Executive Assistant/Office Manager
4 weeks ago
APERÇU DE L'ORGANISATION
Notre client, un fier membre du CIUSSS de Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal, est un établissement de pointe à Côte-Saint-Luc, qui offre aux patients et à leurs familles des soins de pointe empreints de compassion. La mission de la Fondation est de soutenir et d'étendre les services qui ne sont pas couverts par le gouvernement. Ils financent également des équipements essentiels et répondent aux nouvelles priorités de l'hôpital.
L'OPPORTUNITÉ
Ce poste consiste à fournir un soutien administratif de haut niveau au directeur général afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau exécutif. Ce rôle implique la gestion des communications, la programmation, la préparation des réunions et la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour faire avancer la mission de l'organisation. En outre, l'assistant(e) de direction jouera un rôle clé dans l'administration financière, y compris le traitement des dons, la gestion des factures, le rapprochement des relevés bancaires et le soutien à la préparation des audits.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
SOUTIEN ADMINISTRATIF
- Apporter un soutien au directeur général dans le cadre de diverses activités et exigences administratives.
- Servir de point de contact principal pour la Fondation en ce qui concerne le filtrage et la hiérarchisation des communications générales entrantes (courriels, appels, courrier), la rédaction de réponses ou la réorientation, le cas échéant, et la représentation professionnelle de l'organisation auprès des donateurs, des parties prenantes et du public.
- Préparer et éditer la correspondance, les rapports, les présentations et d'autres documents selon les besoins.
SOUTIEN AU CONSEIL D'ADMINISTRATION
- Assister à toutes les réunions du conseil d'administration et du comité exécutif et préparer tous les éléments, y compris la logistique, le calendrier, les ordres du jour, la diffusion des documents et la rédaction des procès-verbaux.
- Conserver les archives des activités, des décisions et des politiques du conseil d'administration.
- Maintenir les règlements et autres documents juridiques pour le conseil de fondation et ses sous-comités.
- Gérer et organiser l'assemblée générale annuelle et d'autres événements spéciaux.
TRAITEMENT DES DONS
- Fournir un soutien proactif à la gestion des dons, y compris le suivi des actions, l'envoi de lettres, l'émission de reçus et l'établissement de documents d'engagement de don.
- Veiller à l'exactitude et à la mise à jour des informations relatives aux donateurs dans la base de données Raiser's Edge.
SOUTIEN AU PERSONNEL CHARGÉ DE LA COLLECTE DE FONDS ET GESTION DE PROJETS
- Soutenir les événements, les campagnes et l'intendance en effectuant les tâches nécessaires.
- Aider le directeur général et le directeur adjoint à produire des informations et des rapports sur les donateurs.
- Superviser les événements et les campagnes dans la gestion des dons afin de s'assurer que les dons sont traités conformément aux politiques et procédures établies.
FINANCES ET ADMINISTRATION
- Traiter et envoyer chaque semaine toutes les factures à l'agent comptable et veiller à ce que les factures soient payées en temps voulu.
- Déposer les chèques et gérer les tâches bancaires en ligne si nécessaire.
- Assurer le suivi des dépenses et veiller à ce qu'elles soient correctement documentées dans les dossiers financiers.
- Rapprocher les relevés bancaires et les relevés de cartes de crédit mensuels avec les documents financiers afin d'en garantir l'exactitude.
- Aider l'agent comptable à identifier et à résoudre les divergences.
- Diriger la préparation de l'audit et le respect des règles.
GESTION DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION ET DES SYSTÈMES
- Superviser la maintenance et le dépannage de Raiser's Edge.
- Assurer la coordination avec les fournisseurs informatiques pour les mises à niveau du système et l'assistance technique.
- Veiller à ce que les protocoles et politiques nouveaux ou révisés concernant la base de données soient enregistrés.
GESTION DE BUREAU
- Superviser la maintenance des systèmes de bureau, y compris l'archivage, la gestion des données et l'inventaire des fournitures.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services pour garantir le bon fonctionnement du bureau.
- Élaborer, mettre en œuvre et recommander de manière proactive des procédures et des systèmes de bureau afin d'améliorer l'efficacité globale.
