Adjointe Administrative

**Sœurs de la Charité d’Ottawa**

**Service **: Administration générale

**Révisée le** : 11 novembre 2021

**Supérieur(e) immédiat(e)**:
Chef de direction des opérations

**Heures de travail** : 37,5 h / semaine

Temps complet/permanent

**Titre de l’emploi **: Adjoint(e) administrative

**SOMMAIRE DE LA FONCTION**:
Ø Sous l’autorité directe du Chef de direction des opérations, la personne qui occupe ce poste, assiste la Chef de direction des opérations et le Conseil général de congrégation. Elle s’acquitte de multiples tâches de complexité diverse et traite l’information confidentielle reliées aux orientations stratégiques et opérationnelles de la Congrégation.

Ø Elle est responsable de la gestion des fonctions administratives quotidiennes de la Chef de direction des opérations, de la Supérieure générale et de l’Assistante générale de Congrégation et de leur offrir un soutien administratif continu.

Ø Selon les priorités établies, la titulaire du poste est appelée à aussi offrir un soutien administratif à la Directrice générale de la Maison mère.

Ø Elle travaille dans le respect de la mission, du charisme et des valeurs des Sœurs de la Charité d’Ottawa. Elle suscite un sentiment de confiance autant par son comportement que par ses interventions.

**DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS**:
v **Volet - Traduction et communication**
- Coordonne la traduction de document et vérifie la qualité du travail une fois la traduction complétée.
- Révise, transcrit et traduit des documents variés vers l’Anglais et/ou vers le Français selon les demandes émanant des membres du Conseil général, de la Chef de direction et de la Directrice générale de la Maison mère, assure la qualité et le suivi des communications et coordonne la circulation des documents.
- Voit à la création et au maintien d’une banque de noms de traductrices/traducteurs (nom, coordonnées, tarifs, vérification de références).

v **Volet - Soutien administratif**
- Voit à la compilation, la conception, la mise à jour et la mise en page des livrets de la congrégation ainsi que des présentations, rapports, analyses, affiches, cartes de souhaits, signets et tout autre document à être présentés par l’Animatrice générale, l’Assistante générale, la Chef de direction et la Directrice générale.
- Tient à jour efficacement les bases de données, statistiques et listes de la Congrégation et de ses membres. Diffuse l’information aux utilisatrices autorisées.
- Collabore à la préparation de certaines informations nécessaires lors du décès d’une religieuse et voit à la transmission et la diffusion d’avis et notices selon les pratiques de la Congrégation.
- Seconde l’Animatrice générale, l’Assistante générale et la Chef de direction dans la gestion de leur agenda sur calendrier Outlook.
- Agit comme agent de liaison auprès des intervenants internes et externes, notamment par des suivis téléphoniques et l’organisation d’appels conférence de même que l’échange de documents.
- Assiste la Directrice générale à la préparation des contrats de fournisseurs de services sous sa responsabilité et voit au suivi de la facturation par ces fournisseurs en son absence.
- Assiste la Chef de direction des opérations dans tous les mandats organisationnels (stratégiques et opérationnels) faisant appel aux compétences de l’adjointe administrative.
- Selon les directives du Conseil général, rédige la correspondance aux donataires en réponse aux demandes de dons. Tient à jour les tableaux, la base de données et les dossiers sur les donataires et les dons versés.
- Organise et convoque les réunions de l’équipe de la direction générale, ou des autres comités qui relèvent de l’Animatrice générale, de la Chef de direction et/ou de la Directrice générale. Selon leurs directives, prépare l’ordre du jour et la diffuse, participe à la préparation des documents pertinents et coordonne leur circulation.
- Rédige, traduit ou fait traduire (si requis) et distribue le compte-rendu des réunions d’équipe, autres comités et Conseil général.
- Prépare les résolutions pour discussion et approbation par le Conseil général et tient à jour le livre des procès-verbaux civils pour chacune des corporations actives.
- Assiste la Directrice générale à la planification des évènements spéciaux.
- Assiste à la planification des voyages et déplacements des membres du Conseil général et de la Chef de direction (billets d’avion, hébergement, demandes de visa, et toute autre démarche nécessaire).
- S’assure que l’équipement bureautique et les espaces de travail de l’Administration générale soient fonctionnels, prépare les réquisitions et/ou place directement les appels de services, le cas échéant.
- Effectue toute autre tâche connexe qui lui est confiée par le Conseil général, la Chef de direction et la Directri