
38 352$ à 49 036$ selon l’expérience*
- L’échelle est celle approuvée dans la convention collective signée le 29 septembre 2022.
- La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence._

**Les qualités que nous recherchons**:

- Sens des responsabilités, afin d’assurer les services relatifs au soutien opérationnel de la direction;
- Méthodique, afin d’être en mesure d’accomplir l’ensemble des démarches et suivis pour réaliser ces travaux;
- Organisation, pour planifier et organiser son travail de manière à répondre adéquatement aux différents besoins;
- Facilité d’expression dans les communications orales et écrites régulières, pour tout ce qui concerne l’administration;
- Créativité afin d’apporter des solutions adaptées aux problèmes rencontrés;
**La personne recherchée doit satisfaire aux exigences de l’emploi**:

- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente¹;

OU
- Détenir un certificat d’études secondaires équivalent à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente **ET** posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat.

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