Coordonnateur(Trice), Services Administratifs

Description de l'entreprise
**Faites partie d’une communauté de gens authentiques et fiers en qui on peut avoir confiance**

Chez UAP, nous ne distribuons pas seulement des pièces pour automobiles et véhicules lourds partout au pays; dans notre esprit nous gardons les Canadiens **en mouvement**, quelle que soit la situation. Cela procure un environnement de travail très spécial. Nous bénéficions de l’expérience et de la force de notre parcours centenaire et nous avons la volonté de toujours mieux collaborer et de surpasser les attentes de nos collègues et clients. Nos quelques 5000 collègues servent avec fierté des milliers de clients chaque jour à travers le Canada.

Si le chapeau fait, on serait fier de vous confier notre nom Faites-nous parvenir votre CV et joignez-vous à une entreprise humaine dont l’excellence fait sa réputation

Description du poste

Le/la coordonnateur(trice) supporte les gestionnaires des Services Administratifs dans leurs tâches administratives.

Les services administratifs incluent : la réception principale, des immeubles, de la sécurité, la gestion de la flotte, le courrier, le service d’impressions, les services alimentaires, les déplacements d’affaires et les assurances.

Vous suivez les différents contrats de services en vigueur au siège social, vérifiez les factures, voyez aux entretiens périodiques, coordonnez les visites et inspections, suivez les garanties et inventaires;
Vous regroupez et classez les informations, et préparez le tableau de bord mensuel (Dashboard/KPI) du service.

Le/la coordonnateur(trice) fait partie intégrante de l’équipe, et est toujours prêt(e) à aider. Vous assurez la permanence à la réception, remplacez les vacances de la technicienne administrative, au courrier et aux archives lors des pauses et des vacances.

Vous assurez un service à la clientèle de première classe, et supportez l’équipe des services administratifs. Vous participez avec entrain à tous les projets spéciaux.

**Principales responsabilités**

**ADMINISTRATION**
- Supporter les gestionnaires dans les tâches administratives des Services administratifs.
- Collecter les différentes données et colliger les indicateurs de performances dans le tableau cumulatif du service.
- Traiter les factures du service, et refacturer les entités le cas échéant.

**RÉCEPTION PRINCIPALE**

(en support, en tout temps, et pendant les pauses quotidiennes, vacances et absences):

- Accueillir les visiteurs et répondre au téléphone.

**SERVICE DES IMMEUBLES, ENTRETIEN ET SÉCURITÉ**:

- Coordonner les prestataires de services.
- Suivre les différentes demandes de service (billets).
- Supporter l’équipe des Immeubles.
- Supporter l’équipe pour la gestion des clefs et des accès et alarme.

**SUPPORT A L’ÉQUIPE (pendant les vacances et absences)**:

- Gestion documentaire: assistance aux demandes urgentes
- Courrier/imprimerie : aide au traitement du courrier
- Participer aux projets spéciaux et toutes autres tâches connexes.

LI-MB1

UAPQC

**Qualifications**:

- Dans le cadre de vos fonctions, vous aurez à collaborer régulièrement avec des collègues de travail basé(e)s à travers le Canada.
- Sens de l’organisation.
- Bonne gestion des priorités.
- Excellent service à la clientèle et bonne communication écrite et verbale.
- Habileté au travail d’équipe.
- Bonnes connaissances de Suite Office. Excel avancé un atout.

Notez que ce poste est en présentiel, à temps plein. L’horaire est de 08h00am à 16h30.

Informations complémentaires

UAP est une communauté diverse qui se veut inclusive et respectueuse. La somme de nos différences individuelles, de nos expériences, de nos connaissances, de notre expression personnelle, de nos capacités uniques et de nos talents représente la richesse de notre culture. N’hésitez pas à nous informer, au courant du processus de sélection, si vous avez besoin d’un aménagement. Cette information demeurera confidentielle et ne sera utilisée que pour vous permettre d’avoir une expérience équitable et plaisante avec nous.

Nous vous contacterons dès que possible si nous croyons que le chapeau vous fait