Agent ou Agente de Secrétariat

3 weeks ago


Quebec City, Canada Université Laval Full time

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente.

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Peoplesoft RH et finance, Explo

Sous l’autorité du coordonnateur à l’administration, la personne intégrera l’équipe de la direction exécutive de la Faculté. En appui aux unités de la Faculté et à l’équipe de la direction facultaire, cette personne assumera différentes tâches liées à la fois à la gestion des ressources humaines, financières, physiques, matérielles ainsi qu’au secrétariat général. Plus spécifiquement, elle occupera les principales responsabilités suivantes:
Répond aux demandes de contribution financière et effectue différents suivis budgétaires;
Fait des virements de budget, des redistributions rétroactives de salaire et des écritures de journal;
Fait des demandes d’achat, des rapports de dépenses, des avances de voyages, des demandes de paiement, des factures internes et externes, etc.;
Fait des demandes de paiement de bourses;
Procède aux demandes de personnel administratif (recrutement) et effectue les suivis des contrats du personnel concerné;
Prépare et saisit les contrats d’engagement des étudiants (auxiliaires administratifs, auxiliaires d’enseignement) et des chargés de cours;
Fait les suivis nécessaires avec le service du développement professionnel (affichage, confirmation, études-travail);
Effectue différents suivis avec les gestionnaires concernés relativement au dossier du personnel administratif;
Etc.



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