Agente ou Agent de Secrétariat

**AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT - **1 emploi régulier

**Tribunal administratif du Québec - Direction du Secrétariat
- Service du Secrétariat de Québec. Un emploi régulier est à pouvoir à l’un ou l’autre de ces ports d’attache**:

- 575, rue Jacques-Parizeau, à Québec
- 500, boulevard René-Levesque Ouest, à Montréal

**Télétravail**

Prendre note que pour la plupart des emplois, la prestation de travail s’effectue selon un mode hybride caractérisé par une présence d’un minimum de deux jours par semaine au bureau, selon la Politique-cadre en matière de télétravail. Pour le personnel en région, le télétravail à temps plein est temporairement autorisé. Les modalités seront déterminées au moment de la sélection.

**Ce qui distingue le Tribunal administratif du Québec**

Dans un environnement des plus agréables et à proximité de plusieurs services, le Tribunal administratif du Québec (TAQ) se démarque par son emplacement géographique enviable et par la taille de son organisation. Choisir le TAQ comme employeur, c’est se joindre à une équipe d’environ 300 personnes qui unissent leurs efforts pour offrir aux citoyens un **tribunal spécialisé, indépendant et impartial** où ils peuvent faire valoir leurs droits à l’encontre d’une décision prise par l’Administration publique ou lorsque leur liberté est restreinte en raison de leur état de santé mentale.

**Des conditions de travail avantageuses **
- Un horaire flexible adapté tant aux lève-tôt qu’à ceux qui ne le sont pas (possibilité de débuter
ta journée entre 7 h et 10 h et de la terminer entre 15 h et 18 h 30) WOW ;
- 3 journées de congé (21 heures de temps accumulé) par période de quatre semaines;
- Des plateformes pour ton développement professionnel et ton bien être;
- Des Espaces bien-être pour socialiser entre collègues et se ressourcer;
- Un programme de soutien à l’activité physique (remboursement de certains frais,
ententes promotionnelles);
- Un programme de soutien aux études;
- Un Club social actif et débordant d’idées

**Le Secrétariat dans les activités du Tribunal**

Le Secrétariat est le premier contact que le citoyen établit avec le Tribunal pour déposer un recours afin de faire valoir ses droits à l’encontre d’une décision de l’Administration publique. Il est l’interface de toutes les parties impliquées dans un litige. De ce fait, il gère les demandes de recours de l’ouverture à la fermeture des dossiers en renseignant les parties impliquées et en leur prêtant assistance. En plus de fournir le support à la clientèle externe et interne du Tribunal, le Service du secrétariat est chargé de la conservation des dossiers, de leur traitement et de leur mise au rôle, de l’organisation des audiences sur le territoire québécois et de l’expédition des décisions.

**Attributions de l’emploi**:
Sous l’autorité de la cheffe de service, la personne titulaire de l’emploi effectue essentiellement des tâches de soutien administratif à la gestion. Elle appuie la cheffe de service dans l’administration courante du Service du Secrétariat de Québec et de Montréal. Elle agit comme alliée à la gestion et contribue à la bonne marche des activités du Secrétariat.

Plus précisément, la personne titulaire de l’emploi:

- participe aux exercices de vacances annuelles et de gestion des contributions en préparant la documentation requise;
- facilite les processus de dotation du personnel en organisant les entrevues, en s’assurant que l’aire de travail soit équipée adéquatement, en préparant la documentation d’accueil, en veillant à offrir un soutien aux nouveaux employés pour les questions administratives;
- favorise la saine gestion des dépenses en effectuant les recherches et réservations pour les déplacements des employés ou toute autre dépense courante. Faire le lien avec les unités de soutien, au besoin;
- développe des procédures ou des outils liés à des éléments administratifs pour améliorer les pratiques et répondre aux besoins du Secrétariat;
- agit à titre de personne de référence en matière d’assiduité au Secrétariat. Collecte les feuilles d’horaires variables, effectuer les vérifications d’usage afin d’assurer la cohérence entre le registre des absences, les informations inscrites dans SAGIR et le registre d’horaire variable;
- collabore à la préparation de correspondances particulières;
- assiste les gestionnaires et les coordonnateurs en participant à la rédaction et à la préparation de lettres, fiches ou courriels officiels en apportant une attention particulière à la révision linguistique et au respect des procédures applicables à la situation.

La personne recherchée se distingue par son souci d’offrir un service à la clientèle de qualité et fait preuve de discrétion. Elle démontre de la rigueur, de l'autonomie et du professionnalisme dans