Secrétaire Administratif(Ive) à 100% Du Temps

**Descriptif du poste**:
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**Catégorie**:
Soutien administratif et conciergerie

**Titre du poste**:
Secrétaire administratif(ive) à 100% du temps | ÉÉP Michel-Dupuis

**Région**:
Ottawa

**Lieu de travail**:
Michel-Dupuis

**Nature du poste**:
Poste régulier, Syndiqué
10 mois par année 100% du temps (35 heures/semaine)

**Date d'entrée en fonction**:
Le plus tôt possible

**Sommaire des responsabilités**:

- Créer et faire le suivi des registres et préparer des rapports selon les directives de la direction d’école ;
- Assurer un appui administratif dans la gestion des demandes de la direction, des clients internes (ex. les membres du personnel) et externes (ex. partenaires communautaires, fournisseurs, parents, consortium de transport) ;
- Créer des registres, coordonner et tenir à jour diverses listes et fiches de contrôle (Ex. la distribution des clés, les formulaires des parents, les RAC pour les parents bénévoles, inventaire des fournitures, etc.) ;
- Coordonner l’utilisation des locaux pendant et après les heures de classe ;
- Rédiger la correspondance administrative quotidienne ;
- Organiser et tenir à jour un système de classement pour les dossiers (y compris les dossiers d’élèves) ;
- Assurer un leadership pour l'exécution des tâches et le bon fonctionnement du secrétariat ;
- Assurer l’exécution des tâches liées au SIS (ex : soutenir les tâches liées à l’inscription des élèves et

l’inscription en ligne, démarrage et fermeture de l’année scolaire, bulletins scolaires) et au cadre - d'imputabilité ;
- Ouvrir, organiser, transférer et archiver les dossiers scolaires ;
- Appuyer la gestion du système de suppléance ;
- Recevoir et préparer pour envoi le courrier et les colis ;
- Effectuer toutes les tâches reliées à la tenue de livres des fonds scolaires (émission des chèques

fournisseurs, conciliation bancaire, gestion des paiement et des dépôts, conciliations des activités de collecte de fonds, etc) ;
- Coordonner les processus d’achats et les paiements pour les écoles ;
- Vérifier les entrées budgétaires, tenir compte des budgets et produire des rapports à la demande de la direction de l'école ;
- Effectuer la gestion du Service en ligne (création de produits, génération de rapports, résolution de problèmes des usagers);
- Veiller à la disponibilité et au bon fonctionnement des outils de secrétariat en faisant le lien avec les personnes responsables.

**Exigences et qualifications du poste**:

- Diplôme d’études collégiales d’un (1) an en administration
- 2 Cours réussis en tenue de livres et tenue de livres informatisées
- Habiletés informatiques et compétences intermédiaires en Excel
- Compétences informatiques avancées
- Minimum de trois (3) ans d’expérience dans des fonctions reliées au poste

**Profil de compétences recherché**:
Compétences organisationnelle
- Communication interpersonnelle
- Ouverture d’esprit
- Intégrité

Compétences propres au poste
- Savoir travailler en équipe
- Résolution de problèmes
- Être organisé
- Rigueur
- Savoir transmettre l’information
- Orientation vers l’apprentissage

**Exigences particulières**:
Un relevé d'antécédents criminels, datant de six mois ou moins, avec mention du secteur vulnérable.