Agent de Secrétariat

Agent de secrétariat
Direction des ressources humaines et expertise d'affaires (service de la formation)
Poste régulier - 35 heures semaine - Possibilité de télétravail
Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience)

Ce que nous vous offrons:

- Projets passionnants;
- Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride;
- Conciliation travail / vie personnelle;
- Programme d’assurance collective complet;
- Régime de retraite à prestations déterminées;
- Accès à un gym 7 jours sur 7;
- Carte OPUS.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la supervision du coordonnateur ou de la coordonnatrice - formation, la personne assume, dans un contexte opérationnel, des tâches administratives afin de soutenir son supérieur et d’assister le personnel du service. Elle a également la charge de la logistique relative aux formations destinées au secteur de la livraison du service.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Reproduit à l’aide d’outils bureautiques divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle.
- Participe à la préparation de tableaux, de documents, de présentations et de rapports à l’aide d’outils bureautiques spécialisés ainsi qu’à l’élaboration et au maintien de différents modèles.
- Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l’assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents.
- Assiste à des rencontres, prend des notes, rédige les comptes rendus et fait le suivi de certaines actions à prendre.
- Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du service en utilisant les outils requis.
- Répond à diverses demandes d’informations internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires.
- Procède au classement, à l’archivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire.
- Agit comme personne-ressource auprès du personnel du service dans l’utilisation d’outils bureautiques et dans leurs communications écrites.
- Prépare les réquisitions et demandes de biens et services pour l’achat de fournitures et autre matériel requis.
- Est responsable de l'approvisionnement et du suivi de l'entretien des équipements de bureau et porte assistance aux divers utilisateurs.

Tâches spécifiques
- Est responsable du processus de gestion documentaire au sein du service.
- Veille à la logistique et au bon déroulement des formations.
- Extrait et soumet les données requises pour les dossiers des employés à Emploi-Québec.
- Saisie et comptabilise les heures de formation à des fins administratives.

PROFIL RECHERCHÉ
- DEP en secrétariat
- Deux (2) ans d’expérience pertinente
- Connaissance approfondie du français écrit
- Connaissance approfondie d’outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

POUR POSTULER

1- Cliquez sur l’option « postuler maintenant » qui suit la description de l’emploi;
2- Créez votre profil et joindre votre curriculum vitae (obligatoire);
3- Pour tout problème technique, cliquez sur l'option « aide » ci-haut.

DATE LIMITE POUR POSTULER : 19 septembre 2024

Le Réseau de transport de la Capitale encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à postuler pour ce poste.

L1-MT1