Adjoint.e Administratif.ve/administrative Assistant, Marketing

À propos de la LIDD

**Quel est votre rôle ?**

En tant qu’adjoint.e administratif.ve, marketing et gestion de bureau, vous serez responsable de**:

- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels de la réception.
- Fournir un soutien administratif, y compris la correspondance par courrier électronique et les envois postaux et de colis.
- Planifier, organiser et programmer des réunions d'entreprise internes et externes (salons, foires ou autres événements), réunions d’équipe, les fêtes et activités employés et clients.
- Gèrer la logistique des événements, y compris la coordination des fournisseurs, les budgets et le transport du matériel et des équipements.
- Contribuer à la maintenance et à l'organisation des fichiers et dossiers SharePoint
- Gérer l’inventaire et les commandes de fournitures de bureau et de nourriture pour les installations.
- Préparer et coordonner le courrier et les expéditions entre les bureaux, y compris le matériel pour les salons, les étiquettes pour les stands et la coordination de la livraison des stands.
- Contribuer à la mise à jour et au développement des listes de contacts, de prospects et de clients.
- Préparer et soumettre les notes de frais.
- Servir de point de contact pour les installations et traiter les demandes et les questions des employés.
- Participer et coordonner une partie du processus d'intégration des employés (équipement, curriculum vitae, photo, accès, signatures électroniques, carte d'accès au bureau).
- Identifier et suggérer des améliorations simples pour les processus quotidiens, en veillant à ce que les mises à jour et les pratiques soient appliquées de manière cohérente et adaptées à tous les bureaux.
- Toutes les autres tâches connexes

**Pour réussir dans ce poste, vous aurez besoin de**:

- Diplôme d'études secondaires en secrétariat ou équivalent
- Un an d'expérience en matière de gestion du bureau
- Solides compétences en matière de service à la clientèle
- Solides compétences en communication écrite et orale (français et anglais)
- Solides compétences en gestion du temps et capacité à prioriser
- Maîtrise de la suite Microsoft

**Compétences et qualifications considérées comme un atout**:

- Expérience de la gestion de budgets et de dépenses
- Compétences en matière de gestion de projets et de tâches

**About LIDD**

**What’s your role**:
As the Administrative Assistant, Marketing and Office Management, you will be responsible for:

- Provide front-desk coverage by answering reception calls, greeting guests, managing incoming/outgoing mail and shipments.
- Plan, organize, and schedule company meetings in the office, off-site, tradeshows and via videoconference (employees & client events)
- Order and oversee office supplies and food deliveries for the offices, events, and for group meetings
- Prepare and coordinate mail and shipping, including tradeshow materials, booth labels, and booth delivery coordination.
- Support in the maintenance and development of contact, prospect, and client lists
- Submit and reconcile expense reports
- Act as the point of contact for facilities and handle office requests and queries from employees
- Support in the maintenance and organization of SharePoint files and folders.
- Help plan and manage event logistics, including vendor coordination, budgets, and material transportation.
- Assist with internal events like team meetings, holiday parties, and employee activities.
- Identify and suggest simple improvements for everyday processes, ensuring updates and practices are consistently applied and adapted to all offices
- All other related tasks

**To qualify for this role, you’ll need**:

- High school diploma or equivalent
- Proven administrative support and office coordination experience
- Strong customer service skills
- Strong written and verbal communication skills (French and English)
- Strong prioritization and time-management skills
- Microsoft knowledge and experience

**Nice to have**:

- Experience managing budgets and expenses
- Project and task management skills