QUALIFICATIONS ET EXIGENCES
- Certificat ou diplôme en administration, collecte de fonds ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience.
- Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle d'assistance à la direction, de préférence dans le secteur à but non lucratif.
- Connaissance de Raiser's Edge ou de systèmes similaires de gestion des donateurs.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
- Capacité avérée à traiter des informations confidentielles avec intégrité et discrétion.
- Excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, en Anglais et en Français.
CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES
- Haut niveau de professionnalisme et normes éthiques.
- Capacité à prendre des initiatives et à relever des défis.
- Solides compétences interpersonnelles, avec la capacité de nouer des relations avec des groupes diversifiés.
- Capacité d'adaptation et flexibilité dans un environnement de travail dynamique.
- Engagement à l'égard de la mission et des valeurs de l'organisation.
INFORMATIONS CLÉS
- Échelle salariale 55,000 – 60,000 $.
- Poste régulier à temps plein au bureau (35 heures par semaine).
- Travail occasionnel le soir ou le week-end (pour des événements).
#J-18808-Ljbffr
-
Chief Technology Officer
7 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada CAE Full timeAt CAE, we are looking for a Chief Technology Officer to lead our digital transformation journey. The ideal candidate will have 15 years of experience in IT and leadership roles.The Director of IT Strategy will be responsible for establishing and executing the company-wide IT strategy, ensuring its integration with the business strategy. This role will also...
-
Account Executive
2 weeks ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada WalkMe Full timeWalkMe pioneered the Digital Adoption Platform (DAP) to empower business leaders to accomplish the promise of technology in today's overwhelming digital world. Through WalkMe's guidance, engagement, insights, and automation, employees are more efficient, executives have better visibility into digital usage, and organizations maximize the full value of their...
-
Chief Information Officer Leader
4 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada CAE Full timePioneering Technology AdvancementsThe Chief Information Officer Leader oversees the establishment and execution of the company's IT strategy, ensuring its alignment with the business strategy. This role involves delivering all necessary I&T capabilities to achieve business goals.Leadership RolesLeads the development of the IT strategic plan and technology...
-
Manager of Community Development
4 weeks ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada AY Talent Full timeDepartment: The FoundationReports To: Executive DirectorLocation: Montreal, QCPosition SummaryOur client, a Jewish elementary and high school, is seeking an enthusiastic and results-driven Manager of Community Engagement to strengthen relationships within its vibrant school community and significantly enhance participation in annual giving. Working closely...
-
Manager of Community Development
1 day ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada AY Talent Full timeDepartment: The FoundationReports To: Executive DirectorLocation: Montreal, QCPosition SummaryOur client, a Jewish elementary and high school, is seeking an enthusiastic and results-driven Manager of Community Engagement to strengthen relationships within its vibrant school community and significantly enhance participation in annual giving. Working closely...
-
Complex Account Management Expert
4 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada WalkMe Full timeJob Description:The Named Account Executive will be responsible for managing an existing book of business with opportunities to upsell and cross-sell across multiple lines of business within assigned accounts. Key responsibilities include prospecting and new logo acquisition of F500 accounts within the assigned territory, understanding and mapping of large,...
-
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada EQ Bank | Equitable Bank Full timeCe poste est de niveau débutant avec 1 à 3 ans d'expérience professionnelle. Il s'agit d'un rôle en présentiel de 5 jours par semaine à Montréal. Le technicien de support en technologie gère les logiciels de l'entreprise (logiciel bancaire d'entreprise, système sans papier et suites Microsoft) et le matériel (ordinateurs de bureau, serveurs,...
-
Manager of Community Development
2 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada AY Talent Full timeTo see more of our open job postings, go to https://www.aytalent.ca/jobs/Department: The FoundationReports To: Executive DirectorLocation: Montreal, QCPosition SummaryOur client, a Jewish elementary and high school, is seeking an enthusiastic and results-driven Manager of Community Engagement to strengthen relationships within its vibrant school community...
