Academic Administrative Assistant

3 weeks ago

Montréal, Canada ILSC Education Group Full time

**Rôle**: Assistant Administratif Académique
**Se réfère à**: Directeur des Études
**Endroit**: Montréal, QC

**Description**:
ILSC Montréal Language School est l'une des écoles de langues les plus importantes et à la croissance la plus rapide au Canada, reconnue pour la qualité, la rigueur et la variété de ses programmes conçus pour répondre au mieux aux besoins et aux intérêts des étudiants internationaux. L'adjoint administratif scolaire aide le directeur des études à s'assurer que la mission de l'ILSC d'un environnement d'apprentissage et de vie transformateur pour les étudiants et le personnel est constamment respectée à tous les endroits. Relevant du directeur des études, ILSC Montréal, l'adjoint administratif académique fait partie de l'équipe académique ILSC et est responsable de tous les aspects de l'administration des étudiants et du soutien final, travaillant en étroite collaboration avec l'équipe pour répondre aux besoins d'inscription des étudiants actuels, potentiels, et anciens élèves.

**Tâches**:
Les tâches de ce poste comprennent, mais ne sont pas limitées à:

- Assurer le bon déroulement et la cohérence des résultats pour les opérations administratives académiques.
- Communiquer efficacement avec les étudiants
- Aider et créer des stages d'étudiants dans la base de données d'étudiants (Odyssey)
- Programmer Odyssey avec les programmes de sessions, cours et classes.
- Aider à la planification et aux emplois du temps des étudiants
- Assurer la liaison avec l'équipe académique pour consultation sur des cas spécifiques
- Soutenir l'équipe académique avec le processus d'orientation hebdomadaire pour les nouveaux étudiants
- Aider à la réalisation des tests d'admission,
- Aider aux processus académiques pour l'orientation du jour 1, ajouter des informations académiques aux profils des étudiants, créer des allocations et des placements pour les étudiants
- Répondre aux demandes des étudiants envoyées par le biais des services aux étudiants ou les rediriger vers les équipes appropriées
- Demandes de changement de classe.
- Émission des 1er et 2e avertissements de présence académique
- Organiser des réunions avec le DoS et les étudiants lorsqu'un 3ème avertissement de présence est nécessaire.
- Tendre la main aux étudiants sur la base des commentaires des apprenants, des réponses aux enquêtes soumises au cours de la 1ère semaine de cours et à la fin des cours.
- Tenir des inventaires comptables et créer des bons de commande pour le nouveau stock. Réorganisation de la salle des livres une fois les livraisons arrivées.
- Organiser et tenir à jour les inventaires des stocks
- Support aux professeurs:

- Fournir aux enseignants des manuels de classe et des élèves.
- S’assurer que les salles de préparation sont approvisionnées en ressources pédagogiques telles que du papier à photocopier, des marchés de tableaux blancs, etc.
- Assistance pour les problèmes techniques généraux en classe.
- Réviser et améliorer continuellement les processus et les procédures, y compris en adoptant l'innovation provenant de sources internes et externes.
- Assurer la liaison avec et soutenir d'autres départements au sein du groupe ILSC Education, en soutien mutuel des fonctions de l'école, y compris, mais pas exclusivement, les conseillers, les registraires, l'hébergement et les ventes.
- Assister l'équipe académique avec d'autres tâches assignées.
- Autres tâches ou projets connexes tels que déterminés par le directeur des études
- Autres tâches connexes.

**Qualifications, compétences et attributs essentiels**:

- Solides compétences en communication et en service à la clientèle.
- Anglais et français (parlé et écrit)
- Capacité à effectuer plusieurs tâches avec une grande attention aux détails.
- Excellentes compétences organisationnelles et informatiques.
- Proactif avec de solides compétences en résolution de problèmes et en pensée critique.
- Capacité démontrée à travailler avec des personnes d'horizons divers.
- Capacité démontrée à travailler au sein d'une équipe dynamique.

