Executive Assistant/Office Manager

4 weeks ago


CôteSaintLuc, Quebec, Canada AY Talent Full time
GESTIONNAIRE DE BUREAU ET ASSISTANTE DE DIRECTION

APERÇU DE L'ORGANISATION

Notre client, un fier membre du CIUSSS de Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal, est un établissement de pointe à Côte-Saint-Luc, qui offre aux patients et à leurs familles des soins de pointe empreints de compassion. La mission de la Fondation est de soutenir et d'étendre les services qui ne sont pas couverts par le gouvernement. Ils financent également des équipements essentiels et répondent aux nouvelles priorités de l'hôpital.

L'OPPORTUNITÉ

Ce poste consiste à fournir un soutien administratif de haut niveau au directeur général afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau exécutif. Ce rôle implique la gestion des communications, la programmation, la préparation des réunions et la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour faire avancer la mission de l'organisation. En outre, l'assistant(e) de direction jouera un rôle clé dans l'administration financière, y compris le traitement des dons, la gestion des factures, le rapprochement des relevés bancaires et le soutien à la préparation des audits.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

SOUTIEN ADMINISTRATIF

- Apporter un soutien au directeur général dans le cadre de diverses activités et exigences administratives.
- Servir de point de contact principal pour la Fondation en ce qui concerne le filtrage et la hiérarchisation des communications générales entrantes (courriels, appels, courrier), la rédaction de réponses ou la réorientation, le cas échéant, et la représentation professionnelle de l'organisation auprès des donateurs, des parties prenantes et du public.
- Préparer et éditer la correspondance, les rapports, les présentations et d'autres documents selon les besoins.

SOUTIEN AU CONSEIL D'ADMINISTRATION

- Assister à toutes les réunions du conseil d'administration et du comité exécutif et préparer tous les éléments, y compris la logistique, le calendrier, les ordres du jour, la diffusion des documents et la rédaction des procès-verbaux.
- Conserver les archives des activités, des décisions et des politiques du conseil d'administration.
- Maintenir les règlements et autres documents juridiques pour le conseil de fondation et ses sous-comités.
- Gérer et organiser l'assemblée générale annuelle et d'autres événements spéciaux.

TRAITEMENT DES DONS

- Fournir un soutien proactif à la gestion des dons, y compris le suivi des actions, l'envoi de lettres, l'émission de reçus et l'établissement de documents d'engagement de don.
- Veiller à l'exactitude et à la mise à jour des informations relatives aux donateurs dans la base de données Raiser's Edge.

SOUTIEN AU PERSONNEL CHARGÉ DE LA COLLECTE DE FONDS ET GESTION DE PROJETS

- Soutenir les événements, les campagnes et l'intendance en effectuant les tâches nécessaires.
- Aider le directeur général et le directeur adjoint à produire des informations et des rapports sur les donateurs.
- Superviser les événements et les campagnes dans la gestion des dons afin de s'assurer que les dons sont traités conformément aux politiques et procédures établies.

FINANCES ET ADMINISTRATION

- Traiter et envoyer chaque semaine toutes les factures à l'agent comptable et veiller à ce que les factures soient payées en temps voulu.
- Déposer les chèques et gérer les tâches bancaires en ligne si nécessaire.
- Assurer le suivi des dépenses et veiller à ce qu'elles soient correctement documentées dans les dossiers financiers.
- Rapprocher les relevés bancaires et les relevés de cartes de crédit mensuels avec les documents financiers afin d'en garantir l'exactitude.
- Aider l'agent comptable à identifier et à résoudre les divergences.
- Diriger la préparation de l'audit et le respect des règles.

GESTION DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION ET DES SYSTÈMES

- Superviser la maintenance et le dépannage de Raiser's Edge.
- Assurer la coordination avec les fournisseurs informatiques pour les mises à niveau du système et l'assistance technique.
- Veiller à ce que les protocoles et politiques nouveaux ou révisés concernant la base de données soient enregistrés.

GESTION DE BUREAU

- Superviser la maintenance des systèmes de bureau, y compris l'archivage, la gestion des données et l'inventaire des fournitures.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services pour garantir le bon fonctionnement du bureau.
- Élaborer, mettre en œuvre et recommander de manière proactive des procédures et des systèmes de bureau afin d'améliorer l'efficacité globale.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

- Certificat ou diplôme en administration, collecte de fonds ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience.
- Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle d'assistance à la direction, de préférence dans le secteur à but non lucratif.
- Connaissance de Raiser's Edge ou de systèmes similaires de gestion des donateurs.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
- Capacité avérée à traiter des informations confidentielles avec intégrité et discrétion.
- Excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, en Anglais et en Français.

CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

- Haut niveau de professionnalisme et normes éthiques.
- Capacité à prendre des initiatives et à relever des défis.
- Solides compétences interpersonnelles, avec la capacité de nouer des relations avec des groupes diversifiés.
- Capacité d'adaptation et flexibilité dans un environnement de travail dynamique.
- Engagement à l'égard de la mission et des valeurs de l'organisation.

INFORMATIONS CLÉS

- Échelle salariale 55,000 – 60,000 $.
- Poste régulier à temps plein au bureau (35 heures par semaine).
- Travail occasionnel le soir ou le week-end (pour des événements).

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