Agent ou Agente de Secrétariat

1 month ago


Quebec City, Canada Université Laval Full time

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente.

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Adobe Acrobat, FileMaker, Constellio, Survey Monkey, Convene.

Elle relève de l’adjointe à la secrétaire générale et assiste celle-ci dans divers travaux de secrétariat.

**Plus particulièrement**:
Prépare des projets d’ordres du jour en fonction des sujets demandés par les différents vice-rectorats et selon une planification annuelle;
Collabore à la préparation des séances des instances et comités et aux différents suivis nécessaires;
Rend disponible sur la plateforme sécurisée les documents afférents aux différentes séances des instances et en donne accès aux membres et aux groupes autorisés à en prendre connaissance selon les règles établies;
Assiste aux séances des instances ou de ses comités selon les besoins, assume la préparation logistique et le soutien : réservation de la salle, commande les collations et repas, vérification des présences, prise de notes, rédaction de procès-verbaux;
Inscrit les résolutions et les nominations dans les bases de données appropriées;
Archive les dossiers des diverses séances des instances dans Constellio;
Répond aux demandes de renseignements concernant les résolutions et documents afférents des séances;
Développe des outils pour le suivi de la bonne marche des activités du greffe et de celles de la procédure d’élaboration et de révision des documents normatifs ;
Collabore à la rédaction du cahier des procédures du Greffe;
Etc.



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