Adjoint(E) à La Direction

Titre de l'offre d'emploi

Adjoint(e) à la direction

Catégorie d'emploi

Adjoint(e) administratif(ve) et adjoint(e) à la direction, Professionals

Exigence linguistique

Bilingual / Bilingue

Type d'accord de travail flexible

Hybrid / Hybride

Date de fin de recrutement

2025-05-11

Niveau

P1

Échelle salariale

Commensurate with Experience / Selon l’expérience

Sommaire du poste

Nous cherchons deux adjoints administratifs à la direction qui fourniront des services de soutien administratif au (à la) vice-président(e) et chef de la direction stratégique, de même qu’au (à la) vice-président(e) adjoint(e), Apprentissage ATS. Le (la) titulaire du poste aura l’occasion d’établir des relations et de travailler en collaboration avec ses collègues, les gestionnaires, les employés ainsi que des personnes-ressources externes. En outre, il (elle) devra relever le défi de s’attaquer aux priorités et aux demandes concurrentes auprès de la direction et au travail simultané sur plusieurs tâches et projets. Il (elle) doit faire preuve de jugement et de discrétion dans le soutien et la prise de décisions administratives qui peuvent avoir une incidence sur l’efficacité du groupe.

Description d'emploi

Ce qu’offre NAV CANADA:

- Un environnement de travail stimulant et axé sur le travail d’équipe.
- Une rémunération concurrentielle et des avantages sociaux souples.
- Un régime de retraite à prestations déterminées.
- Des possibilités d’avancement et de perfectionnement.
- Des horaires de travail flexibles.
- Une main-d’œuvre diversifiée et inclusive.

Dans le cadre de ce rôle, vous devrez:
Responsabilités principales:

- Gérer la correspondance et la documentation (formatage, saisie, modification et transmission).
- Rédiger des lettres et des documents.
- Gérer les documents (surveiller la réception des rapports et des documents de plusieurs sources, effectuer des activités de suivi, organiser et classer la documentation, ainsi que collecter, analyser et classer les renseignements).
- Gérer la correspondance (créer des tâches, surveiller les mesures à prendre et en assurer le suivi, rédiger des réponses aux parties internes et externes).
- Communiquer et obtenir des renseignements pour les hauts dirigeants et autres membres de l’équipe ainsi qu’en leur nom.
- Organiser et coordonner des réunions, tenir à jour les calendriers de réunion et les ordres du jour, et consigner les procès-verbaux des réunions, selon les demandes.
- Tenir à jour le calendrier ou l’horaire des réunions.
- Gérer les préparatifs de voyage et aider à la préparation des notes de frais.
- Coordonner et planifier les activités des cycles de planification récurrents au sein de différents groupes, et harmoniser les calendriers et les délais.
- Préparer les documents pour les réunions du Conseil/Comités.
- Planifier les réunions hors emplacement et en assurer la logistique.
- Fournir du soutien en matière de gestion de projets (contribuer à la documentation du plan, la production de rapports en continu et postérieure au projet, le système de gestion de la qualité, SharePoint, etc.).
- Assurer la relève lors d’absence de collègues.
- Collaborer avec les autres Adjoint(e)s à la direction pour soutenir la logistique, la restauration et d'autres besoins opérationnels pour les réunions du conseil d'administration, les réunions des hauts responsables et les conférences. Contribuer à la coordination interfonctionnelle pour les événements de grande envergure.
- Fournir un soutien en matière de communication:

- Préparer les présentations PowerPoint et les documents Word avec du formatage et des éléments visuels de grande qualité;
- Création et rédaction sur le site SharePoint interne;
- Adapter le texte original pour mettre en évidence les éléments essentiels du message, en assurer la clarté, et l’adapter aux publics visés.

Vos atouts pour ce rôle:
Formation/certificat professionnel:

- Diplôme d’un établissement postsecondaire reconnu.

Expérience:

- Trois (3) ans d’expérience de l’administration d’un bureau auprès de cadres supérieurs.
- Une formation en communication, en administration des affaires ou en sciences humaines est souhaitable.
- Expérience de l’utilisation de Microsoft Office dans un environnement d’affaires (Word, Excel et PowerPoint).
- Un diplôme universitaire est souhaitable.

Connaissances:

- Excellentes connaissances et compétences de l’utilisation de la suite MS Office. La connaissance de l’utilisation de M365 constitue un atout.
- Connaissance d’autres logiciels liés aux affaires, notamment Workday, SharePoint et Diligent Boards.

Aptitudes:

- Excellentes connaissances et compétences de l’utilisation de la suite MS Office.
- Excellentes aptitudes à la communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Bon jugement professionnel.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et en matière de gestion du temps.
- Excellentes compétences en matière de réflexion analytique et sur les systèmes.
- Excellentes compétences rédactionnelles et de synthèse