-
Digital Marketing Project Manager Lead
7 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada Z953 Full timeJob OverviewThe Digital Marketing Project Manager role at Z953 is a key position that oversees the execution of digital marketing projects from start to finish. As a seasoned project manager, you will be responsible for defining project scopes, developing detailed plans, and coordinating with cross-functional teams to ensure timely delivery and successful...
-
Sales Portfolio Manager
16 hours ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada Lenovo Full timeCompany OverviewLenovo is a global technology powerhouse, ranked #248 in the Fortune Global 500, and serving millions of customers every day in 180 markets. We are committed to delivering Smarter Technology for All.Job DescriptionThe Sales Leader is responsible for delivering against revenue and profit targets, world-class partner experience, and overall...
-
Western Canada Territory Manager
6 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada Lenovo Full timeWe are seeking a seasoned sales leader to join our team as an IDG Portfolio Leader. As a key member of our sales leadership team, you will be responsible for driving revenue growth and customer satisfaction across the IDG portfolio.About the RoleThis role requires a strong background in sales leadership, with experience in developing and executing sales...
-
Vice President Global Taxation
4 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada CAE Full timeYour professional transformation starts hereAre you full of great ideas? Do you dream of building a greener future as part of a company that values your skills and opinions? Are you looking for a flexible employer that will give you the opportunity to grow within the company?This job is for youThe VP Information Technology is responsible for the...
-
Digital marketing project manager
7 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada Z953 Full timeYou're a dynamic and organized marketing professional who thrives on transforming chaotic projects into structured plans. You excel in coordinating and overseeing digital marketing initiatives to ensure they align with strategic goals. Whether it's managing website migrations from Shopify to WordPress, planning strategic email marketing lists consolidations,...
-
Mortgage Business Development Associate
6 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada BMO Financial Full timeAbout the RoleWe are seeking a highly skilled Mortgage Specialist Associate to join our team at BMO Financial Group. As a key member of our mortgage team, you will play a crucial role in cultivating and building relationships with referral networks, identifying sales opportunities, and executing effective marketing and sales programs.In this dynamic role,...
-
Lead Technical Account Manager
4 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada IBM Computing Full timeIntroductionA Lead Technical Account Manager in IBM means being a leader. A conductor who sets the tone for collaboration and innovation across your own team of Account Technical Leads (ATLs), and specialists across IBM's technology sales specialisms.Providing strategic leadership and day to day direction, you'll help ATLs broaden and develop their skills...
-
Vice President Global Taxation
3 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada CAE Full timeSustaining ExcellenceThe Vice President Global Taxation is responsible for the establishment and execution of the company-wide IT strategy, ensuring its integration with the business strategy. This role involves delivering all necessary I&T capabilities to achieve business performance.Leading ChangeDevelops and executes a comprehensive IT strategy aligned...
-
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada Z953 Full timeAbout Our TeamWe're a team of passionate professionals who are dedicated to delivering exceptional results in the digital marketing space. As a Digital Marketing Project Manager, you will be working closely with our cross-functional team to develop and execute marketing strategies that drive business growth.Your primary focus will be on managing multiple...
-
Global Sales Director
7 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada Lenovo Full timeWe are Lenovo, a global technology powerhouse with a bold vision to deliver Smarter Technology for All. As a Sales Leader, you will be responsible for delivering against revenue and profit targets, world-class partner experience, and overall customer satisfaction.Description and RequirementsThis leader is critical in aligning to the NA strategy across the...
-
Strategic Enterprise Sales Professional
6 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada WalkMe Full timeCompany Overview:WalkMe pioneered the Digital Adoption Platform (DAP) to empower business leaders and accomplish the promise of technology in today's overwhelming digital world.Through WalkMe's guidance, engagement, insights, and automation, employees are more efficient, executives have better visibility into digital usage, and organizations maximize the...
-
Head of Information Systems
7 days ago
Côte-Saint-Luc, Quebec, Canada CAE Full timeWe are looking for a Director of IT Strategy to lead our IT strategy at CAE. The ideal candidate will have extensive experience in IT and leadership roles.The Director of IT Strategy will be responsible for establishing and executing the company-wide IT strategy, ensuring its integration with the business strategy. This role will also oversee the delivery of...