Agente ou Agent de Secrétariat

**AGENTE OU AGENT DE**
**SECRÉTARIAT
**Vous êtes une personne organisée, diplomate, rigoureuse et autonome, vous offrez un excellent**
**service à la clientèle, alors vous êtes la personne recherchée **

**SOMMAIRE DU POSTE**

**NO DE RÉFÉRENCE INTERNE** : 22-23-59 **SALAIRE**:
Classe C dans une échelle de salaire se situant

**LIEU DE TRAVAIL** : Ville de Québec entre 22,49 $ et 30,48 $ l’heure**
**HORAIRE DE TRAVAIL** **:STATUT DE L’EMPLOI**:
Du lundi au vendredi Poste syndiqué - régulier

Selon les dispositions prévues à la convention
collective

**SECTEUR DE TRAVAIL**

Service des ressources matérielles et immobilières (SRMI)

**CONTEXTE**

Le SRMI veut être reconnu pour son efficience et sa capacité d’amélioration continue dans le déploiement
de tous ses services en soutien à la mission de l’organisation. Ses principaux champs d’activités sont la
sécurité des lieux et des personnes (contrôle d’accès, caméras de surveillance et plan de mesures
d’urgence), les terrains, bâtiments et équipements (maintenance, réparation, remplacement,
réaménagement, rénovation, construction et gestion de l’énergie), ainsi que la gestion des espaces
(déclaration au ministère de l’Enseignement supérieur [MES]), réservations et préparations des locaux,
gestion des clés, du mobilier et des stationnements.

**SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS**

La personne titulaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs
de son unité. Elle sera également appelée à effectuer diverses tâches administratives pour le Service des
technologies de l’information.

**À ce titre, elle : **

Prévoit les besoins de l’équipe, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives.

Rédige divers documents tels que lettres, rapports, formulaires administratifs.

Maintient à jour le système de classement et applique la procédure d’archivage.

Convoque et organise des réunions, rédige les procès-verbaux et la correspondance.

Gère l’agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la gestion du courrier et du classement.

Tient à jour et alimente des banques de données.

Contribue à la planification et à l’organisation matérielle d’activités ou d’événements.

Accomplir temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

**Plus précisément, la personne sera amenée à**:

Assure le suivi des bons de livraison, des factures, des états de compte et des frais de voyage. Prépare
les réquisitions de matériel et de service et les demandes de paiement s’il y a lieu.

Tiens à jour l’organigramme de l’équipe d’urgence. Vérifie et ajuste l’inventaire du matériel utilisé par
l’équipe d’urgence dans les cabinets. Vérifie et ajuste l’inventaire des trousses de premiers soins.

Rédige la correspondance courante et prépare les contrats de location de salles. Prépare les factures
pour les locations externes.

Tiens à jour le fichier de suivi des factures des projets d’immobilisation et effectue la conciliation avec
le Service des finances.

Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage.

Collabore, à la demande de son supérieur, aux services de réservation des locaux, d’accueil et
réception, de prêt d’équipements audiovisuels ou de tout autre service.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une
liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne
salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir
d’effet sur la classe.

**EXIGENCES**

**Scolarité**
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de
900 heures dans une discipline pertinente.

**Expérience**
Minimum de 2 ans d’expérience pertinente.

**CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES**

Rigueur et souci du détail

Tact et diplomatie

Sens du service à la clientèle

Capacité à travailler en équipe

Sens de l’organisation et de la planification

Capacité à traiter plusieurs dossiers à la fois et à établir les priorités

Maîtrise des outils informatiques de base (suite Office, suite Adobe, Doodle, etc.)

Maîtrise du français (oral et écrit)

**AVANTAGES SOCIAUX**

Jusqu’à 4 semaines de vacances dès la première année selon la date d’embauche

Congés maladie et congés personnels

Horaire d’été allégé

Assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

**DATE D’ENTRÉE EN FONCTION**

Dès que possible

**DÉPÔT DE VOTRE CANDIDATURE**

Soucieuse d’être représentative de la société québécoise et de s’enrichir de sa diversité, l’ENAP invite
toutes les personnes qualifiées à manifester leur intérêt, en particulier les femmes, l