Adjoint(E) Administratif(Ve) Service Informatique

**Descriptif du poste**:
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**Catégorie**:
Soutien administratif et conciergerie

**Titre du poste**:
Adjoint(e) administratif(ve) | Service informatique

**Région**:
Ottawa

**Lieu de travail**:
Service de l’informatique

**Nature du poste**:
Poste régulier à 100% du temps
Non-syndiqué (35 heures/semaine) 12 mois/année

**Date d'entrée en fonction**:
Le plus tôt possible

**Sommaire des responsabilités**:
Sous la supervision du(de la) directeur(trice) du Service informatique, l’adjoint(e) administratif(ve) du service exerce des fonctions administratives diversifiées. Il/elle devra entre autre:

- Assurer la préparation de bons de commande, la réception de matériel et d'équipement et effectuer les suivis qui s’imposent;
- Maintenir le contrôle du budget du service;
- Préparer et coordonner les processus d’achats du service;
- Préparer et coordonner les livraisons de matériels informatiques aux écoles;
- Recueillir et compiler des données et produire des rapports à la demande de la direction;
- Gérer l’inventaire des fournitures;
- Contribuer à la gestion et aux suivis de facturation de la flotte de téléphones cellulaires du conseil et lignes téléphoniques des écoles et du siège social;
- Fournir des rapports détaillés au ministère des réclamations de dépenses pour les écoles;
- Assurer la coordination logistique des formations et des rencontres;
- Assurer les suivis aux décisions prises lors de réunions;
- Préparer et colliger les documents pour les réunions;
- Accueillir et orienter les visiteurs en personne au service et au téléphone et répondre aux demandes d’information d’ordre général;
- Gérer et assurer le suivi des courriels, de la correspondance et des appels téléphoniques;
- Rédiger la correspondance routinière;
- Effectuer des travaux de mise en page, de traitement de textes, de compilation et de reproduction de documents;
- Recevoir, dépouiller et acheminer le courrier;
- Commander les fournitures d’équipements informatiques;
- Veiller à l’organisation efficace du bureau;
- Préparer et maintenir les listes de contrôle et des registres;
- Préparer et maintenir le bilan mensuel des employés du service;
- Organiser et tenir à jour un système efficace de classement;
- Organiser l’accueil des nouveaux employés du service;
- Agir en tant que personne liaison avec les autres services et les agences externes;
- Coordonner la location de locaux du service et d’autres services.

**Exigences et qualifications du poste**:

- Diplôme d’études collégiales de deux (2) ans en administration ou soutien administratif ou tout autre domaine connexe;
- Compétences informatiques avancées;
- Minimum de trois ans d’expérience dans des fonctions reliées au poste.

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES

Communication interpersonnelle

Ouverture d’esprit

Intégrité

COMPÉTENCES PROPRES AU POSTE

Savoir travailler en équipe

Résolution de problèmes

Être organisé

Rigueur

Capacité cognitive

Contrôle de soi

**Exigences particulières**:

- Un relevé d'antécédents criminels, datant de six mois ou moins, avec mention du secteur vulnérable
- Authentification multifacteur Fortitoken (MFA) obligatoire via un jeton virtuel sur un appareil mobile pour l'accès aux comptes informatiques du CEPEO