Agente ou Agent de Secrétariat

**Vous désirez travailler au sein d’une organisation dynamique, développer votre expertise et vos connaissances?**

**Nous avons une place pour vous dans notre belle équipe**

**Agente ou agent de secrétariat***

**Un emploi régulier est à pourvoir au 2525, boulevard Laurier, à Québec**

**Ministère de la Sécurité publique**:Sous-ministériat des services correctionnels (SMSC) — Direction générale aux programmes, au conseil et à l’administration (DGPCA) — Direction des programmes (DP).

L’employé pourrait être autorisé à travailler en mode hybride (télétravail/présentiel).

**Notre grande mission**:Assurer la sécurité du Québec par la prévention, l’intervention et le partenariat.

**À propos de nous**: La DP assume le rôle d’expertise-conseil relativement à l’ensemble des activités et des interventions de réinsertion sociale en lien avec le développement des programmes correctionnels, la prestation de services ainsi que l’évaluation des personnes contrevenantes ou prévenues. Elle réalise la conception, l’implantation et le suivi des programmes destinés à la clientèle du SMSC. Elle offre du soutien et des conseils au réseau correctionnel en matière d’évaluation de la clientèle et de planification de l’intervention, du suivi en détention et dans la communauté de même que des services de soutien à la réinsertion sociale. Elle assure également les obligations légales relatives aux victimes d’actes criminels, dont la ligne téléphonique provinciale ainsi que le soutien au réseau dans les dossiers concernant les victimes. Par ailleurs, la DP développe et consolide différents partenariats nécessaires à la réalisation de son mandat visant à soutenir les personnes dans leur processus de réinsertion sociale. Elle coordonne le suivi des ententes entre le Ministère de la Securité publique, les organismes communautaires et les autres ministères concernés.

**Vos prochains défis**: Sous l’autorité de la directrice des programmes, le titulaire de l’emploi agit à titre d’agente ou agent de secrétariat et apporte le soutien administratif et logistique nécessaire au bon déroulement des activités de l’unité. Il effectue divers travaux de secrétariat et de soutien administratif auprès du personnel de l’équipe. La DP est une équipe dynamique et engagée dans sa mission de réinsertion sociale, qui dénote un fort esprit d’équipe. Le rôle du titulaire de l’emploi est névralgique puisqu’il est amené à réviser l’ensemble des documents réalisés par les professionnels de la direction et à en assurer le dépôt au système informatique SDM. En collaboration avec la technicienne en administration, il est aussi responsable de la gestion administrative des dossiers victimes et apporte son soutien aux professionnels dédiés à ce mandat spécifique. Plus précisément, le titulaire du poste sera notamment amené à:

- Réviser l’orthographe et effectuer la mise en page de l’ensemble de la correspondance de la direction, soit des lettres, notes, rapports, documents de présentation PowerPoint, tableaux, formulaires, etc.;
- Effectuer la gestion de la boîte courriel de la direction et en assurer le suivi auprès des personnes concernées;
- Répartir les mandats aux membres du personnel, en collaboration avec la chef d’équipe;
- Déposer tous les documents requis et vérifiés au système informatique SDM; effectuer tous les inscriptions et mouvements nécessaires;
- Procéder au classement numérique des documents dans le SharePoint de la direction, selon les règles de classification;
- Préparer la logistique des réunions d’équipe et procéder aux réservations requises pour les déplacements des membres de l’équipe;
- Participer activement à l’accueil des nouveaux membres du personnel, notamment en produisant les documents requis et en expliquant le fonctionnement administratif de la direction;
- En collaboration avec la technicienne en administration, gérer la partie administrative des dossiers victimes : récupérer et numériser les documents reçus par la poste, prendre les appels en provenance de la ligne « info-victimes », faire des recherches de données au système informatique, préparer les dossiers pour les professionnelles, procéder à la transmission des documents aux personnes concernées, classement numérique des documents, tenir à jour un tableau des suivis et des statistiques, tenir à jour la liste téléphonique des personnes autorisées, gérer la boîte courriel.

**Échelle de traitement**: De 38 352 $ à 49 036 $*
- _Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du _Secrétariat du Conseil du trésor_._

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

**Vos obligations pour atteindre cet objectif**:

- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le d