Adjoint(E) Exécutif(Ve)

Un syndicat de copropriétaires d’un immeuble prestigieux de plus de 200 unités, situé en périphérie de l’arrondissement d’Outremont à Montréal, est à la recherche d’un(e) **adjoint(e) exécutif(ve) **avec expérience significative en comptabilité et, si possible, en gestion de copropriété.

**Sommaire des tâches et des responsabilités**

Sous l'autorité du gestionnaire principal, l’adjoint(e) exécutif(ve) est responsable du suivi des dossiers administratifs et de tous les aspects comptables reliés à la gestion de la copropriété. Ce que nous recherchons, c’est une personne dynamique, bien organisée, ayant un respect des délais et des suivis, ainsi qu’un bon sens des responsabilités.

Appelé(e) à interagir avec plusieurs intervenants, l’adjoint(e) exécutif(ve) devra être un(e) joueur(se) d'équipe et démontrer de bonnes relations interpersonnelles. Offrir un service hors-pair à la clientèle doit être l’une de ses priorités.

L’adjoint(e) exécutif(ve) travaillera en étroite collaboration avec le gestionnaire principal afin d’exécuter les décisions prises par celui-ci ou par le conseil d’administration.

**Exigences**

**Principales responsabilités et activités**:

- Répondre de manière professionnelle et courtoise aux demandes, aux commentaires, aux plaintes ou aux préoccupations des copropriétaires.
- S’assurer de l’efficacité et de la qualité du service à la clientèle en donnant un support aux différents intervenants.
- Compléter les dossiers administratifs, la remise des règlements d’immeuble, etc. pour l’accueil des nouveaux copropriétaires.
- Rédiger les mémos bilingues aux occupants, copropriétaires et locataires. En assurer la diffusion.
- Maintenir à jour les paiements de charges communes, recevoir les paiements, faire les dépôts et émettre les chèques.
- Remplir les différents formulaires pour le syndicat et les copropriétaires.
- S’assurer du bon fonctionnement des caméras de surveillance, des puces d’accès, etc.
- Faire le suivi de tous les registres de copropriété, et les maintenir à jour.
- Gérer le classement des dossiers papiers et informatisés
- Assumer certaines responsabilités du gestionnaire principal en cas d’absence.
- Capacité de superviser le personnel (préposés à l’accueil, personnel d’entretien) en l’absence du gestionnaire.
- Être disponible, au besoin, dans les situations d’urgence.
- Toutes autres tâches connexes requises par le gestionnaire ou les administrateurs.

**Qualifications recherchées**:

- Expérience en soutien administratif, en gestion de copropriété, en comptabilité et en service à la clientèle.
- DEC ou BAC en administration, en comptabilité, en gestion immobilière ou toute autre formation jugée pertinente.
- Communiquer correctement, verbalement et par écrit, en français et en anglais.
- Capacité d’offrir un service à la clientèle de qualité supérieure.
- Facilité à établir de bonnes relations avec les résidents, les employés et les fournisseurs.
- Être dynamique, courtois, organisé et structuré, débrouillard, excellente gestion des priorités, rigueur au travail, ainsi qu’une grande discrétion.
- Capacité de travailler sous pression et avec un minimum de supervision.
- Avoir de la facilité avec les chiffres et bien connaître les logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook).
- Connaissance du logiciel Condo Manager (un atout).

**Salaire et conditions de travail**:

- Poste permanent à temps plein et exclusif : contrat de travail à durée indéterminée
- Horaire : du lundi au vendredi
- Rémunération annuelle compétitive, entre 40,000$ et 55,000$, selon la formation et l’expérience pertinente.
- Avantages sociaux généreux : vacances, congés fériés, etc.

**Entrée en fonction** : le plus tôt possible

**Pourquoi vous joindre à notre équipe ?**
- Copropriété de prestige
- Milieu de travail agréable
- Excellentes conditions de travail

Les personnes intéressées sont priées de nous faire parvenir une lettre d'intention, ainsi que leur curriculum vitae.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 40 000,00$ à 55 000,00$ par an

Horaire:

- 8 Heures

Mesures COVID-19:
Selon directives gouvernementales.

Expérience:

- administration: 1 an (Obligatoire)

Langue:

- Bilingue (Obligatoire)