Administrative Support Agent Class I

3 months ago

Gatineau, Canada CÉGEP Heritage College Full time

COMPETITION NUMBER- C24-25-SS-08- POSITION- Administrative Support Agent - Class I (Occasional part-time from September 2nd, 2024 to May 23rd, 2025) Specific Project- DEPARTMENT- Procurement and Financial Services- PREDECESSOR- New position- IMMEDIATE SUPERVISOR- Patrick Sullivan- WORK LOCATION- 325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3- TYPE OF HIRING- Occasional part-time from August 22nd, 2024 to August 22nd, 2025 (SpecificProject).- WORK SCHEDULE- 4 hours per week
Schedule to be determined- ROLE SUMMARY
- The principal and customary work consists in performing administrative functions according to methods and procedures of a relatively complex nature. Under supervision, carries out accounting operations of a relatively complex nature which are related more particularly to accounts receivable and accounts payable for the College; performs routine clerical duties such as typing, filing, photocopying, etc.- DUTIES
- **Automated Extraction of the Call for Proposals**
- Actively participate in the analysis and use of the Annual Financial Report (RFA) structure to perform the necessary data extractions.
- Contribute to the implementation of processes related to SIFA to ensure compliance and efficiency.
- Utilize the Clara software for project needs, ensuring access to the required specific functionalities.
- Identify the specific access requirements in Clara necessary to complete the projects.
- Participate in the development of the work plan for RFA data entry and obtain approval.
- Execute the work plan for RFA data entry.
- **Preparation for the End of the Fiscal Year**
- Organize the Annual Financial Report and the RFA audit file for 2023-2024.
- Create and update a reconciliation file for all balance sheet components.
- Enter the initial balances into the spreadsheets using Clara BV.
- **Management Information Tool**
- Utilize the MES Budgetary Regime to guide financial decisions.
- Gather the needs and capacities of end users.
- Develop a work plan for the deployment of a centralized communication tool for specific annexes and obtain approval.
- Explore the possibilities of integrating a database with AI-assisted search capabilities to facilitate searches by nature of expenses.
- **Perform other related tasks as needed.**
- MINIMUM QUALIFICATIONS REQUIRED
- Must have a secondary school diploma (DES) in an appropriate specialty, or a diploma or attestation recognized as equivalent by the competent authority.
- Must have at least one (1) year of pertinent experience.
- Must possess very good communication skills in English and in French (oral, written and comprehension).
- Experience as a user with Microsoft Office, Teams and Outlook is essential.
- Must like working in high complexity fast-paced environment.
- Must have the ability to work in a sometimes-ambiguous environment.
- ADDITIONAL QUALIFICATIONS
- Must possess excellent communication, organizational and interpersonal skills.
- Must have excellent analytical and problem-solving skills.
- Must be diligent, dynamic, creative and detail oriented.
- Must be able to work independently with mínimal supervision and have the ability to work as part of a team.
- Must be able to work effectively with respect to deadlines and produce accurate results.
- Must be flexible and able to adapt quickly to different situations.
- Must have excellent customer service skills.
- Must have a strong work ethic and exercise discretion.
- SALARY RANGE (PER HOUR)
- 24.36$ - 27.24$Click on the job posting, then click on "APPLY". You will be able to create an account and upload your résumé and cover letter.

  • Administrative Support Agent

    1 month ago

    Gatineau, Canada CÉGEP Heritage College Full time

    Cégep Heritage College is located in Gatineau, Québec, next to the National Capital Region’s Gatineau Park. It is the region’s only public, tuition-free, English-language college, offering innovative and personalized instruction across 19 Career, Pre-University and Continuing Education programs in its modern, state-of-the-art facilities. Cégep...

  • Agent de Bureau, Classe I à L'école Secondaire

    5 months ago

    Gatineau, Canada Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées Full time

    **Concours : 2324S52** **Agent de bureau, classe 1** **École secondaire Hormisdas-Gamelin** L’ESHG est une école secondaire située dans la partie est de la ville de Gatineau accueillant autour de 1650 élèves de la 1re à la 5e secondaire. Différents parcours sont offerts aux élèves tels que l’option sport, parcours général (profil arts et...

  • Agente ou Agent de Bureau, Classe Principale

    2 months ago

    Gatineau, Canada Western Quebec School Board Full time

    Agente ou Agent de Bureau, Classe Principale Temporaire - Remplacement 35 heures par semaine Centre administratif - Département des ressources financières Nature du travail Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe...

  • Agente ou Agent de Bureau, Classe Principale

    2 months ago

    Gatineau, Canada Western Quebec School Board Full time

    Agente ou Agent de Bureau, Classe Principale Régulier - LP* 35 heures par semaine Centre administratif - Département des ressources financières Nature du travail Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe composée...

  • Agente ou Agent de Bureau, Classe Principale

    2 weeks ago

    Gatineau, Canada Western Quebec School Board Full time

    Agente ou Agent de Bureau, Classe Principale Régulier - LP* 35 heures par semaine Centre administratif - Département des ressources matérielles Nature du travail Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe composée...

  • Agent de Bureau, Classe II

    2 weeks ago

    Gatineau, Quebec, Canada Western Quebec School Board Full time

    Agent de Bureau, Classe IILa Commission scolaire Western Québec est à la recherche d'un Agent de Bureau, Classe II pour rejoindre son équipe.ResponsabilitésEffectuer diverses tâches administrativesCompil des données et préparer des rapportsRecevoir et transmettre des appels téléphoniquesAccueillir et diriger les visiteursEffectuer la saisie de...

