Secrétaire Administratif(Ve) Du Service éducatif

**Descriptif du poste**:
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**Catégorie**:
Soutien administratif et conciergerie

**Titre du poste**:
Secrétaire administratif(ve) du service éducatif à 100% du temps | Service pédagogique

**Région**:
Ottawa

**Lieu de travail**:
Service pédagogique

**Nature du poste**:
Poste régulier à 100% du temps, syndiqué12 mois par année (35 heures/semaine)

**Date d'entrée en fonction**:
Le plus tôt possible

**Sommaire des responsabilités**:
Sous la supervision de la direction du service éducatif, le/la titulaire du poste fournit des services administratifs et de secrétariat pour aider au bon fonctionnement des activités du Service, le tout dans le respect des directives et des procédures.
- Créer et faire le suivi des registres et préparer des rapports selon les directives de l'équipe de direction du service éducatif ;
- Assurer un appui administratif dans la gestion des demandes de l’équipe de direction, des clients internes (ex. les membres du personnel) et externes (ex. partenaires communautaires, fournisseurs, parents, consortium de transport);
- Créer des registres, coordonner et tenir à jour diverses listes et fiches de contrôle (Ex. liste du personnel, la distribution des clés, listes de distribution)
- Coordonner l’utilisation des locaux pendant les heures de travail ;
- Rédiger la correspondance administrative quotidienne ;
- Organiser et tenir à jour un système de classement pour les dossiers ;
- Assurer un leadership pour l'exécution des tâches et le bon fonctionnement du secrétariat ;
- Assurer l’exécution des tâches liées au système d’information scolaire (p. ex. soutenir les tâches liées à l’inscription des élèves à grands besoins et l’inscription en ligne; cadre d'imputabilité ; ASPEN ;
- Ouvrir, organiser, transférer et archiver les dossiers scolaires ;
- Appuyer la gestion du système de suppléance ;
- Préparer les colis pour envoi ;
- Effectuer toutes les tâches reliées au budget opérationnel, produire des rapports et effectuer des suivis en lien avec les subventions ;
- Coordonner les processus d’achats et les paiements pour le service à la demande de l’équipe de direction du service éducatif.

**Exigences et qualifications du poste**:

- Certificat d’études collégiales d’un (1) an en administration
- Compétences informatiques avancées
- Minimum de trois (3) ans d’expérience dans des fonctions reliées au poste

**COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES**:

- Communication interpersonnelle
- Ouverture d’esprit
- Intégrité

**COMPÉTENCES PROPRES AU POSTE**:

- Savoir travailler en équipe
- Résolution de problèmes
- Être organisé
- Rigueur
- Savoir transmettre l’information
- Orientation vers l’apprentissage

**Exigences particulières**:
Un relevé d'antécédents criminels, datant de six mois ou moins, avec mention du secteur vulnérable.

Pourrait être appellé(e) à travailler en soirée ou en fin de semaine

Être en mesure de se déplacer sur le territoire du CEPEO et posséder un permis de conduire valide.