**Formation et expérience requises**:

- 1 an d'expérience dans un rôle administratif
- Une expérience de l'utilisation des outils et plates-formes technologiques actuels, notamment Outlook, la suite bureautique Microsoft, y compris Excel, est requise.
- Une expérience de l'utilisation de Microsoft Teams, SharePoint et des bases de données (c.à-d. des systèmes de gestion de l'apprentissage) serait un atout.
- Une expérience de travail dans un environnement d'éducation internationale est un atout.

**Veuillez noter**

**À propos d’ILSC**

ILSC Education Group est une entreprise globale dans le domaine de l’éducation, lauréate de nombreux prix, offrant des programmes de qualité par le biais d’une approche dynamique qui répond aux besoins et intérêts des étudiants. Notre plus grand dépa

  • Academic Affairs Administrator

    4 weeks ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: The Faculty of Medicine and Health Sciences Academic Affairs Office provides expertise, support and guidance to academic staff, academic leaders, and administrative staff in the Faculty to ensure the recruitment, support, development, and recognition of academic staff...

  • Academic Program Administrator

    1 month ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    **Position Summary**: Reporting to the Associate Director (Academic Programs and Planning) within the portfolio of the Associate Provost (Teaching and Academic Planning) (APTAP), the Academic Program Administrator provides administrative support for the Associate Provost (Academic Programs and Planning) and the APTAP team daily operations, and acts as a...

  • Academic Affairs Administrator

    4 weeks ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: Primary Responsibilities: - Guide the Dean and faculty members on policies and procedures and collective agreements concerning academic positions. Foster and maintain excellent working relationships with stakeholders. - Communicate and collaborate with Human Resources and the...

  • Administrative Assistant

    1 month ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Department of Biology, Faculty of Science Position Summary: Major Responsibilities: - As part of the management team for the department, plans, develops and implements administrative procedures, policies, and processes in support of the unit.- Responsible for administrating the daily...

  • Project Assistant

    1 month ago

    Montréal, Canada Lower Canada College Full time

    _A premier Montreal institution since 1909, Lower Canada College (LCC) is a coeducational day school for children from kindergarten to grade 12 with a strong reputation for preparing students for entrance to prestigious universities across the world. Located on a beautiful seven-acre campus in the heart of Montreal’s Monkland _ - Village, LCC draws...

  • Student Services Coordinator

    1 month ago

    Montréal, Canada EC English Language Centres Full time

    **Are you looking to start a career in international education? **Do you have a strong customer mindset and want to meet students from around the world?** **Then a career with EC English Language Centers could be for you!** At EC English we offer superior English language programmes in the top English-speaking destinations around the world, together with...

  • Assistant Registrar, Academic Records

    1 month ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: Reporting to the Associate Registrar, this position oversees the professional management of official student academic records from admissions to graduation and is responsible for the integrity of the student record for undergraduate and graduate students, postdoctoral fellows,...

  • Administrative Assistant

    1 week ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Faculty of Science - Office of Science Education Position summary: The Office of Science Education is a space for inquiry, collaboration, and innovation within the Faculty of Science. The mission of OSE is to create possibilities within the Faculty of Science for students, faculty and staff to...

  • Advisor, Undergraduate Academic

    6 days ago

    Montréal, Canada Concordia University Full time

    **Position Number**:50021109 **Department**:Political Science **Grade**:GR12 **Campus**:Sir George Williams (Downtown) **Salary**:$76,468.50 - $91,341.36 per annum **Union/Association/HR Policy**:CUPEU **Posting deadline**:May 31, 2024 Recognized as Canada’s top university under the age of 50, and one of Montreal’s top Employers, Concordia University...

