Adjoint(E) Exécutif(Ve) à La Direction Générale

**Vous désirez faire partie de notre équipe, voici certains avantages que nous offrons**:

- Un poste permanent à temps plein (35h/semaine)
- Rémunération concurrentielle
- 4 semaines de vacances ainsi que 1 semaine pendant le temps des fêtes
- 10 jours de congés payés par année pour maladie et responsabilités parentales
- Contribution de l’employeur à un régime d’assurance collective et à un REER
- Possibilité de faire du télétravail
- Accessibilité directement par le métro McGill
- Une équipe professionnelle

**Être adjoint(e) exécutif(ve) à la direction générale et au secrétariat général à l’Ordre c’est**:

- **S’occuper des comités de gouvernance; **_
- Apporter le soutien administratif et logistique nécessaire au bon fonctionnement des comités;
- Collaborer à la production et à la révision des politiques, règlements, procédures et autres documents de gouvernance;
- Tenir à jour les tableaux recensant les membres des comités, assurer le suivi des sondages pertinents;
- Transmettre les documents requis aux administrateurs et aux participants en amont et après les séances;
- Participer à la préparation, à la production et à la révision des dossiers soumis aux différents comités;
- **Soutenir le secrétariat général et la direction générale; **_
- Apporter le soutien administratif et logistique nécessaire au bon fonctionnement des réunions et des séances de travail;
- Gestion d’agenda et de correspondance (coordonner les itinéraires des voyages, réservations nécessaires, résolution de conflit d’horaire, gestion des priorités, etc.);
- S’occuper du bon déroulement des élections (réception bulletins, vérifications) et des témoins;
- Collaborer aux travaux entourant le rapport annuel et les suivis requis;
- Assurer une vigie des échéanciers et mettre en place des moyens pour le rappel et le respect de ceux-ci;
- Rechercher, démarcher, rédiger les demandes de financement, commandites, etc.;
- Contribuer à la préparation du colloque annuel ou d’autres rencontres auprès de partenaires externes;
- Effectuer un suivi pour les demandes concernant les projets de recherche;
- Filtrer et prioriser les appels téléphoniques, la correspondance ainsi que les courriels.
- **S’occuper de la rédaction, révision et mise en page de divers documents de l’Ordre; **_
- Préparer et s’assurer systématiquement de la qualité linguistique et la mise en page des documents et information des divers documents de l’ordre si besoin, collaborer avec le(la) technicien(ne) juridique;
- Rédiger et/ou réviser la correspondance;
- S’assurer de la conformité et de la qualité des documents produits sous sa responsabilité.
- **Administration générale;**_
- Archiver toute la documentation (comité, élection, rapport annuel) en conformité avec les bonnes pratiques en vigueur ;
- Classer et archiver les documentation papier et électronique ;
- Accomplir toutes autres tâches connexes reliées au bon fonctionnement du département du secrétariat général et de la direction générale.

**Vous devriez vous sentir interpellé si, vous**:

- Détenir un diplôme d’étude collégiale en bureautique ou tout autre diplôme équivalent;
- Détenir au moins 5 années d’expérience dans un poste similaire;
- Avoir des connaissances des systèmes de procédures de gestion de bureau;
- Excellentes compétences en gestion du temps et capacité de prioriser le travail;
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale (français et anglais);
- Aisance avec les outils informatiques (suite Microsoft 365);
- Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multitâche.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 54 480,00$ à 68 100,00$ par an

Avantages:

- Assurance Vie
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Heures d’arrivée et de départ flexibles

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi
- Repos la fin de semaine

Expérience:

- Gestion de bureau: 5 ans (Souhaité)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H3A 2S9

Date de début prévue : 2024-09-23