  • Agent de bureau, classe II

    3 weeks ago

    Gatineau, Quebec, Canada Western Quebec School Board Full time

    Agent de bureau, classe IIL'agent de bureau, classe II, est un membre essentiel de l'équipe administrative de la Commission scolaire de l'ouest du Québec. Il/elle est responsable de la gestion des tâches administratives quotidiennes, telles que la réception des appels téléphoniques, la gestion des courriers, la saisie de données et la...

  • Ouvrier d'entretien, classe I

    1 month ago

    Gatineau, Canada Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées Full time

    Concours : 2425S08 Ouvrier d’entretien, classe I Service des ressources matériellesLe service des ressources matérielles (SRM) participe activement à la réussite éducative des élèves du CSSCV en offrant des environnements propices à l’apprentissage. Afin d’y parvenir, le SRM travaille à procurer aux occupants des bâtiments agréables, sains,...

  • Agent de bureau, classe II

    3 weeks ago

    Gatineau, Quebec, Canada Western Quebec School Board Full time

    Agent de bureau, classe IIL'agent de bureau, classe II, est responsable de l'exécution de tâches administratives de routine, telles que la réception et la transmission de courriers, la saisie de données, la préparation de rapports et la fourniture d'informations générales.ResponsabilitésEffectuer des tâches administratives de routine,...

  • Agent(E) de Bureau, Classe I Au Service Du

    5 months ago

    Gatineau, Canada Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées Full time

    **Concours : 2324S30** **Agent(e) de bureau, classe I** **Service du transport scolaire** Le Service du transport scolaire gère le transport de près de 4 500 élèves avec 260 parcours journaliers qui représentent une distance globale de quelque 6 300 kilomètres. Le rôle de ce service est de travailler en collaboration avec les transporteurs...

  • Ouvrier d'entretien, classe I

    1 month ago

    Gatineau, Quebec, Canada Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées Full time

    Poste d'ouvrier d'entretien, classe IL'ouvrier d'entretien, classe I est un membre de l'équipe administrative du Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées qui travaille à la maintenance et à la réparation des bâtiments et des équipements.ResponsabilitésEffectuer des travaux de maintenance et de réparation dans les domaines...

  • Ouvrier d'entretien, classe I

    4 weeks ago

    Gatineau, Quebec, Canada Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées Full time

    Poste d'ouvrier d'entretien, classe IL'ouvrier d'entretien, classe I est un membre de l'équipe administrative du Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées qui travaille à la maintenance et à la réparation des bâtiments et des équipements.ResponsabilitésEffectuer des travaux de maintenance et de réparation dans les domaines...

  • Ouvrier d'entretien, classe I

    1 month ago

    Gatineau, Quebec, Canada Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées Full time

    Poste d'ouvrier d'entretien, classe IL'ouvrier d'entretien, classe I est un membre de l'équipe administrative du Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées qui travaille à la maintenance et à la réparation des bâtiments et des équipements.ResponsabilitésEffectuer des travaux de maintenance et de réparation dans les domaines...

  • Ouvrier d'entretien, classe I

    4 weeks ago

    Gatineau, Quebec, Canada Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées Full time

    Poste d'ouvrier d'entretien, classe IL'ouvrier d'entretien, classe I est un membre de l'équipe administrative du Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées qui travaille à la maintenance et à la réparation des bâtiments et des équipements.ResponsabilitésEffectuer des travaux de maintenance et de réparation dans les domaines...

  • Agent.e de Bureau, Classe I à L'école Secondaire

    4 months ago

    Gatineau, Canada Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées Full time

    **Concours : 2324S41** **Agent(e) de bureau, classe I** **École secondaire Hormisdas-Gamelin** L’ESHG est une école secondaire située dans la partie est de la ville de Gatineau accueillant environ de 1650 élèves de la 1re à la 5e secondaire. Différents parcours sont offerts aux élèves tels que l’option sport, parcours général (profil arts...

  • Agent(E) de Soutien Administratif

    1 month ago

    Gatineau, Canada College Heritage Full time

    Le Cégep Heritage College est situé à Gatineau (Québec), près du Parc de la Gatineau, le terrain de jeu naturel de la Commission de la capitale nationale. Seul collège anglophone public sans frais de scolarité de la région, il offre un enseignement innovateur et personnalisé grâce à ses 19 programmes d’études professionnelles,...

  • Agent/Agente de bureau, classe II

    1 week ago

    gatineau, Canada Collège Saint-Alexandre de la Gatineau Full time

    Agent / Agente de bureau, classe II (réceptionniste) Sous l’autorité du chef de secrétariat, l’agent de bureau classe II est responsable de recevoir les appels téléphoniques et les personnes se présentant au Collège afin de les acheminer au bon endroit et d’apporter une réponse adéquate, correspo

  • Agent de Bureau, Classe Principale Au Service Des

    6 days ago

    Gatineau, Canada Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallées Full time

    **Note importante : suite à l’annonce relative au gel des embauches administratives dans la fonction publique québécoise, nous précisons que ce poste est seulement disponible pour les personnes salariées régulières du CSSCV, donc les membres du personnel déjà en poste dans notre organisation.** **Concours : 2425S11*** **Agent de bureau, classe...

  • Agente ou Agent de Bureau, Classe Principale

    1 month ago

    Gatineau, Canada Western Quebec School Board Full time

    Agente ou Agent de Bureau, Classe Principale Régulier - LP* 35 heures par semaine Centre administratif - Département des ressources humaines / Service de la paie Nature du travail Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son...

  • Agent de Bureau, Classe II

    3 weeks ago

    Gatineau, Quebec, Canada Western Quebec School Board Full time

    Agent de Bureau, Classe IIL'Agent de Bureau, Classe II, est un rôle essentiel au sein de la Commission scolaire Western Québec. Ce poste consiste à fournir un soutien administratif de haute qualité aux équipes de la commission scolaire.ResponsabilitésEffectuer diverses tâches administratives, telles que la compilation de données, la préparation...