  • Administrative Assistant, Mba and Graduate Programs

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Concordia University Full time

    **Position Number**:50000577 / P1921 **Department**:MBA Program **Grade**:GR09 **Campus**:Sir George Williams (Downtown) **Salary**:$31.12 - $37.43 per hour **Union/Association/HR Policy**:CUSSU **Posting deadline**:February 12, 2024 Recognized as Canada’s top university under the age of 50, and one of Montreal’s top Employers, Concordia University is...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Concordia University Full time

    **Position Number**:50000588 / P1730 **Department**:Goodman Institute of Investment Management **Grade**:GR09 **Campus**:Sir George Williams (Downtown) **Salary**:$31.12 - $37.43 per hour **Union/Association/HR Policy**:CUSSU **Posting deadline**:November 20, 2023 Recognized as Canada’s top university under the age of 50, and one of Montreal’s top...

  • Academic Projects Officer

    1 month ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: Reporting to the Manager, Academic Programs, the incumbent will develop, administer and promote best practices related to graduate education (including programs, policies and regulations). Oversee the administrative process related to policy and program review. Participate in...

  • Assistant, Administrative and Financial

    1 week ago

    Montréal, Canada Concordia University Full time

    **Position Number**:50000395 **Department**:Residences - Administration **Grade**:GR09 **Campus**:Sir George Williams (Downtown) **Salary**:$31.12 - $37.43 per hour **Union/Association/HR Policy**:CUSSU **Posting deadline**:August 11, 2023 Recognized as Canada’s top university under the age of 50, and one of Montreal’s top Employers, Concordia...

  • Advisor, Student Academic Services

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Concordia University Full time

    **Position Number**: 50000176 / P2583C **Department**: Student Academic Services **Grade**: GR12 **Campus**: Loyola (NDG) **Salary**: $76,468.50 - $91,341.36 per annum **Union/Association/HR Policy**: CUPEU **Posting deadline**: February 10, 2023 Recognized as Canada’s top university under the age of 50, and one of Montreal’s top Employers, Concordia...

  • Acsy-210 Academic Advisor

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Dawson College Full time

    As a public sector institution, Dawson offers its employees generous working conditions and benefits and an opportunity to contribute to the future of our society. Benefits include, among others: - A defined benefit pension plan (RREGOP) - 13 public holidays and possibility of summer hours - Professional development funding and opportunities - Access to...

  • Administrative Assistant, HR

    1 week ago

    Montréal, Canada Tidan Inc. (Tidan Hospitality & Real Estate Group) Full time

    **Location**: 1050 Rue de la Gauchetière Ouest, Montreal **Status**: Contractual Internship - Full-time **Duration**: At least three (3) months **Start Date**: According to the internship agreement **Salary**: According to the internship agreement **On-site Accommodation**: No **On-site Meals**: Yes, complimentary during lunchtime **Parking...

  • Administrative Assistant

    1 month ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: - Under the direction of the project manager, the incumbent will provide administrative and secretarial support to the Victor Phillip Dahdaleh Institute of Genomic Medicine unit. They will participate in ensuring the smooth functioning of the unit’s operations. They will...

  • Administrative Officer

    1 month ago

    Montréal, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Position Summary: Manage the administrative activities of the Departments of Music Research and Performance. Perform and organize activities to support the daily operations of the units concerning; Administration, Academics, Finance and Human Resources. Foster positive working relationships...

  • Elementary School Administrative Assistant

    1 month ago

    Montréal, Canada JPPS-Bialik School Full time

    **Elementary School Administrative Assistant** **Full time** **JPPS-Bialik is a K-11 private Jewish school that was founded and based on a pluralistic vision of Judaism that offers an outstanding Jewish and secular education through both an English Section and a Section française. We are very proud to be the only Montreal Jewish day school system offering...

  • Consultant en immigration

    2 days ago

    Montréal, QC, Canada Go Canada (Academic, Immigration & Legal Services) Full time

    Company Overview:**Go Canada Academic, Immigration & Legal Services is a leading firm based in Montreal, QC, specializing in providing comprehensive immigration consultancy services. We are committed to guiding clients through the intricate process of Canadian immigration.**Position Summary:**We are seeking a dedicated full-time Immigration Consultant to...